Excelデータを取り扱う上での初歩!オートフィルタの設定方法と基本テクニック

Excelは表形式のデータの取り扱いが得意です。

そんなExcelが真骨頂を発揮するには、各種条件で絞込みを行ったり、並べ替えたりとユーザーの自由に操作できるオートフィルタが欠かせません。

今回は、オートフィルタの設定方法と基本的な絞込みテクニックについて解説していきます(・∀・)

オートフィルタの設定方法

オートフィルタ設定方法①

今回のサンプルは、上図の通り支店ごとの月別売上の一覧表です。

支店ごとの平均値を下回っている月のセルには赤色を付けています。

この表の見出しとなる2行目にオートフィルタを設定します。

オートフィルタ設定方法②

  1. フィルターを設定したい範囲を選択
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「フィルター」をクリック

オートフィルタ設定方法③

無事2行目にオートフィルタが設定されました。

オートフィルタが設定された場合、

  • オートフィルタ設定範囲の各セルにプルダウンが表示される
  • 「データ」タブの「フィルター」が活性化する

という特徴がありますので判別は容易です。

オートフィルタの基本的な使い方①

オートフィルタ設定方法④

絞込みを行いたい列の見出しのプルダウンをクリックします。

そうすると、列内のデータ一覧で、すべてにチェックが入った状態で表示されます。

オートフィルタ設定方法⑤

非表示にしたい任意のデータのチェックを外し、「OK」をクリックします。

オートフィルタ設定方法⑥

すると、チェックが入ったデータのみが表示されるようになります。

なお、プルダウンを絞り込んだ場合のマークは上図の通り、通常のプルダウンと異なったマークとなります。

オートフィルタの基本的な使い方②

オートフィルタ設定方法⑦

データ一覧のチェックの有無以外にも絞込みを行なう方法があります。

方法は、データ一覧の上のボックス内に絞込みを行なうための条件となる語句を入力します。

上図の例では”関東”で絞込みを行いました。

すると、”北関東支店”と”南関東支店”の2支店が候補に表示されました。

問題なければ「OK」をクリックします。

オートフィルタ設定方法⑧

すると、問題なく”関東”の語句が入った2支店のみが表示されました。

まとめ

オートフィルタは関数よりも手軽に覚えることもできますし、ステータスバーと組み合わせると手作業だけでも電卓以上に手早く集計や分析を行なうことが可能になります。

Excelで事務作業を行なう方には必須の機能になりますので、触りまくって無意識レベルでも使いこなせるようになるが理想です。

次回以降もオートフィルタの便利機能についてご紹介していきたいと思います(・∀・)

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