Aさん 前回、基本機能で表の最下行に集計しましたが、関数で集計したい場合はどの関数を使えば良いですか？
森田 その場合は、最低限覚えてほしい関数が3種類あります！
では、順番にその3種類の関数をご紹介しますね。
はじめに
この記事は表の最下行での集計に役立つ基本機能と関数の概要とを把握していることが前提です。
表の最下行での集計に役立つ基本機能と関数の概要については以下の記事をご参照ください。
シンプルな集計で済む場合は元データの表の最下行で集計してもOK 集計の基本は、元データの表とは別シートに集計用 …
はじめに この記事は数式の概要を把握していることが前提です。 参考記事 数式の概要の詳細は以下の記事をご参照ください。 関数とは 関数とは、数式の構成要素の1つであり、固有の計算/処理の機能がセットされた数式のことです。 …
シンプルな集計で済む場合は元データの表の最下行で集計してもOK
集計の基本は、元データの表とは別シートに集計用の表（＝集計表）をつくることです。
しかし、元データのレコード数が少なく、集計したいこともシンプルであれば、元データの表の中で集計してもOKです。
その場合、表の最後の行（＝最下行）で集計すると良いでしょう。
今回は最下行の集計を関数で行う場合に役立つ3種類の関数をご紹介します。
【関数1】SUM
1つ目の関数は「SUM」です。
この関数は指定したセル範囲のすべての数値データの「合計」を集計できます。
実務での集計の基本は「合計」と「個数」のため、SUMの使用頻度は非常に高いです。
使い方としては、1列すべてを範囲にし、全レコードの合計値を算出することが一般的ですね。
SUMの使い方を知りたい方は下記記事をご参照ください。
はじめに この記事は関数の概要を把握していることが前提です。 参考記事 関数の概要については以下の記事をご参照 …
【関数2】COUNTA
2つ目の関数は「COUNTA」です。
この関数は指定したセル範囲の空白以外のデータの「個数」を集計できます。
実務での集計の基本は「合計」と「個数」のため、COUNTAの使用頻度も高いです。
使い方としては、SUM同様に1列すべてを範囲にします。
ただし、空白はカウントされないため、指定する列は入力必須のものを対象にするとカウント漏れを防止することが可能です。
COUNTAの使い方を知りたい方は下記記事をご参照ください。
はじめに この記事は関数の概要とSUMの使い方を把握していることが前提です。 参考記事 関数の概要とSUMの使 …
【関数3】SUBTOTAL
3つ目の関数は「SUBTOTAL」です。
この関数は、フィルター操作で表示中のレコードのみを対象に集計することが可能です。
SUMやCOUNTAは指定範囲が非表示になっても集計結果は変わりません。
よって、元データの表に対しフィルター操作を行う可能性がある場合は、この関数をセットしておくと良いでしょう。
なお、この関数は合計や個数を含めた11種類の集計方法を指定することが可能です。
使い方としては、「集計方法」の引数で任意の集計方法を指定し、集計対象の範囲を指定します。
後は、必要に応じてフィルターやスライサーでフィルター操作を行いましょう。
SUBTOTALの使い方を知りたい方は下記記事をご参照ください。
はじめに この記事は関数の概要とSUMの使い方を把握していることが前提です。 参考記事 関数の概要とSUMの使 …
【注意】表にレコード追加がある場合の2つのポイント
関数での集計行追加は、表のレコードが固定された（追加がない）場合にしましょう。
それでないと、レコード追加の度に集計行の場所移動や数式の修正等の手作業が発生してしまいます。
これでは、関数を使うメリットがないです。
よって、元データの表にレコード追加の可能性がある場合、次の2つのポイントを網羅すると良いでしょう。
【Point1】集計結果は表の右側などに配置する
最下行での集計だとレコード追加する際に邪魔になってしまいます。
よって、レコード追加の邪魔にならず、かつ集計結果を見やすい場所（表の右側など）に配置すると良いです。
配置場所はPOINT2の指定する範囲と重複しない位置にしましょう。
【Point2】関数で指定するセル範囲は列全体を指定する
関数で指定するセル範囲は、レコード追加しても対応できる指定の仕方にしておくと集計漏れを未然に防ぐことが可能です。
対象の表がテーブルなら、レコード追加に連動して指定範囲も自動拡張されます。
よって、あらかじめ集計対象の表はテーブル化しておくことがベターです。
テーブル以外の表で集計したい場合は、「G:G」など列全体を指定しましょう。
これでレコード追加に対応できます。
まとめると、テーブル化の上で対象列の全レコードを指定するか、「G:G」などで列全体を指定するかのいずれかで対応しましょう。
COUNTAで列全体を指定の場合、列の見出し（1行目）までカウントされるため、COUNTAの数式の後に「-1」等で調整する必要があります。
（例：「=COUNTA(A:A)-1」）
さいごに
いかがでしたでしょうか？
元データと同じシートで集計する場合、今回の3種類の関数をうまく活用していきましょう。
特に、SUMとCOUNTAは別シートで集計表を作成して集計する場合にも効果的なので、ぜひ身に着けてください。
なお、Excelでのデータ集計の各種テクニックは、私の拙著でも体系的に解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
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ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 関数での集計はテーブル以外の表でも対応できることが強みですね。
逆に、テーブルの表であれば、前回のテーブルスタイルオプションでの集計行の方が設定のON/OFFをクリック操作で行えて便利です。（SUBTOTALが自動でセット）
ケースに応じて使い分けてみてくださいね。
