表の一部をボタンで表示↔非表示にできる「グループ化」まとめ(設定/展開/折りたたみ/解除)
AさんAさん

大きい表を扱う場合、優先度の低い列を非表示にしたり再表示したりすることはありますが、いちいち設定するのが面倒です。。
こうした場合、何か良い方法はありますか?

森田森田

その場合は、対象の行/列を「グループ化」することで、表示↔非表示をボタン形式で切り替えることができますよ!
では、グループ化の使い方について解説していきますね。

一部の行/列の表示↔非表示を切り替えたい場合は「グループ化」が有効

表によっては、人に見せる必要がない作業列や、たまに確認したい詳細部分の行/列等、非表示と再表示を繰り返す行や列はありませんか?

これを行や列の右クリックメニューの「非表示」や「再表示」をいちいち行うのは面倒ですね。

しかも、第三者が非表示の行/列があることをパッと見で認識しにくいこともデメリットです。

こんな場合、「グループ化」を一度設定することで、対象の行/列については表示↔非表示の切り替えをワンタッチで行うことが可能となります。

いちいち右クリックメニューの「非表示」や「再表示」を繰り返すよりも効率が良いですし、第三者から見ても分かりやすくなります。

よって、非表示と再表示を繰り返す行や列がある表の場合はグループ化を設定していきましょう。

グループ化の手順

グループ化の設定手順は以下の通りです。
今回はE~F列を対象に設定します。

  1. グループ化したい行/列を選択
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「アウトライン」をクリック
  4. 「グループ化」をクリック

複数のグループを設定したい場合は、グループごとに上記手順を繰り返す必要があります。
(同じ行/列を含むグループを階層的に設定することも可能です)

【参考】グループ化の自動設定も可能

Excel側で表のデータの関係性をもとに自動的にグループ化を設定することも可能です。
数式で計算の元になった行/列は自動的に下の階層(グループ)と認識されます。
(複数の集計行/列があれば複数グループを自動作成できます)

  1. アウトラインを作成したい表のいずれかのセルを選択
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「アウトライン」をクリック
  4. 「グループ化」の下側をクリック
  5. 「アウトラインの自動作成」をクリック

集計した行/列がない表では以下エラーメッセージが表示されます。

アウトラインを作成することができません。

グループの表示(展開)↔非表示(折りたたみ)の切り替え方法

グループ化できたら、表示↔非表示を適宜切り替えましょう。
なお、対象のグループが複数か個別かで方法が異なります。

複数グループをまとめて行う場合

まとめてすべてのグループの表示↔非表示を切り替える場合は、列番号または行番号のところにできた数字のボタン(アウトライン記号)を活用しましょう。

  • 1:すべて折りたたみ
  • 2:すべて展開

3階層以上ある場合は一番大きい番号をクリックですべて展開されます。
(中間の番号はその階層までの行/列がすべて展開)

行と列の両方にグループがある場合は行と列それぞれで操作が必要です。
(行と列を両方一括で操作は不可)

個別のグループに行う場合

個別のグループの表示↔非表示を切り替える場合は、列番号または行番号のところにできた+」と「-」のボタン(アウトライン記号)を活用しましょう。

  • -:折りたたみ
  • +:展開

【参考】グループ化を解除するには

グループ化を解除したい場合、対象が複数か個別かで方法が異なります。

すべてのグループ化を解除する場合

すべてのグループ化をまとめて解除したい場合は、以下の手順となります。

  1. グループ化を解除したい表のいずれかのセルを選択
  2. リボン「データ」タブをクリック
  3. 「アウトライン」をクリック
  4. 「グループ解除」の下側をクリック
  5. 「アウトラインのクリア」をクリック

個別のグループ化を解除する場合

個別のグループ化を解除したい場合は、以下の手順となります。

  1. グループ化を解除したい行/列をすべて選択
  2. リボン「データ」タブをクリック
  3. 「アウトライン」をクリック
  4. 「グループ解除」をクリック

グループから一部の行/列を外したい場合は該当の列のみ選択し、上記手順を行いましょう。

サンプルファイルで練習しよう!

可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。

サンプルファイル_グループ化.xlsx

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(上記リンクから登録フォームへ遷移します)

ここまで準備ができたら、次の手順を実施してください。(今までの解説のまとめです)

  1. グループ化したい行/列を選択
    ※今回はE~F
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「アウトライン」をクリック
  4. 「グループ化」をクリック

本記事の解説と同じ結果になればOKです!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

大きくて部分的に隠したい行/列データのある表を扱う場合は「グループ化」を設定した方が、視認性も良く、表示↔非表示の切り替えの手間も削減できます。

/列の右クリックメニューで「非表示」や「再表示」を使う頻度が高い方は、ぜひこの機会に覚えて試してみてください。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

私自身、グループ化を知るまでは、「この「+」とか「-」がついたシートはなんだろ?」と思うことがありましたし、どう使えば良いものかも分かりませんでしたね。

これが何の機能なのか調べてから使い方を覚えましたが、難しくないですし、地味に使いどころがあって重宝している機能のひとつです。
知らなかった方はぜひ一度お試しください。