Aさん Excelでようやくデータを集めることができました。
この集めたデータを集計していきたいですが、何か良いExcel機能はありますか？
森田 Excelでのデータ集計に役立つのは、いかに自動化してくれる機能を活用するかです。
データ集計に役立つ主要な機能をまとめましたので、順番に解説していきますね。
解説動画：【大前提】Excelを実務で活用するために理解必須な5つの作業プロセス
この記事の内容は下記の動画でも解説しています。
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はじめに
本題に入る前に、この記事がおすすめな方を挙げてみます。
- Excelでのデータ集計に関する作業を効率化したい方
- Excelのデータ集計に役立つExcel機能を知りたい方
- Excelのデータ集計を実務で行う機会が多い方
前提条件
この記事を読む前に、以下の記事でExcelの作業プロセスの全体像を把握することをおすすめします。
はじめに 本題に入る前に、この記事がおすすめな方を挙げてみます。 Excelの困りごとに対し、ネット検索で調べ …
Excelで行うデータ集計とは
「データ集計」とは、元データを集計することです。
Excelの作業プロセスを5つのプロセスに分けたもののうち、3つ目のプロセスが該当します。
なぜ、このプロセスが必要かと言うと、集めた元データのままでは、データが羅列されているだけなので、人間が理解しにくい状態だからです。
よって、人間が元データの全体像を把握しやすいよう、元データの特定の列に対して「合計」や「個数」といった計算を行うことが重要となります。
このデータ集計は大別すると以下の2つに分類できます。
- 元データの表内で集計すること（集計行追加）
- 別表に元データを集計すること（集計表(レポート)作成）
では、それぞれを順番に解説していきましょう。
「集計行追加」の運用上のポイントと主要なExcel機能とは
集めた元データのデータ量が少ない場合や、知りたい集計結果がシンプルな場合は元データの表の中で集計を行います。
この集計を行うための行を「集計行」と言います。
運用上のポイント
集計行は、表の最下行（1番下の行）に追加することが原則です。
大きい表の場合、ファーストビューに収まるように表の上に集計行を置く場合もあります。
ただし、1シートで元データと集計結果を確認する必要がなければ、読み手の視認性を良くするためにも、次の「集計表(レポート)作成」を活用することがおすすめです。
主要なExcel機能
Excelで元データの表へ集計行を追加する上で役立つ機能は以下の通りです。
- テーブル（テーブルスタイルのオプション>集計行）
- 関数（SUM、COUNTA、AVERAGE、SABTOTAL等）
元データの表がテーブルなら、テーブルスタイルのオプションの中にある「集計行」のチェックをONに、テーブルでない場合は関数で対応しましょう。
その他、「集計行追加」に関する個別テクニックについては、以下カテゴリーへ順次記事を更新していきます。
必要に応じてご参照ください。
元データに集計行を追加する集計テクニックの解説コンテンツです。
「集計表(レポート)作成」の運用上のポイントと主要なExcel機能とは
集めた元データを特に読み手が見てもらう必要がない場合、別表に集計結果をまとめてしまいましょう。
この別表のことを「集計表」あるいは「レポート」と言います。
集計表で見せた方が、読み手はファーストビューで必要な集計結果を確認できるため、こちらがデータ集計の基本となります。
運用上のポイント
集計表の主要なレイアウトは次の4種類です。
自分や関係者が知りたい内容に応じて、上記いずれかのレイアウトを選択しましょう。
なお、集計表はなるべくスクロールしないで済むサイズに収めることが望ましいです。
どうしても集計表のサイズが大きくなる場合は、見出しの切り口を変えて集計表を分割できないかを検討すると良いでしょう。
その他、集計表に加えた方が良い要素として以下の5つがあります。
- 総計（全データの計算結果）
- 小計（階層ごとの計算結果）
- 構成比（総計に対する比率）
- 比較軸（計画値や過去実績、ライバルの実績等）
- 比較結果（比較軸との差分や比率）
これらは1つの集計表へすべて盛り込む必要はありません。
あくまでも「集計表から何を知りたいか」に応じて取捨選択してください。
最後に、数値を集計する際は「単位」も気をつけましょう。
読み手のレイヤーや扱うデータの大きさによっては、1円単位が良いか、千円単位が良いか、百万円単位が良いか等が変わります。
まとめると、集計表を作成する際は、自分や関係者といった「読み手」が知りたい情報のみをいかに残すかが非常に重要だと言えますね。
主要なExcel機能
Excelでの集計表作成で役立つ機能は作業別に以下の通りです。
- 関数（SUM、COUNTA、SUMIFS、COUNTIFS等）
- ピボットテーブル
- パワーピボット
元データがワークシート上にあるなら関数かピボットテーブル、データモデルの場合はパワーピボットを使います。
特に、ピボットテーブルとパワーピボットの場合は、集計表を自動的に作成してくれますし、集計条件を切り替えても集計表側へ自動的に反映される便利です。
逆に、集計条件が固定されており、集計表の構成が複雑な場合は、関数の方が適しています。
その他、「集計表(レポート)作成」に関する個別テクニックについては、以下カテゴリーへ順次記事を更新していきます。
必要に応じてご参照ください。
元データと別表のレポート（集計表）を作成する集計テクニックの解説コンテンツです。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
データ集計は、次のデータ分析を行うためにも、なるべく速く正確に行う必要があるプロセスです。
この記事で役立ちそうな機能が見つかれば、ぜひその機能を詳しく調べ、実務で試してみてくださいね。
なお、データ集計に役立つ機能は、私の拙著でも体系的に解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 データ集計は表計算ソフトであるExcelの代名詞的なプロセスですね。
このデータ集計の速度と精度を高めるためには、いかにExcelの機能を活用して自動化していくかが非常に重要です。
まだ不慣れな方は、ぜひ関数から少しずつ覚え、ピボットテーブルまでは少なくとも使えるようになっていただきたいですね。
