【条件付き書式】絶対的な条件でセルを色付けできる「セルの強調表示ルール」の使い方
AさんAさん

とある表で、特定の値に等しいセルの塗りつぶしの色を変更することがありますが、手作業で対応するのが大変すぎます・・・。
何かお手軽な方法はありますかね?

森田森田

そんな場合、条件付き書式の「セルの強調表示ルール」という機能を使うと良いですよ!
では、詳細を解説していきますね。

はじめに

この記事は条件付き書式の概要を把握していることが前提です。

参考記事

条件付き書式の概要については、以下の記事をご参照ください。


特に、条件付き書式の共通操作(ルールの適用先変更/表示順変更/複製/停止/削除/クリア)は上記記事を参照のこと。

絶対的な条件に一致するセルを「色」で強調したい場合は「セルの強調表示ルール」が有効

実務では、既存データに対して基準値を条件に評価や判定を行う機会が多いもの。

たとえば、集計した売上金額が目標達成しているか否かを「◯」や「×」で判定する等のイメージです。

これでも目標達成有無は分かりやすくなりますが、もっと結果の良し悪しを視覚的に分かりやすくするには「色」も活用すると良いです。

たとえば、「×」の場合にセルの塗りつぶしが赤になっていたら、悪い結果だと視覚的に分かりやすくなりますね。

このように、「×に等しい」という絶対的な条件で色付けしたい場合は、条件付き書式の「セルの強調表示ルール」を活用します。

「セルの強調表示ルール」を使うことで、絶対的な条件に一致するセルのフォントや塗りつぶしの色付けを自動化することが可能です。

これにより、条件ごとの色付けを手作業で行うよりも効率的なのはもちろん、ヒューマンエラーも防止できます。

なお、「セルの強調表示ルール」は、指定の条件に一致(TRUE)する場合のみ、任意の書式が自動反映される仕組みです(FALSEの場合はセルに設定した書式のまま)。

「セルの強調表示ルール」の使用イメージ

「セルの強調表示ルール」で「評価」列の値が「×」に一致する場合の書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」にしたイメージが以下です。

条件付き書式自体はE4~E7セルに設定していますが、条件(値が「×」に等しい)に一致したE6セルのみを赤く色付けできています。

この後、データによって「評価」列の「×」になるセルが変わったとしても、それに合わせて書式も自動で反映されます。

なお、自動反映可能な書式のメインは、セルの塗りつぶしやフォントの色ですが、表示形式や罫線、フォントサイズ等も変更することは可能です(実務での使用頻度は低い)。

「セルの強調表示ルール」の設定手順

「セルの強調表示ルール」を設定したい場合は、以下の手順となります。

  1. 「セルの強調表示ルール」を設定したいセル範囲を選択
    ※今回はE4~E7セル
  2. リボン「ホーム」タブをクリック
  3. 「条件付き書式」をクリック
  4. 「セルの強調表示ルール」をクリック
  5. 任意の条件を選択
    ※今回は「指定の値に等しい」
  6. 任意の値を入力 or セル参照
    ※今回はG5セル
  7. 任意の書式を選択
    ※今回は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」
  8. OK」をクリック

手順⑤で選択肢にある条件以外を設定したい場合、「その他のルール」を選択することで、「新しい書式ルール」ダイアログにて詳細な条件を設定可能。
手順⑥でセル参照する場合、「↑」をクリックし、任意のセルをクリックすること。
手順⑥はワークシート上に基準値を用意している場合、セル参照を優先すること(基準値の変更時、ワークシート上で変更が完結するため)。
手順⑦で選択肢にある書式以外を設定したい場合、「ユーザー設定の書式」を選択することで、「セルの書式設定」ダイアログにて詳細な書式を設定可能。

「セルの強調表示ルール」で設定可能な条件の種類

手順⑤で選択した条件により、手順⑥以降のダイアログの内容が変わります。

条件別の詳細を順番に解説していきましょう。

指定の値より大きい

「指定の値より大きい」は、文字通り「指定の値(以降、基準値)<条件付き書式を設定したセルの値」という条件です。

当然、「基準値」も「条件付き書式を設定したセルの値」も数値(日付/時刻含む)である必要があります。

この条件を選択時に起動する「指定の値より大きい」ダイアログはオーソドックスな構成です。

左側のボックスは数値/日付/時刻を指定可能です。

指定の値より小さい

「指定の値より小さい」は、文字通り「基準値>条件付き書式を設定したセルの値」という条件です。

こちらも、「基準値」・「条件付き書式を設定したセルの値」の両方とも数値(日付/時刻含む)である必要があります。

この条件を選択時に起動する「指定の値より大きい」ダイアログはオーソドックスな構成です。

左側のボックスは数値/日付/時刻を指定可能です。

指定の範囲内

「指定の範囲内」は、「基準値1(最小値)<=条件付き書式を設定したセルの値<=基準値2(最大値)」という条件です。

こちらも、2つの「基準値」と「条件付き書式を設定したセルの値」それぞれ数値(日付/時刻含む)である必要があります。

この条件を選択時に起動する「指定の範囲内」ダイアログは、基準値を設定するボックスが1つ増えます。

左側と中央のボックスは数値/日付/時刻を指定可能です。
左・中央の値の大小が逆でも問題なし。

指定の値に等しい

「指定の値に等しい」は、文字通り「基準値=条件付き書式を設定したセルの値」という条件です。

この条件は「基準値」・「条件付き書式を設定したセルの値」それぞれ数値以外に文字列でも問題ありません。

この条件を選択時に起動する「指定の値に等しい」ダイアログもオーソドックスな構成です。

左側のボックスは数値/日付/時刻/文字列/論理値を指定可能です。

文字列

「文字列」は、「基準値の文字」が条件付き書式を設定したセルの値に含まれることを条件にできます。

この条件は「文字列」という名称ですが、「基準値」・「条件付き書式を設定したセルの値」それぞれ文字列以外でも問題ありません。

この条件を選択時に起動する「文字列」ダイアログもオーソドックスな構成です。

左側のボックスは数値/文字列を指定可能です。

日付

「日付」は、条件付き書式を設定したセルの日付を基準に任意の期間を条件にできます。

この条件は「条件付き書式を設定したセルの値」が日付である必要があります。

この条件を選択時に起動する「日付」ダイアログは以下の通りです。

左側のボックスは、以下の選択肢から任意の期間を選択できます。

  • 昨日
  • 今日
  • 明日
  • 過去7日間
  • 先週
  • 今週
  • 来週
  • 先月
  • 今月
  • 来月

重複する値

「重複する値」は、条件付き書式を設定したセル範囲で重複する値を条件にできます。

この条件は「条件付き書式を設定したセルの値」のデータ型はどれでも問題ありません。

この条件を選択時に起動する「重複する値」ダイアログは以下の通りです。

左側のボックスは、「重複」の他、「一意」(重複していない値)を選択できます。
「重複する値」は、英数カナの半角/全角、英字の大文字/小文字の表記ゆれがあっても重複扱いになるため要注意。

その他のルール - 指定の値を含むセルだけを書式設定

手順⑤の選択肢以外の条件にしたい場合、「その他のルール」をクリックしましょう。

そうすると、「新しい書式ルール」ダイアログが起動し、ルールの種類は「指定の値を含むセルだけを書式設定」が選択された状態になります。

手順⑤の選択肢以外のルールを設定方法について、「次のセルのみを書式設定」の左側のボックスの選択肢別に解説していきます。

なお、書式の内容は「書式」ボタンをクリックすると起動する「セルの書式設定」ダイアログで設定することは共通です。

セルの値

左側のボックスを「セルの値」にした場合、左から2番目のボックスで詳細な条件を選択できます。

このダイアログでしか設定できない条件は、以下の通りです。

  • 次の値の間以外
  • 次の値に等しくない
  • 次の値以上
  • 次の値以下

他の選択肢は、「指定の値」と「次の値」等という表現の違いはありますが、手順⑤の選択肢と同じです。

後は、右側のボックス(「次の値の間」・「次の値の間以外」は2つになる)で基準値を設定(数値を直接入力 or 任意のセルを参照)し、「書式」ボタンから任意の書式を設定ましょう。

特定の文字列

左側のボックスを「特定の文字列」にした場合、中央のボックスで詳細な条件を選択できます。

このダイアログでしか設定できない条件は、以下の通りです。

  • 次の値を含まない
  • 次の値で始まる
  • 次の値で終わる

「次の値を含む」は、手順⑤の選択肢の「文字列」と同じ条件。

後は、右側のボックスで基準値を設定(数値を直接入力 or 任意のセルを参照)し、「書式」ボタンから任意の書式を設定ましょう。

空白/空白なし

左側のボックスを「空白」または「空白なし」にすることも、このダイアログでしか設定できない条件となります。

  • 空白:「条件付き書式を設定したセルに値なし(=空白)」という条件
  • 空白なし:「条件付き書式を設定したセルに値あり(どんな値でもOK)」という条件

これらは左側のボックスが基準値になるため、後は書式の内容のみ「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」ダイアログで設定しましょう。

エラー/エラーなし

左側のボックスを「エラー」または「エラーなし」にすることも、このダイアログでしか設定できない条件となります。

  • エラー:「条件付き書式を設定したセルがエラー値」という条件
  • エラーなし:「条件付き書式を設定したセルがエラー値以外」という条件

これらも左側のボックス自体が基準値になるため、後は書式の内容のみ「書式」ボタンをクリック→「セルの書式設定」ダイアログで設定しましょう。

「セルの強調表示ルール」のルールの編集

後から「セルの強調表示ルール」の詳細ルールを編集できます。

そのためには、以下の手順で「書式ルールの編集」ダイアログを起動しましょう。

  1. 編集したい「セルの強調表示ルール」が設定されたセル範囲を選択
    ※今回はE4~E7セル
  2. リボン「ホーム」タブをクリック
  3. 「条件付き書式」をクリック
  4. 「ルールの管理」をクリック
  5. 任意のルールを選択
  6. 「ルールの編集」をクリック
  7. 任意の内容へ編集
  8. OK」をクリック
  9. OK」をクリック

手順⑤⑥は任意のルールをダブルクリックで省略可能。
手順⑦の「書式ルールの編集」ダイアログで設定変更できる内容は、前述の「新しい書式ルール」ダイアログ(その他のルール)と同様。
手順⑧は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能(「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう)。

【注意】「重複する値」のみ「書式ルールの編集」ダイアログのルールの種類が違う

「セルの強調表示ルール」の設定手順⑤の選択肢にある「重複する値」のみ、「書式ルールの編集」ダイアログ上のルールの種類が異なります。

  • 指定の値を含むセルだけを書式設定:「セルの強調表示ルール」の重複する値以外すべて
  • 一意の値または重複する値だけを書式設定:「セルの強調表示ルール」の重複する値のみ

後から「重複する値」↔その他ルールへ条件を変更することがある際に混乱しないようお気をつけください。

サンプルファイルで練習しよう!

可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。

サンプルファイル_条件付き書式_セルの強調表示ルール.xlsx

サンプルファイルのダウンロードには無料メルマガに登録いただく必要があります(上記リンクから登録フォームへ遷移します)。

ブックを開いたら、次の手順を実施してください。(今までの解説のまとめです)

  1. 「セルの強調表示ルール」を設定したいセル範囲を選択
    ※今回はE4~E7セル
  2. リボン「ホーム」タブをクリック
  3. 「条件付き書式」をクリック
  4. 「セルの強調表示ルール」をクリック
  5. 任意の条件を選択
    ※今回は「指定の値に等しい」
  6. 任意の値を入力 or セル参照
    ※今回はG5セル
  7. 任意の書式を選択
    ※今回は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」
  8. OK」をクリック

本記事の解説と同じ結果になればOKです!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

「セルの強調表示ルール」は、絶対的な条件でセルを「色」で強調できる機能です。

条件付き書式のもっともオーソドックスなルールですし、集計表の着目ポイントや元データの表の入力漏れ/重複等を強調する等、実務での使用頻度も高いため、マストで覚えることをおすすめします。

なお、「セルの強調表示ルール」以外にもExcelでのデータ分析の各種テクニックを拙著で解説していますので、こちらも参考にしてみてください。


ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

「セルの強調表示ルール」とセットで覚えた方が良いのは、条件付き書式の「上位/下位ルール」です。
「セルの強調表示ルール」は絶対的な条件でしたが、上位/下位ルールの方は「下位2項目」等の相対的な条件で色付けしたい場合に使います。
ケースに応じて、この2種類の条件を使い分けできるとより便利です。