Aさん データ入力する表へドロップダウンリスト等の入力規則を設定していますが、列によっては、入力する担当者からどんなデータを入力すれば良いか質問が来てしまいます・・・。
地道に入力担当者へ事前説明や後からフィードバックしていくしかないですかね？
森田 確かにどちらも大事ですが、併せて「データの入力規則」の入力時メッセージを設定することもおすすめです。
入力するセルを選択した際に、入力時の注意事項等のメッセージを表示させることができますよ！
では、詳細を解説していきますね。
はじめに
この記事はドロップダウンリストの設定方法を把握していることが前提です。
「データの入力規則」でドロップダウンリストを設定する方法の詳細は、以下の記事をご参照ください。
セルを選択入力させたい場合は「ドロップダウンリスト」が有効 後からデータ集計/分析をするにあたり、表のデータは完全一致したものである必要があります。 なぜなら、「りんご」と「林檎」等、人間目線では同じ意味だと読み取れても …
列によっては、入力者がどんなデータを入力すれば良いか分かりにくい場合あり
列名が似ている場合や、抽象度が高い場合等、入力者目線で何のデータを入力すれば良いか分かりにくいケースがあります。
事前に入力者へ各列にどんなデータを入力すれば良いか伝えておく、入力後に想定と相違するものがあればフィードバックする等、入力者を教育することも大事ですが、失念するリスクや入力者が個別にメモする手間を考えるとコスパが良くない側面もあります。
こんな場合、「データの入力規則」の「入力時メッセージ」タブで入力時メッセージを設定することがベターです。
入力時メッセージは、入力対象のセルを選択時に任意のメッセージを表示させることができます。
入力のルールや注意事項等を記載しておくと入力者へのリマインドに効果的です。
入力時メッセージの使用イメージ
入力時メッセージを設定した一例が以下です。
「データの入力規則」ダイアログの「入力時メッセージ」タブの「タイトル」・「入力時メッセージ」ボックスにて設定が可能です。
各ボックスの設定値が入力時メッセージ上のどこに反映するかは上図を参照。
なお、タイトルを設定して肝心の入力時メッセージが文字切れしてしまう場合は、タイトルは空欄に戻しましょう（以下、入力時メッセージのみ）。
Excelのバージョンによってタイトル設定時の入力時メッセージの表示領域が異なるため、自身の環境で確認すること。
入力時メッセージの設定手順
入力時メッセージを設定したい場合は、以下の手順となります。
- 入力規則を設定したいセル範囲を選択
※今回はC2~C11セル - リボン「データ」タブをクリック
- 「データの入力規則」をクリック
- 「入力時メッセージ」タブをクリック
- 任意のタイトルを入力
※今回は省略 - 任意の入力時メッセージを入力
※今回は「ドロップダウンリストから該当の商品コードを選択してください。」 - 「OK」をクリック
手順⑤はタイトルが不要な場合は省略。
【参考】入力時メッセージの表示は一時的にOFFにできる
入力時メッセージ設定後、何かしらの事情で入力時メッセージの表示をOFFにすることも可能です。
設定方法は、「データの入力規則」ダイアログの「入力時メッセージ」タブの「セルを選択したときに入力時メッセージを表示する」のチェックをOFFにするのみです。
OFFにすると、タイトルや入力時メッセージはグレーアウトし、ONに戻すと再度設定内容で入力時メッセージが表示されるようになります。
なお、一時的にではなく、入力時メッセージを設定なしの状態にしたい場合は、タイトルと入力時メッセージの各ボックスの文字を消せば良いです。
サンプルファイルで練習しよう！
可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。
サンプルファイル_データの入力規則_入力時メッセージ.xlsx
サンプルファイルのダウンロードには無料メルマガに登録いただく必要があります（上記リンクから登録フォームへ遷移します）。
ブックを開いたら、次の手順を実施してください（今までの解説のまとめです）。
- 入力規則を設定したいセル範囲を選択
※今回はC2~C11セル - リボン「データ」タブをクリック
- 「データの入力規則」をクリック
- 「入力時メッセージ」タブをクリック
- 任意のタイトルを入力
※今回は省略 - 任意の入力時メッセージを入力
※今回は「ドロップダウンリストから該当の商品コードを選択してください。」 - 「OK」をクリック
本記事の解説と同じ結果になればOKです！
さいごに
いかがでしたでしょうか？
「データの入力規則」の入力時メッセージは、入力者へ入力時のルールや注意事項等を伝える際に役立ちます。
入力者への事前説明や個別のフィードバックといった対応ももちろん重要ですが、入力時メッセージを設定し、間接的に入力者へデータ入力に関するリマインドする仕組みも用意しておくと、お互いにとって不要なコミュニケーションコストを抑制することが可能です。
なお、本テクニック以外にもExcelでのデータ収集の各種テクニックを拙著で解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 「データの入力規則」には、入力時メッセージの他に「エラーメッセージ」という機能もあります。
こちらは、ルールから外れたデータを入力した場合に、そのエラーの解消方法を伝えることが可能です。
こうした入力者向けのメッセージ機能を活用し、データ入力時のヒューマンエラー防止に役立ていきましょう！
