【Excel基本】値を基準にセルの書式を可変にできる「条件付き書式」の前提知識や使い方まとめ

Aさん

表を見やすく色付けしたい場合等、セルの書式設定を手作業で行うのは大変です。。
書式の設定漏れや、後からセルの値が変わる度に作業が発生してしまうので、何か良い方法はないですかね？

森田

そんな場合、「条件付き書式」という機能を使うと良いですよ！
条件付き書式を使うことで、色付け等の書式設定を自動化できます。
では、詳細を解説していきますね。

表を色やバー、アイコン等で強調したい場合は「条件付き書式」が有効

実務では、表を色等で強調することで利便性を高めたい場合があり、2種類のケースに大別できます。

特に使用頻度が高いのがケース①です。

一例として、「評価」列の「◯」・「×」のうち、「×」が悪い意味だとパッと見で分かるのはどちらでしょうか？

「×」を色で強調表示した下側の方が分かりやすいのではないでしょうか。

このように、色は視覚的により分かりやすくしてくれる効果があります。

しかし、こうした色等の書式設定を都度手作業で行うのは工数的にも大変ですし、設定漏れのヒューマンエラーも起こり得ます（上記例の「×」もデータによって場所が変わる）。

こんな場合、「条件付き書式」という機能を設定しておきましょう。

条件付き書式は、セルの値が指定した条件に一致した場合、色付け等の任意の書式を自動反映させることが可能です。
条件付き書式は、関数のIFの書式版と言える機能。

事前に条件付き書式を設定することで、書式設定の変更作業の省力化やヒューマンエラー防止につながります。

条件付き書式の使用イメージ

条件付き書式で「評価」列の値が「×」に一致する場合の書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」にしたイメージが以下です。

これで、セルの値が「×」の場合のみ、自動で色付けすることが可能となりました。

この後、データによって「評価」列の「×」になるセルが変わったとしても、それに合わせて書式も自動で反映されます。

条件付き書式の設定手順

条件付き書式を設定したい場合は、以下の手順となります。

手順④は選択したルールによって設定内容が異なる（詳細は「条件付き書式ルールの基本種類」の各ルールの別記事を参照）。

条件付き書式ルールの基本種類

条件付き書式で設定できるルールは、既定のものが5種類用意されています。

使用イメージや用途について、順番に解説していきましょう。

セルの強調表示ルール

「セルの強調表示ルール」は、「×に等しい」等の絶対的な条件で色付けしたい場合に使用します。

「セルの強調表示ルール」で設定できる条件の一例は以下の通りです。

なお、セルのフォントや塗りつぶしの書式を設定することが基本ですが、表示形式や罫線も設定すること自体は可能です。

上位/下位ルール

上位/下位ルールは、「下位2項目」等の相対的な条件で色付けしたい場合に使用します。

上位/下位ルールで設定できる条件の一例は以下の通りです。

こちらのルールも、セルのフォントや塗りつぶしの書式を設定することが基本ですが、表示形式や罫線も設定すること自体は可能です。

データバー

データバーは、縦の数値データの各セル上に横棒グラフを表示したい場合に使用します。

集計表内で縦の数値データの大小を比較したい場合に効果的です。

なお、データバーはグラデーションと単色のものを選択できます。

数値データが見やすい色を選択すると良いですね。

カラースケール

カラースケールは、数値データの大きさ（分布）に合わせてグラデーション状に色付けしたい場合に使用します。

クロス集計表等、同じ種類の数値データが複数ある場合に効果的です。

なお、カラースケールは2色と3色のものを選択できます。

数値データの良し悪しがイメージしやすい配色にすると良いですね。

アイコンセット

アイコンセットは、数値データの良し悪しをアイコンで表現したい場合に使用します。

集計表で特に着目したい数値データの列に対して使用すると効果的です。

なお、アイコンセットは3~5段階のものを選択できます。

読み手に良し悪しが伝わりやすいものを選択すると良いですね。

【参考】数式を使用した新しいルールも設定可能

条件付き書式は、上記5ルール以外にも、数式を使用して新しいルールを設定することも可能です。

たとえば、「終了予定日」列が「空白に等しくない」という条件に一致する場合、該当レコードの全列を塗りつぶしにする等です。

「=$F2<>””」という数式を使うことで、「セルの強調表示ルール」で設定できない他セルの値を基準にすることができました。

他にも、関数のMODとROWを使って奇数行/偶数行のみを色付けする等、応用できる範囲は広いです。

条件付き書式ルールの編集/複製手順

設定した条件付き書式のルールは編集や複製等も可能です。

内容別に各手順を順番に解説していきましょう。

ルールの編集

条件付き書式ルールの条件や書式設定の内容を変更したい場合は、以下の手順となります。

手順⑤⑥は任意のルールをダブルクリックで省略可能。
手順⑦は、元の条件付き書式ルールによって編集可能な内容が異なる（詳細は「条件付き書式ルールの基本種類」の各ルールの別記事を参照）。
手順⑧は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

適用先の変更

条件付き書式ルールの対象範囲を変更したい場合は、以下の手順となります。

手順⑤は直接「適用先」ボックス内のセル範囲を編集する、または「↑」をクリックし、ワークシート上でセル範囲を再選択。
手順⑥は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

ルールの表示順の変更

条件付き書式ルールの適用する順番を変更したい場合は、以下の手順となります。

「条件付き書式ルールの管理」ダイアログに複数ルールがある場合、上から順に適用されるため、手順⑤⑥で希望の並びになるまで繰り返すこと。
手順⑥はルールの選択状況によって、「∧」or「∨」ボタンが非活性になる（1つしかルールがない、一番上/下にルールがある等）。
手順⑦は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

ルールの複製

条件付き書式ルールを複製し、ルール設定を時短したい場合は、以下の手順となります。

手順⑦は前述の「ルールの編集」を参照すること。
手順⑧は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルール編集した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

条件付き書式ルールの停止/削除/クリア手順

設定した条件付き書式のルールの停止や削除、クリアも可能です。

内容別に各手順を順番に解説していきましょう。

ルールの停止

条件付き書式ルールの適用を一時的に停止したい場合は、以下の手順となります。

停止したルールを再開したい場合は、手順⑤のチェックをOFFにすること。
手順⑥は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルールを停止した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

ルールの削除

条件付き書式ルールの一部のみ削除したい場合は、以下の手順となります。

手順⑦は「適用」ボタンをクリックすると、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログを閉じずにワークシート上でルールを削除した結果を確認することが可能（「OK」ボタンをクリックするとダイアログが閉じてしまう）。

ルールのクリア

任意の範囲の条件付き書式ルールをすべて削除したい場合は、以下の手順となります。

手順⑤は、クリア対象が選択セルのみであれば「選択したセルからルールをクリア」を、シート全体であれば「シート全体からルールをクリア」をクリックすること（テーブルやピボットテーブルを指定することも可能）。

さいごに

いかがでしたでしょうか？

条件付き書式は、表を色やバー、アイコン等で強調表示を自動化したい場合に役立つ機能です。

集計表の視覚化や元データの表のヒューマンエラー防止に役立ち、実務での使用頻度も高い機能のひとつのため、ぜひ習得して使いこなしましょう！

なお、条件付き書式以外にもExcelでのデータ収集/分析の各種テクニックを拙著で解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

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ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

条件付き書式とセットで覚えた方が良い機能は複数あります。
集計表の強調表示で使う際は「グラフ」を、元データの表のヒューマンエラー防止で使う際は「データの入力規則」をセットで覚えておくと良いですね。
ケースに応じて最適な機能を使い分けできると、Excel作業の精度と効率を高めることが可能ですよ！