AさんAさん

エクセルで集計を簡単に行う方法ってないんですかね??
関数をいちいち組むのが面倒なんです。。

森田森田

集計は関数がもっともポピュラーですが、手軽に行うにはピボットテーブルがおすすめです!
では、詳細を解説していきますね。

はじめに

本題に入る前に、この記事がおすすめな人を挙げてみます。

  • データの集計・分析作業が多い人
  • エクセルを使う頻度が高い人
  • ピボットテーブルをどんなことに使えるか知りたい人

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルは、複数データを任意の条件でお手軽に集計できる、非常に便利な機能です。

ちなみに、ピボットテーブルの「ピボット」は直訳すると「回転軸」、「テーブル」は「表」を意味します。

つまり、「回転軸のある表」だといえます。

ここでいう「回転軸」とは、以下のような集計の「軸」となる条件ということですね。

  • 日時
  • 顧客
  • 部署
  • 商品
  • 地域

などなど、ピボットテーブルは任意の条件への切り替えが簡単に行うことができるため、集計や分析が非常に捗リますよ!

ピボットテーブルのイメージ

ここで、しっかりとピボットテーブルがどんな集計を行っていくかをしっかりと理解しておきましょう!

まず、ピボットテーブルを使うためには、集計を行うための元データとなる表が必要となります。

仮にこの元データとなる表を「表A」としましょう。

この表Aをピボットテーブルで集計すると、集計結果となる表が新たに作成されます。

今度は、この集計結果となる表を「表B」としますね。

このように、表Aから任意の条件に応じた表Bを作成できるわけです。

なお、今回の例では、「購入日」という軸で集計を行っていますが、「商品」などの別の軸に切り替えることが非常に容易です。

ピボットテーブルの場所

ピボットテーブルは、リボンの「挿入」タブの中にありますよ!

ピボットテーブルの3つのメリット

ここまでで、なんとなくピボットテーブルの便利さがわかってきたと思いますが、明確にピボットテーブルのメリットを押さえておきましょう!

私は、以下の3つのメリットがあると考えています。

  1. ドラッグ&ドロップだけで直感的に集計できる
  2. フレキシブルに集計できる
  3. 習得にあたっての費用対効果が高い

では、順番に掘り下げていきましょう。

【メリット1】ドラッグ&ドロップだけで直感的に集計できる

ピボットテーブルは、なんとマウスのドラッグ&ドロップだけで集計の条件を設定することが可能です。

数式やコードを覚える必要がなく、マウスを直感的にポチポチ操作するだけで、自分の希望通りに集計ができてしまうわけですね。

非常に簡単かつ便利です!

【メリット2】フレキシブルに集計できる

ピボットテーブルの特徴として、集計の条件を切り替えることが非常に簡単です。

つまり、状況に合わせてフレキシブルに集計できるということ。

集計の形が決まっていなくとも、試しに集計することを繰り返すなど、ふさわしい条件を導き出すためのトライアンドエラーを気軽に行うことができますよ!

【メリット3】習得にあたっての費用対効果が高い

ピボットテーブルは中上級者向けのテクニックとして紹介されることが多いです。

事実、エクセルのもっとも有名な資格であるMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)では、一般レベルの「スタンダード」と上級レベルの「エキスパート」の2つの難易度がありますが、上級レベルの「エキスパート」から出題されます。

しかし、実際はピボットテーブルの仕組みさえ理解してしまえば、操作自体は非常に簡単です。

しかも、ビジネス上で使用する機会が多いため、学習にかかる時間が短い上に活用するシーンが多いので非常にコスパが良い機能といえますね!

実際、職場や個人ビジネスでピボットテーブルを教えると、「こんなに便利なんですか!?もっと早くに知っておきたかった・・・」と言われるレベルです。

ピボットテーブルの3つの活用ケース

ピボットテーブルは集計に便利だと伝えてきましたが、エクセルには他にも関数などの集計機能がたくさんあり、どんなケースでピボットテーブルを使えば良いかわかりにくいですね。

私としては、以下のようなケースでピボットテーブルを使うことを推奨しています。

  • 定型化できない集計を行う場合
  • 1回しか発生しない集計を行う場合
  • 集計の条件・集計結果の表形式を決める場合

それぞれ、具体的に解説していきますね。

【ケース1】定型化できない集計を行う場合

定型化できない集計というのは、言い換えると集計条件を固定にできない場合ですね。

たとえば、データ分析の作業などが該当します。

蓄積されたデータに対していろいろな集計をして、元データからデータの傾向や特性を導き出す場合など、毎回集計条件や元データ自体を切り替える必要があるため、ピボットテーブルが真価を発揮しますね。

逆に、集計条件が固定されている集計の場合は、関数やVBAをあらかじめセットしておいた方がピボットテーブルの操作が不要になるため、時短できますよ。

【ケース2】1回しか発生しない集計を行う場合

定期的に発生せず、その場限りの集計の場合もピボットテーブルが便利です。

関数の場合は、集計のためにいちいち数式をセットしなければならず、しかも集計がしっくりこない場合は、その都度数式の修正が必要になります。

その点、ピボットテーブルなら、集計条件をセットすることをドラッグ&ドロップで簡単にできますし、集計条件がしっくりくるまで何度もやり直すことが容易ですよ!

逆に、今後も定期的に発生しそうな集計であれば、ピボットテーブルの手作業を減らすためにも、関数やVBAを用いた方が良いです。

【ケース3】集計の条件・集計結果の表形式を決める場合

最後は、上記の2ケースに該当しないケースでも、初回の集計はピボットテーブルを用いることがおすすめです。

なぜなら、初回は集計条件や集計結果をどうまとめるかが、がっちり決まっていないため、関数やVBAをいきなりセットしてしまうと、「こういうデータもほしかった」などと修正が発生する可能性があるからです。

そうすると、数式やコードの修正にかかる手戻りが発生してしまうため、あらかじめピボットテーブルを用いてしっかり集計の条件や集計結果の表形式を決めると良いですよ!

ピボットテーブルの活用手順4ステップ

ピボットテーブルを実務で活用していくためには、以下の4ステップが必要です。

  1. 集計の目的を決める
  2. 元データを準備する
  3. ピボットテーブルを挿入
  4. 任意の集計を実行

では、順番に詳細を解説していきますね!

【ステップ1】集計の目的を決める

漠然と集計をはじめると、迷路に迷い込むことが多いです(笑)

まず、何のために、どのようなデータを知りたいかなど、集計の目的を明確にしましょう。

たとえば、家計簿で考えてみましょう。

毎月どの程度の出費があるか知りたいなら、月の出費の合計金額がわかれば良いですね。

しかし、毎月の出費の内訳も知りたいなら、月単位かつ支出項目別の合計金額まで知る必要があります。

このように、同じ元データでも、目的が違えば集計の内容も変わりますね。

よって、まず集計目的をはっきりと明確化しましょう。

できれば、すぐに目的に立ち返ることができるように、明文化してすぐに確認できるようにしておくと良いですね。

【ステップ2】元データを準備する

次に、元データを準備します。

この元データは、何でも良いわけではなく、ピボットテーブルにできる表には複数条件があります。

ピボットテーブルにできる表の条件については、別記事で詳細を解説する予定です。

【ステップ3】ピボットテーブルを挿入

元データが用意できたら、次はピボットテーブルを挿入します。

こちらも基本的なピボットテーブルの操作方法は別記事で詳細を解説する予定です。

【ステップ4】任意の集計を実行

最後に、ステップ1の目的を達成できるように集計します。

こちらもステップ3と同様に別記事で詳細を解説する予定です。

さいごに

ピボットテーブルは、エクセルの機能の中でも本当に利用頻度が高く、実務への応用範囲も広いため、ぜひとも覚えてほしい機能のひとつです。

個人的には、関数・VBAと合わせてエクセルの「三種の神器」のひとつに数えています。

関数・VBAとうまく使い分けてピボットテーブルを活用できると、エクセルを使った作業をどんどん効率化できますよ!

今後、ピボットテーブルの具体的なテクニックを別記事でどんどん紹介していく予定のため、まだ使ったことがない方は、ぜひとも覚えていくと良いですね。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

私は、「エクセル関数で何でもできる!」と思っていて、ピボットテーブルを覚えることをだいぶ後回しにしていました。

しかし、上司がピボットテーブルでサクッと集計しているのを目の当たりにしてからピボットテーブルを本格的に覚えると、今まで意固地に関数にこだわっていた自分が愚かだったことを思い知りました・・・。

正直、瞬発的な集計でピボットテーブルの右に出る機能はないため、ぜひ皆さんも覚えてみてくださいね!

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森田貢士

会社員×エクセル専門家のパラレルワーカー。運営ブログは「Excelを制する者は人生を制す」「パラレルキャリアで生きていく。」など。著書は「すごい! 関数(秀和システム)」の他、エクセル本2冊をKindle出版(KDP)。現在は講師業やコンサル業などの独自サービスを絶賛チャレンジ中。 趣味は娘を愛でること、読書(主にビジネス書・漫画)、ラーメン食べ歩き。

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