集計漏れ・検索エラー防止に最適!TRIM関数で余分な空白を消す方法

組織で共通のファイルを使っていると、たまにCOUNT系の関数やSUMIF関数などがエラー、あるいは部分的に集計漏れになっていることはありませんか?

ポビュラーな原因のひとつとして、データ内に余分な空白(スペース)が入っていることがあげられます。

一応置換機能([Ctrl]+H)で空白を一気に消すこともできますが、元々空白が必要なデータの場合にも問答無用で消してしまうので使いどころで悩ましい面もあります。

そんなとき、役立つのが文字列関数のひとつTRIM関数。

今回は、TRIM関数で余分な空白を消す方法について解説していきます。

TRIM関数の基本構成

TRIM(文字列)

文字列

余分な余白を消したいセルを指定します。

セル範囲(たとえば”A1:A2″など)は指定しても正しくカウントできませんので、1つのセル(たとえば”A1″のみなど)を選択しましょう。

使用例

今回、下図のように余分なスペースが英単語の間に1つ、そして文末に1つの合計2つあったとします。

TRIM関数①

TRIM関数②

この余分なスペースが2つ入っているB4セルをTRIM関数で指定してあげると、この2つの余分なスペースが消された文字列がTRIM関数を設定したC4セルに返ります。

TRIM関数③

双方の余分な文字列が視覚的にわかりやすいようにB5・C6セルへLEN関数にて文字数をカウントしています。

LEN関数で指定したセルの文字数をカウントする方法 | Excelを制する者は人生を制す ~No Excel No Life~

TRIM関数は上記の例の通り、指定した文字列内の単語間にスペースがあった場合は1つに限り残すような仕様です。

その他の使用例

今後追加予定。

Excel内の類似機能

「置換」でスペースをブランクへ

詳細は、今後別記事でご紹介する予定です。

2014/3/20に更新しました。

Excel作業を効率化する「置換」機能の使いどころ【スペース(空白)編】 | Excelを制する者は人生を制す ~No Excel No Life~

まとめ

余分な空白を一気に消せるとかなりスマートに処理できます。

意外と職場でも1セルごとに編集している方も多いですしね。

関数の方が早くて正確なので、使いこせるようになることをおすすめします。

何気に頻度もまあまあ高いので、使いこなせるようになると、周りからちょこっと見直されるかもしれませんよ(^。^)

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