【Excel基本】値を基準にセルの書式を可変にできる「条件付き書式」の前提知識や使い方まとめ

Aさん

表を見やすく色付けしたい場合等、セルの書式設定を手作業で行うのは大変です。。
書式の設定漏れや、後からセルの値が変わる度に作業が発生してしまうので、何か良い方法はないですかね？

森田

そんな場合、「条件付き書式」という機能を使うと良いですよ！
条件付き書式を使うことで、色付け等の書式設定を自動化できます。
では、詳細を解説していきますね。

表を色やバー、アイコン等で強調したい場合は「条件付き書式」が有効

実務では、表を色等で強調することで利便性を高めたい場合があり、2種類のケースに大別できます。

集計表の着目すべきポイントを色/バー/アイコンで強調表示したい
集計表の元データとなる表の入力漏れや重複等の要注意箇所を強調表示したい

特に使用頻度が高いのがケース①です。

一例として、「評価」列の「◯」・「×」のうち、「×」が悪い意味だとパッと見で分かるのはどちらでしょうか？

「×」を色で強調表示した下側の方が分かりやすいのではないでしょうか。

このように、色は視覚的により分かりやすくしてくれる効果があります。

しかし、こうした色等の書式設定を都度手作業で行うのは工数的にも大変ですし、設定漏れのヒューマンエラーも起こり得ます（上記例の「×」もデータによって場所が変わる）。

こんな場合、「条件付き書式」という機能を設定しておきましょう。

条件付き書式は、セルの値が指定した条件に一致した場合、色付け等の任意の書式を自動反映させることが可能です。
条件付き書式は、関数のIFの書式版と言える機能。

事前に条件付き書式を設定することで、書式設定の変更作業の省力化やヒューマンエラー防止につながります。

参考記事

関数のIFの詳細は、以下の記事をご参照ください。

【関数】既存データに対する条件判定を自動化できる「IF」の使い方 | Excelを制する者は人生を制す
https://excel-master.net/common/general-purpose-technique/if/
はじめにこの記事は関数の概要を把握していることが前提です。参考記事関数の概要については以下の記事をご参照ください。条件判定の結果を値で表示したい場合は「IF」が有効実務では、既存データに対して基準値を条件に評価 …

条件付き書式の使用イメージ

条件付き書式で「評価」列の値が「×」に一致する場合の書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」にしたイメージが以下です。

これで、セルの値が「×」の場合のみ、自動で色付けすることが可能となりました。

この後、データによって「評価」列の「×」になるセルが変わったとしても、それに合わせて書式も自動で反映されます。

条件付き書式の設定手順

条件付き書式を設定したい場合は、以下の手順となります。

条件付き書式を設定したいセル範囲を選択
※今回はE4~E7セル
リボン「ホーム」タブをクリック
「条件付き書式」をクリック
任意のルールを選択

手順④は選択したルールによって設定内容が異なる（詳細は「条件付き書式ルールの基本種類」の各ルールの別記事を参照）。

条件付き書式ルールの基本種類

条件付き書式で設定できるルールは、既定のものが5種類用意されています。

使用イメージや用途について、順番に解説していきましょう。

セルの強調表示ルール

「セルの強調表示ルール」は、「×に等しい」等の絶対的な条件で色付けしたい場合に使用します。

「セルの強調表示ルール」で設定できる条件の一例は以下の通りです。

指定の値より大きい
指定の値より小さい
指定の範囲内
指定の値に等しい
文字列
日付
重複する値

なお、セルのフォントや塗りつぶしの書式を設定することが基本ですが、表示形式や罫線も設定すること自体は可能です。

参考記事

「セルの強調表示ルール」の詳細は以下の記事をご参照ください。

【条件付き書式】絶対的な条件でセルを色付けできる「セルの強調表示ルール」の使い方 | Excelを制する者は人生を制す
https://excel-master.net/data-analysis/conditional-formatting-cell-highlighti...
はじめにこの記事は条件付き書式の概要を把握していることが前提です。参考記事条件付き書式の概要については、以下の記事をご参照ください。特に、条件付き書式の共通操作（ルールの適用先変更/表示順変更/複製/停止/削除/ …

上位/下位ルール

上位/下位ルールは、「下位2項目」等の相対的な条件で色付けしたい場合に使用します。

上位/下位ルールで設定できる条件の一例は以下の通りです。

上位10項目
上位10%
下位10項目
下位10%
平均より上
平均より下

こちらのルールも、セルのフォントや塗りつぶしの書式を設定することが基本ですが、表示形式や罫線も設定すること自体は可能です。

参考記事

上位/下位ルールの詳細は以下の記事をご参照ください。

【条件付き書式】相対的な条件でセルを色付けできる「上位/下位ルール」の使い方 | Excelを制する者は人生を制す
https://excel-master.net/data-analysis/conditional-formatting-upper-lower-rules/
はじめにこの記事は条件付き書式の概要を把握していることが前提です。参考記事条件付き書式の概要については、以下の記事をご参照ください。特に、条件付き書式の共通操作（ルールの適用先変更/表示順変更/複製/停止/削除/ …

データバー

データバーは、縦の数値データの各セル上に横棒グラフを表示したい場合に使用します。

集計表内で縦の数値データの大小を比較したい場合に効果的です。

なお、データバーはグラデーションと単色のものを選択できます。

数値データが見やすい色を選択すると良いですね。

参考記事

データバーの詳細は以下の記事をご参照ください。

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カラースケール

カラースケールは、数値データの大きさ（分布）に合わせてグラデーション状に色付けしたい場合に使用します。

クロス集計表等、同じ種類の数値データが複数ある場合に効果的です。

なお、カラースケールは2色と3色のものを選択できます。

数値データの良し悪しがイメージしやすい配色にすると良いですね。

参考記事

カラースケールの詳細は以下の記事をご参照ください。

【条件付き書式】集計表の数値の大小に応じてグラデーション状に色付けできる「カラースケール」の使い方 | Excelを制する者は人生を制す
https://excel-master.net/data-analysis/conditional-formatting-color-scale/
はじめにこの記事は条件付き書式の概要を把握していることが前提です。参考記事条件付き書式の概要については、以下の記事をご参照ください。特に、条件付き書式の共通操作（ルールの適用先変更/表示順変更/複製/停止/削除/ …

アイコンセット

アイコンセットは、数値データの良し悪しをアイコンで表現したい場合に使用します。

集計表で特に着目したい数値データの列に対して使用すると効果的です。

なお、アイコンセットは3~5段階のものを選択できます。

読み手に良し悪しが伝わりやすいものを選択すると良いですね。

参考記事

アイコンセットの詳細は以下の記事をご参照ください。

【条件付き書式】数値データの良し悪しを3~5段階のアイコンで可視化できる「アイコンセット」の使い方 | Excelを制する者は人生を制す
https://excel-master.net/data-analysis/conditional-formatting-icon-set/
はじめにこの記事は条件付き書式の概要を把握していることが前提です。参考記事条件付き書式の概要については、以下の記事をご参照ください。特に、条件付き書式の共通操作（ルールの適用先変更/表示順変更/複製/停止/削除/ …

【参考】数式を使用した新しいルールも設定可能

条件付き書式は、上記5ルール以外にも、数式を使用して新しいルールを設定することも可能です。

たとえば、「終了予定日」列が「空白に等しくない」という条件に一致する場合、該当レコードの全列を塗りつぶしにする等です。

「=$F2<>""」という数式を使うことで、「セルの強調表示ルール」で設定できない他セルの値を基準にすることができました。

他にも、関数のMODとROWを使って奇数行/偶数行のみを色付けする等、応用できる範囲は広いです。

参考記事

数式を使用した新しいルールの詳細は以下の記事をご参照ください。

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条件付き書式ルールの編集/複製手順

設定した条件付き書式のルールは編集や複製等も可能です。

内容別に各手順を順番に解説していきましょう。

ルールの編集

条件付き書式ルールの条件や書式設定の内容を変更したい場合は、以下の手順となります。

編集したい条件付き書式ルールが設定されたセル範囲を選択
※今回はE4~E7セル
リボン「ホーム」タブをクリック
「条件付き書式」をクリック
「ルールの管理」をクリック
任意のルールを選択
「ルールの編集」をクリック
任意の内容へ編集
「OK」をクリック

手順⑤⑥は任意のルールをダブルクリックで省略可能。
手順⑦は、元の条件付き書式ルールによって編集可能な内容が異なる（詳細は「条件付き書式ルールの基本種類」の各ルールの別記事を参照）。
手順⑧は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

適用先の変更

条件付き書式ルールの対象範囲を変更したい場合は、以下の手順となります。

編集したい条件付き書式ルールが設定されたセル範囲を選択
※今回はE4~E7セル
リボン「ホーム」タブをクリック
「条件付き書式」をクリック
「ルールの管理」をクリック
任意のルールのセル範囲を修正
「OK」をクリック

手順⑤は直接「適用先」ボックス内のセル範囲を編集する、または「↑」をクリックし、ワークシート上でセル範囲を再選択。
手順⑥は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

ルールの表示順の変更

条件付き書式ルールの適用する順番を変更したい場合は、以下の手順となります。

編集したい条件付き書式ルールが設定されたセル範囲を選択
※今回はE4~E7セル
リボン「ホーム」タブをクリック
「条件付き書式」をクリック
「ルールの管理」をクリック
任意のルールを選択
「∧」or「∨」をクリック
「OK」をクリック

「条件付き書式ルールの管理」ダイアログに複数ルールがある場合、上から順に適用されるため、手順⑤⑥で希望の並びになるまで繰り返すこと。
手順⑥はルールの選択状況によって、「∧」or「∨」ボタンが非活性になる（1つしかルールがない、一番上/下にルールがある等）。
手順⑦は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。