表入力を効率化するショートカットキー18選

Excelの真骨頂はやはり各種の「表」です。

どの業界でも表のデータ入力作業は発生頻度が高いため、入力効率を高めるショートカットキーを覚えておくと同じ業務量でもより短時間で作業を終えることが可能になります。

私が実際に業務の中でよく使うものを中心におすすめの表入力で活用できるショートカットキーを18つ選りすぐりましたので紹介していきます(*^^*)

文字変換

表ショートカットキー①

文字入力した後に通常は[Space]キーで変換を行いますが、目当ての変換候補が出てこないと延々と[Space]キーを押さなければならないはめになります。

カタカナや英数字などを変換したい場合は以下のショートカットキーが有効です。

1. 全角カタカナ(F7)

表ショートカットキー②

全角カタカナを入力する場合は変換の際、F7をクリックしましょう。

2. 半角カタカナ(F8)

表ショートカットキー③

半角カタカナを入力する場合は変換の際、F8をクリックしましょう。

3. 全角英数字(F9)

表ショートカットキー④

全角英数字を入力する場合は変換の際、F9をクリックしましょう。

デフォルトは小文字、caps LockをONにしている場合は大文字

4. 半角カタカナ(F10)

表ショートカットキー⑤

半角英数字を入力する場合は変換の際、F10をクリックしましょう。

デフォルトは小文字、caps LockをONにしている場合は大文字

英数字は大文字にしたい場合はF9・F10を2回クリックしましょう。(caps LockをONにしている場合は小文字)

表ショートカットキー⑥

英数字は頭文字のみを大文字にしたい場合はF9・F10を3回クリックしましょう。

表ショートカットキー⑦

入力範囲選択

5. 全範囲選択([Ctrl]+A)

表ショートカットキー⑧

セルの書式設定を一括で変更したり、コピーしたい場合に有用です(・∀・)

ちなみにテーブルの中でこのショートカットキーを使うとテーブル内の全セル選択、テーブル外で使うとシート内の全セル選択となります。

6. 最初のセルへジャンプ([Ctrl]+[Home])

表ショートカットキー⑨

デフォルトではA1セルへジャンプすることができます。

大きな表を更新している際に、一番最初のセルへ戻りたい場合に有効です。

ウィンドウ枠を固定している場合は、A1セルではなくウィンドウ枠を固定している一番左上のセルが選択されます。

表ショートカットキー⑩

7. 範囲選択([Shift]+矢印キー)

表ショートカットキー⑪

[Shift]+矢印キーを組み合わせると、矢印キーの方向に選択範囲を広げたり縮めたりできます。

マウスよりも細かく正確に選択でき、かつ入力中にマウスに持ち替えないためにこちらの方がスピードが早いです。

8. データの最後のセルへジャンプ([Ctrl]+矢印キー)

表ショートカットキー⑫

[Ctrl]+矢印キーを組み合わせると、矢印キーの方向で何かしらのデータが入っている最後のセルまでジャンプすることができます。

うまく使うと、入力セルまで瞬時にワープすることができ、入力セルが若干離れる場合に有効です。

始点となるセルから矢印キーの方向にデータが入っているセルがない場合は、ワークシートの一番端まで行ってしまいます。(行なら1,048,576行、列ならXFD列)

9. データの最後のセルまで一括範囲選択([Ctrl]+[Shift]+矢印キー)

表ショートカットキー⑬

上記の7と8の応用技です。

矢印キーの方向で始点のセルから何かしらのデータが入っている最後のセルまでを範囲選択することができます。

これで書式設定や一括でコピーしたり、文字入力したりする場合に有効です。

入力補助

10. 選択範囲へ一括入力([Ctrl]+[Enter])

表ショートカットキー⑭

範囲選択した状態で、文字入力を行い、[Ctrl]+[Enter]で特定の文字入力を選択中のセルすべてに一括で入力することができます。

上記5・7・9の範囲選択のショートカットキーと組み合わせて使うのがおすすめです(*^^*)

11. コピー([Ctrl]+C)

表ショートカットキー⑮

これはオーソドックスですね。

任意のセルのデータをコピーするには[Ctrl]+Cです。

ちなみに複数セル範囲でも問題なしです。

12. 貼り付け([Ctrl]+V)

表ショートカットキー⑯

これもオーソドックスですね。

上記のコピーを行った状態で、任意のセルを選択した上で[Ctrl]+Vを実行すると、コピーしたデータを貼り付け(ペースト)することができます。

13. ひとつ上のセルをコピー([Ctrl]+D)

表ショートカットキー⑰

こちらは「ひとつ上のセルのみ」と限定的ですが、上記11と12の組み合わせよりも効率的にコピー&ペーストが可能になります。

上のセルを純粋に繰り返したい場合は[Ctrl]+Dを活用しましょう。

14. 入力済みデータをプルダウン表示([Alt]+[↓])

表ショートカットキー⑱

これが地味に使えるショートカットキーです。

表の中には入力規則でドロップダウンを組み込まれている場合がありますが、マウスを使わずにドロップダウンの入力候補を選択することができます。

また、入力規則が設定されていない場合も[Alt]+[↓]のショートカットキーで列内で入力済みのデータが入力候補の一覧として表示されるため、選択してEnterで直接文字入力する必要がありません。

15. 元に戻す([Ctrl]+Z)

表ショートカットキー⑲

ミスタッチは誰にでも起りえます。

そんな時はこのショートカットキーで入力前の状態に戻すことができます。

もとの文字を再入力するなどの非効率なことはやらないようにしましょう。

16. やり直し([Ctrl]+Y)

表ショートカットキー⑳

上記の15のショートカットキーで元に戻しすぎたり、やっぱりやり直したい場合に使うショートカットキーです。

上記の15といっしょに覚えてしまいましょう。

表範囲変更

17. 挿入([Ctrl]+[Shift]+[;])

表ショートカットキー㉑

セルの挿入だけでなく、行列も挿入することができます。

上図では行挿入(「セル挿入」ダイアログの「行全体」を選択)を行い、表の範囲を広げています。

現在選択中のセル、行列が操作の対象となります。

18. 削除([Ctrl]+[-])

表ショートカットキー㉒

上記の21と逆でセル、もしくは行列を削除したい場合に有効です。

上図では行削除(「削除」ダイアログの「行全体」を選択)を行い、表の範囲を縮めています。

現在選択中のセル、行列が操作の対象となります。

上記21とセットで覚えるとよいですね。

まとめ

企業によってはマウス禁止のところもあるくらいですが、そこまでではなくとも極力キーボードから手を離さなずに操作できるようになると処理効率は段違いですね。

ただ、下記の書籍でもうたっていますが、Excelではそれよりも表をわかりやすい構成にすること、簡易な数式で組み立てることを優先した方が良いということには同意です。

それらができるようになった後のプラスアルファとして、ショートカットキーもマスターできていると鬼に金棒だといえます。

ご参考になれば幸いです(*^^*)


この記事が気に入ったら
いいね ! しよう