ピボットテーブルの集計範囲を任意の条件で絞り込む方法(レポートフィルター)[ピボットテーブル基礎]
AさんAさん

集計表を月別にシート分けしていきたいのですが、ピボットテーブルでも月別などの特定条件で絞り込んで集計させることはできますか?

森田森田

もちろんできますよ!

この場合、ピボットテーブルの「レポートフィルター」を使えば良いです!

では、詳細を解説していきますね。

はじめに

本題に入る前に、この記事がおすすめな方を挙げてみます。

  • Excelでデータの集計・分析作業を行うことが多い方
  • ピボットテーブルを実務で使う機会がある方
  • ピボットテーブルを特定条件で絞込んで集計をしたい方

前提条件

この記事はピボットテーブルの概要を理解していることが前提です。
→まず、以下の記事で概要を把握することをおすすめします。

ピボットテーブルレポートの集計範囲を絞り込むには「レポートフィルター」が有効

集計作業を行う際、元データとなる表の中の一部だけを切り出して集計表を作成したいケースがあります。

たとえば、以下のように「チャネル」フィールド(列)のうち、「電話」に該当するレコードだけで集計したいといったイメージです。

こうした場合、「レポートフィルター」を用いることで、特定の条件で集計範囲を絞り込んだピボットテーブルレポートを作成することが可能です。

ちなみに、レポートフィルターは、「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウの「フィルター」ボックスに任意のフィールドを設定することでピボットテーブルレポート上部に表示されます。

では、ピボットテーブルのレポートフィルターの設定手順を確認していきましょう。

ピボットテーブルのレポートフィルターの設定手順

今回の前提として、すでにピボットテーブルの集計条件がセットされた状態からスタートします。

ちなみに、今回は「チャネル」フィールドの「電話」アイテムを集計範囲としてみましょう。

ピボットテーブルのレポートフィルターは、以下の2ステップとなります。

STEP1】レポートフィルターを表示

まず、シート右側の「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウの「フィルター」ボックスへ任意のフィールドを設定(①)します。

STEP2】レポートフィルターで任意の絞込み条件を設定

シート左側のピボットテーブルレポートの上部へレポートフィルターが表示されます。

デフォルトでは、特に集計範囲は絞込みされていないため、通常のフィルター操作と同じ要領です。

具体的には、レポートフィルターのフィルターボタン(▼)をクリック(②)し、任意の絞込み条件(アイテム)を選択(③)の上、OK」をクリック(④)すれば完了です。

レポートフィルターの行の見方ですが、A列がフィールド名、B列が絞込み条件にしたアイテム名を示します。
(アイテム名は絞込みされていない場合、”(すべて)”と表示されます)

手順③で複数アイテムを選択したい場合は、「複数のアイテムを選択」にチェックをつけましょう。
(複数アイテム選択時は、B列のアイテム名が”(複数のアイテム)”と表示されます)

レポートフィルターの条件通りの集計範囲で集計されていればOK

今回は指定した通り、「チャネル」フィールドの「電話」アイテムに絞り込んだピボットテーブルレポートを作成することができました!

【応用】条件別にピボットテーブルレポートを複製して使い回すと便利!

実務では、シートを分けて月別や部署別の集計表を複数用意するケースがあります。

こんな場合、1つベースとなるピボットテーブルレポートを作成したら、シートごと複製して使い回すと時短効果が高いです。

複製したものは、当然コピー元のピボットテーブルレポートの集計条件がセットされた状態のため、あとは各シートのシート名と、レポートフィルターの絞込み条件のアイテムを変更するのみです。

このように、ピボットテーブルレポートは複製して使い回せることを知っておくと、少ない工数で複数の集計表を簡単につくれますよ!

サンプルファイルで練習しよう!

可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。

サンプルファイル_ピボットテーブル_レポートフィルター.xlsx

※サンプルファイルのダウンロードには無料メルマガに登録いただく必要があります。
(上記リンクから登録フォームへ遷移します)

ファイルを開いたら、次の手順を実施してください。(今までの解説のまとめです)

  1. 「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウの「フィルター」ボックスへ任意のフィールドを設定
    ※今回は「チャネル」フィールド
  2. レポートフィルターのフィルターボタン(▼)をクリック
  3. 任意の絞込み条件(アイテム)を選択
    ※今回は「電話」アイテム
  4. OK」をクリック

本記事の解説と同じ結果になればOKです!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

「レポートフィルター」はピボットテーブルの基本中の基本のテクニックです。

集計範囲を絞り込んだ集計表の作成すること自体、実務でかなり頻度が高いため、絶対に覚えておきましょう!

なお、ピボットテーブルの各種テクニックは、私の拙著でも体系的に解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

レポートフィルターは特定のデータを分析する際にも非常に有効です。

たとえば、とある部署が目標未達だった場合、その部署をレポートフィルターの条件として絞り込むことで、問題点を深掘るなどで活用できますね。

このように、レポートフィルターは応用範囲が広い機能なので、まだ知らなかった方は、ぜひ本記事を参考に学習してみてください。