今回はエクセルを複数人で使う場合に知っていると便利な入力規則の基本テクニックについて解説します。
入力規則は、エクセルの標準機能として用意されている入力の制限（ルール）を設定できるメニューです。
データベースなど、複数人が入力すると、けっこうまちまちな入力のしかたをしてしまい、後々集計をするなどが大変になってしまう場合が往々にしてあります。
そんな不測の事態を未然に防ぐため、あらかじめこの入力規則を設定しておくことがベターです。
入力規則の場所
「データ」タブの中にあります。（詳細は下図参照）
設定する際は、設定したいセルを選択した上で、「データ」タブ⇒「データの入力規則」の順にクリックしましょう。
入力規則の基本、「リスト」の設定方法
入力規則でよく使われる設定は「リスト」です。
大別すると2種類の設定方法があるので、順番に解説します。
なお、入力規則のポップアップがすでに表示されていることを前提としています。
直接入力
入力規則のメニュー内に直接リストに反映したい値を入力する方法です。
- 「入力値の種類」は「リスト」を選択
- 「元の値」にプルダウンの選択項目としたい値を入力（複数項目を設定する際は、項目の間に,[カンマ]を入力して区切る）
- 「OK」をクリック
これで設定完了です。
該当のセルを選択すると、確かに設定した値がプルダウン（ドロップダウンリスト）の候補として表示されています。
セル参照
続いて、ワークシート内に入力されている値をリストの表示項目にする場合の方法です。
- 「入力値の種類」は「リスト」を選択
- 「元の値」のボックス横のボタンをクリック
- ワークシート内のプルダウン（ドロップダウンリスト）に表示したいセル範囲を選択
- 「元の値」が3のセル番地に設定されたことを確認
- 「OK」をクリック
この方法の方が、ワークシート内にプルダウン（ドロップダウンリスト）項目が表示されるため、複数人で作業する場合に入力規則の設定有無の確認や設定変更などを容易に行うことができますのでおすすめです。
エラーが表示される場合
入力規則で設定した値以外が入力された場合はエラーのポップアップが表示されます。
エラーの表示メッセージなどの設定も変更できますが、次回以降に詳しく解説していきます。
その他の項目
今回は「リスト」のみの説明でしたが、「入力値の種類」は複数あります。
いずれも数値を直接入力もしくはセル参照を設定する方法で入力規則を設定できます。
まとめ
他のプログラミングなどでもユーザーに設計者の意図通りに入力するよう導くためにも入力制限は必須です。
そんな制限をExcelでは簡単に設定できるので、覚えなければ損ですね。
今回ご紹介した「リスト」設定はそこまで設定も複雑でなく、自由度も高いので、最初に覚えることをおすすめします。
ご参考になれば幸いですm(_ _)m
