BさんBさん

「働き方改革」の一環で会社から「残業を減らせ」と言われても何から始めればいいかわからないです・・・。

森田森田

そうですよね。
残業削減をするためにも、自分が「何に」「どのくらい」の時間を使っているかを把握することが大事ですね。

そのための一つの方法論として、私が作成した「ワークレコード」をご紹介します!

こんなお悩みはありませんか?

  • 「残業を減らせ」と言われても何から始めればいいかわからない・・・。
  • 仕事をはやく終わらせてプライベートを充実させたい!
  • 「働き方改革」を具体的に推進したい!

こんなあなたに、このワークレコードはおすすめです。

大前提は自分が「何に」「どのくらい」の時間をつかっているか可視化が大事!

生産性を上げるための糸口をつかむためには、自分が「何に」「どのくらい」の時間を使っているかを可視化することが大事です。

結局、人は目に見えるものしか改善できません。

たとえば、お金を貯めるために節約したいなら、家計簿をつけて、「何に」「どのくらい」お金を使っているのか、現状を把握することから始めますよね?

そうすることではじめて、

食費がいつもより高いな、なぜだろう?
→あ、内訳みると外食代が最近多いな。。
→外食を控えてなるべく自炊しよう!

などなどの気づきが得られ、改善のアクションを実行することができます。

「時は金なり」と言いますが、まさに時間もお金と同じ。

「時間の家計簿」をつけることで、先述のお金のように、現状の把握および改善アクションの方向性が決まります。

意外と会議に時間がとられているな、なぜだろう?
→○の会議の回数が多いから時間が多いんだな。。
→○の会議はメール共有などで開催頻度を最小限にしよう!

このように、時間を記録することで、現状把握→問題点・改善点の特定→改善アクションの策定につながりますね。

この一連のプロセスの「現状把握」の部分を実現するための「時間の管理簿」がこのワークレコードです。

本ツールで得られるメリット

  • 自分の業務を棚卸できる
  • 自分がタスクを行う順番がわかる
  • 各タスクを実行する際にタイムアタックできる
  • 各タスクの見積時間が正しいか検証できる
  • 自分が「何に」「どのくらい」の時間を費やしているか、可視化できる
  • エクセルで自分の時間の集計できるため、ピボットテーブルなどで分析しやすい
  • ランチ代程度で上記メリットを得られる
    ※同一機能を保有するツールを作成するのに、時給3,000円の方なら20分以上かかるなら絶対的にお得です。

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

本ツール作成者

当ブログの管理人でエクセル本著者である私、森田が作成しました。

私は本業でもバックオフィスの運用設計や業務改善に精通しており、エクセルの使用歴も10年超。

そんな私が作成したツールの詳細は以下のとおりです。

ツール機能

詳細の機能の以下のとおりです。

シート構成

「設定」シート

見出し名 入力形式 データの内容
タスクID マクロ タスクごとの一意のコード
カテゴリ1 手入力 タスクのカテゴリ(大項目などで使うと良い)
カテゴリ2 手入力 タスクのカテゴリ(中項目などで使うと良い)
タスク 手入力 タスクの名称(わかりやすい名称が望しい)
想定工数 手入力 該当タスク1回あたりの想定所要時間(h:mm)

最初に記録したいタスクを設定するためのシートです。

家計簿でいう支出項目を決めるようなイメージですね。

最初に設定したタスク以外が発生した場合は、都度このシートへ追加します。

「ワークレコード」シート

このシートは入力エリアと記録エリアに分かれています。

入力エリア

「設定」シートの内容から実行するタスクを選択できます。

その上で「START」ボタン・「STOP」ボタンで記録エリアへ都度記録することが可能です。

イメージ的にはストップウォッチで計測したタスクがすべて記録エリアへ転記されるイメージですね。

こうした機能を「タイムスタンプ」といいます。

記録エリア

見出し名 入力形式 データの内容
ID マクロ 記録期間中の実行タスクの通し番号
タスクID マクロ タスクごとの一意のコード
日付 マクロ タスクの実行日(mm/dd)
曜日 マクロ タスクの実行曜日(aaa)
想定工数 マクロ 該当タスク1回あたりの想定所要時間(h:mm)
実績 マクロ 該当タスクの所要時間の実績(h:mm)
開始時刻 マクロ タスクの実行開始時刻(h:mm:ss)
終了時刻 マクロ タスクの終了時刻(h:mm:ss)
カテゴリ1 マクロ タスクのカテゴリ(大項目などで使うと良い)
カテゴリ2 マクロ タスクのカテゴリ(中項目などで使うと良い)
タスク マクロ タスクの名称(わかりやすい名称が望しい)
備考 手入力 何か特記事項などあった場合のメモ欄

備考欄以外はすべてマクロで転記されるため、入力工数は最小化されています。

なお、マクロで転記されたデータは手入力で編集できます。

「実績」シート

見出し名 入力形式 データの内容
タスクID マクロ タスクごとの一意のコード
カテゴリ1 マクロ タスクのカテゴリ(大項目などで使うと良い)
カテゴリ2 マクロ タスクのカテゴリ(中項目などで使うと良い)
タスク マクロ タスクの名称(わかりやすい名称が望しい)
発生回数 マクロ 各タスクの期間内の発生回数
※マクロ実行後は数式がセット
工数/回 マクロ 各タスクの1回あたりの工数([h]:mm)
※マクロ実行後は数式がセット
総工数 マクロ 各タスクの期間内の工数合計([h]:mm)
※マクロ実行後は数式がセット

「ワークレコード」シートへ記録されたデータを集計するためのシートです。

【機能その1】タスクID生成機能(マクロ)

この機能は、「設定」シートの「タスクID一括生成」ボタンにセットしたマクロですね。

このマクロは、カテゴリ1とカテゴリ2の内容をもとに自動で一意のコードとなるタスクIDを生成してくれます。

なお、タスクIDのコード体系は以下のとおりです。

この部分は手入力にしてしまうと、タスクIDの重複や番号の抜けが発生するリスクがあるため、マクロで自動化しています。

【機能その2】タスクID追加機能(マクロ)

この機能は、「設定」シートの「タスクID追加」ボタンにセットしたマクロですね。

このマクロは、「設定」シートにタスクを途中で追加した場合に使います。

実行することで、追加タスクにタスクIDを払い出すとともに、全タスクをタスクID順に並べ替えが可能です。

【機能その3】タスク情報自動転記機能(マクロ)

この機能は、「ワークレコード」シートの入力エリアにセットしたマクロです。

このマクロは実行するためのボタンはなく、「ワークレコード」シートのC3セルでタスクIDを選択すると、該当する各タスク情報を入力エリアの各欄へ自動で転記してくれます。

転記元は「設定」シートの内容です。

【機能その4】タイムスタンプ機能(マクロ)

この機能は、「ワークレコード」シートの「START」ボタンにセットしたマクロですね。

実行すると、入力エリアに表示中のタスクの情報が記録エリアの最下行へ各タスク情報(終了時刻以外)が転記されます。

その際、1つ前のタスクがある場合は、そのタスクの終了時刻を自動入力する仕様です。

最後のタスクや、途中で記録を止めたい場合は「STOP」ボタンを実行することで実行中タスクの終了時刻を入力して作業を終えることができます。

なお、「START」ボタンは[Ctrl]+[Shift]+S、「STOP」ボタンは[Ctrl]+[Shift]+Eのショートカットキーを用意しましたので、キーボード操作のみで記録が可能です。

【機能その5】タスク実績集計機能(マクロ)

この機能は、「実績」シートの「実績集計」ボタンにセットしたマクロですね。

このマクロは、「ワークレコード」シートの計測期間中のタスクの記録を集計したい場合に使います。

【機能その6】クリア機能(マクロ)

この機能は、「ワークレコード」シートと「実績」シートにそれぞれある「CLEAR」ボタンにセットしたマクロですね。

このマクロは、それぞれのシートを初期状態にしたい場合に使います。

「ワークレコード」のブックを使いまわす際や、記録や集計をやり直したい際に便利ですよ。

料金

ランチ代相当額の980円(税込)です。

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

使い方

【STEP1】事前準備をする

まずは「設定」シートに記録する予定の全タスクを入力(①)し、「タスクID一括生成」ボタンをクリックしてタスクを生成(②)します。

次に、「ワークレコード」シートのA1セルへ対象月を入力(③)して事前準備が完了です。

【STEP2】タイムスタンプをとる

ここからタスクを実行する度に記録していきます。

記録する際は、「ワークレコード」シートのC3セルのタスクIDを選択(④)し、「START」ボタンをクリックしてタスクを実行(⑤)します。

基本的には④⑤を計測期間中は繰り返し行います。

【参考】記録を中断・終了したい場合

もし、実行中タスクの終了時刻を入力したい場合は「STOP」ボタンをクリックしてください。

【STEP3】実績を集計する

計測期間の記録が終了したら、「実績」シートの「実績集計」ボタンをクリックして実績を集計(⑥)します。

自分の作業時間を可視化したあとは

どのタスクを改善していくか検討し、改善アクションを策定しましょう。

おすすめは別売りの「工数削減ツール」を活用することです。

「ワークレコード」とセットで購入すれば割引価格でご購入いただけます。

自分好みに機能追加したい方は

私はツール開発サービスも行っているため、機能追加を希望の場合はこのサービスをご活用くださいね。

たとえば、追加する機能の一例として、以下が挙げられます。

  • 「実績」シートの集計項目の変更
  • 実績のグラフ化機能
  • 「工数削減」ツール(別売り)への自動転記機能
困っている会社員

こういった機能がほしい!

という方はお申し込みくださいね。

さいごに

物事を改善していくためには、まずは現状を数値で把握することが何よりも大事です。

ぜひ、通常の家計簿のように、ワークレコードを用いて自分の作業時間を記録し、見える化しましょう!

ワークレコードがあなたの「働き方改革」に役立てば幸いですm(_ _)m

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

森田森田

私も若手の時は作業時間の見積りが甘く、また作業効率も低かったので残業が多かったです。
それもこれも、自分がどのタスクをどれくらいでできるか、各タスクをどの程度抱えているかをちゃんと理解していなかったからですね。

ちゃんと把握できると、上司や関係者へ改善案の提案や、ヘルプをお願いするなどの打ち手を早めに打てますので、まずは現状把握をしっかりと行いましょう!

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森田貢士

会社員×エクセル専門家のパラレルワーカー。運営ブログは「Excelを制する者は人生を制す」「パラレルキャリアで生きていく。」など。著書は「すごい! 関数(秀和システム)」の他、エクセル本2冊をKindle出版(KDP)。現在は講師業やコンサル業などの独自サービスを絶賛チャレンジ中。 趣味は娘を愛でること、読書(主にビジネス書・漫画)、ラーメン食べ歩き。

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