表データから任意のレコードを絞り込みできる「フィルター」まとめ(設定/条件/クリア/解除)
AさんAさん

表から特定の商品のデータだけに絞り込みたいですが、Excelのどの機能を使えば良いですか?

森田森田

その場合は「フィルター」を設定することで、表データから任意の条件に合致するレコードのみを表示することできますよ!
では、フィルターの使い方について解説していきますね。

表の中で任意の条件に合致するレコードのみ表示したい場合は「フィルター」が有効

表データから、特定の条件に合致するレコードを探すのを目検でやって苦労したことはありませんか?

Ctrl」キーを押しながらクリックして地道に数えることもできますが、数え間違えや誤クリックなどが起きるとやり直しが必要ですし、データ量が多ければ多いほど工数がかかってしまいますね。

こんな場合、「フィルター」を設定することで、任意の条件を指定し、それに合致するレコードのみに絞り込むことが可能となります。

なお、フィルターの条件に合致しないレコードは非表示の状態になっているで、元のデータが損なわれることはありません。

特定の条件に合致するレコードだけ確認したい場合は、ぜひフィルターを設定していきましょう。

フィルターの設定手順

フィルターの設定手順は以下の通りです。
今回は「商品名」が「バナナ」を条件にフィルターを設定します。

  1. フィルターを設定したい見出し行を選択
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「フィルター」をクリック
  4. 条件にしたい列のフィルターボタン(▼)をクリック
  5. 任意の条件を設定

複数の列をそれぞれフィルター設定することも可能です。

フィルターは1つのシートで1箇所のみ設定可能です。
なお、上記制約についてテーブルは対象外となるため、1シートで複数のフィルターを扱いたい場合はテーブル機能を使いましょう。

フィルター条件の設定方法

上記手順5のフィルター条件の設定方法は大枠で3種類あります。
それぞれ順番に解説していきます。

【方法1】検索ボックス+チェックボックス

一番オーソドックスな方法です。

該当の条件のみチェックがONになった状態にしたら、「OK」をクリックします。

なお、検索ボックスは複数条件をまとめて指定する、あるいはスクロールが必要なほど選択肢のデータ数が多い場合に使うと良いですね。

検索ボックスで指定したキーワードに合致するデータのチェックがONになります。

チェックがONになった場合、以下のテキストフィルターの「指定の値と等しい」が設定されたという扱いになります。

【方法2】テキストフィルター/数値フィルター/日付フィルター

検索ボックス+チェックボックスよりも高度なフィルターの条件を設定ができる機能が以下の3種類です。

この3種類のフィルターは、列内のデータの種類に応じていずれかが表示される仕様です。

「指定の値と等しい」以外の条件でフィルターを設定したい場合に活用しましょう。
1列あたり最大で2種類の条件を複合することも可能です。

テキストフィルター

文字列データが含まれる列の場合は「テキストフィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値で始まる
  • 次の値で始まらない
  • 指定の値で終わる
  • 次の値で終わらない
  • 指定の値を含む
  • 指定の値を含まない

数値フィルター

数値データの列の場合は「数値フィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値より大きい
  • 指定の値以上
  • 指定の値より小さい
  • 指定の値以下
  • 指定の範囲内
  • トップテン
  • 平均より上
  • 平均より下

日付フィルター

日付データの列の場合は「日付フィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値より前
  • 指定の値より後
  • 指定の範囲内
  • 明日
  • 今日
  • 昨日
  • 来週
  • 今週
  • 先週
  • 来月
  • 今月
  • 先月
  • 来四半期
  • 今四半期
  • 前四半期
  • 来年
  • 今年
  • 昨年
  • 今年の初めから今日まで
  • 期間内の全日付

【方法3】色フィルター

上記2種類は列内の各セルの「値」を対象にしたフィルターでしたが、「色」でもフィルターを設定することが可能です。

それが「色フィルター」です。

なお、セルの色(塗りつぶし)、フォントの色のどちらでも設定は可能ですが、1列あたり1種類の条件のみ設定可能です。

色フィルターは他のフィルター条件と同時に設定することも不可です。(色フィルターの条件のみで絞り込まれてしまう)

【注意】うまくフィルターが設定できない場合は

実務では、以下のようにフィルターがうまく設定できない場合があります。

  • リボン「データ」タブの「フィルター」コマンドが活性化されない
  • 意図しない行にフィルターが設定されてしまう
  • フィルターの対象範囲に表の一部のレコードが含まれない

原因と対策は後日別記事でまとめる予定です。

【参考】フィルター条件をクリアするには

フィルター条件をクリアしたい場合は、すべての列か特定の列かで手順が変わります。
それぞれ以下の手順となります。

すべての列をクリア

  1. リボン「データ」タブをクリック
  2. 「クリア」をクリック

上記手順はフィルターが設定されたワークシートを表示している必要があります。

特定の列をクリア

  1. 該当の列のフィルターボタン(▼)をクリック
  2. 列名からフィルターをクリア」をクリック

【参考】フィルター自体を解除するには

フィルター自体を解除したい場合は、以下の手順となります。

  1. リボン「データ」タブをクリック
  2. 「フィルター」をクリック

上記手順はフィルターが設定されたワークシートを表示している必要があります。

フィルターを解除すると、フィルター条件もクリアされます。

サンプルファイルで練習しよう!

可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。

サンプルファイル_フィルター.xlsx

※サンプルファイルのダウンロードには無料メルマガに登録いただく必要があります。
(上記リンクから登録フォームへ遷移します)

ここまで準備ができたら、次の手順を実施してください。(今までの解説のまとめです)

  1. フィルターを設定したい見出し行を選択
  2. 「データ」タブをクリック
  3. 「フィルター」をクリック
  4. 条件にしたい列のフィルターボタン(▼)をクリック
    ※今回は「商品名」列
  5. 任意の条件を設定
    ※今回は「バナナ」のみチェックON

本記事の解説と同じ結果になればOKです!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

フィルターは、表データを扱う上で利用頻度が高く、最低限身に着けるべき機能のひとつです。

つまり、表計算ソフトであるExcelにおいて、フィルターは必須スキルとも言えますね。

なお、フィルターを活用した各種テクニックは、私の拙著でも解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

フィルターは、ある程度感覚的に操作できてしまいます。

その分、思わぬところでつまずく場合があるため、本記事でしっかりと基本知識を学び直すと良いですね。