BさんBさん

「働き方改革」ではやく仕事を終えたいのですが、どうやって生産性を上げられるのか、よくわからないです。。

森田森田

なるほど。確かに悩んでいる人多そうですね。
では、ひとつの解決策として、私が作成した工数削減ツールをご紹介しましょう!

おすすめな人

今回の工数削減ツールは、以下のような方におすすめです。

  • とにかく早く仕事を終えたい人
  • 工数削減しなきゃならないのに方法がわからない人
  • 自分の業務を棚卸したい人

「工数を削減しなきゃ!」と思っても検討がつかない・・・

最近は、どの企業も「働き方改革」によって、残業を抑制するように会社や上司から言われているビジネスパーソンも多いはず。

個人的には、今まで「時間」という物量で成果をなんとか出している企業が多い日本では良い風潮だと思います。(私もだいぶ昨年よりもだいぶ帰りやすくなりました)

ただし、単純に「働き方改革として、はやく帰りましょう」と言われて困っている人も多いです。

忙しい会社員

やるべきこと終わってないのに帰れないよ・・・。

困っている会社員

そもそもどうやって今の業務の工数を削減したらいいんだろ?

このように、重要性は認識しつつも、方法論がわからないと、どうしようもありません。

もしくは、思いついたままに場当たり的な解決策を講じる人もいますね。

適当会社員(男)

とりあえず、●の業務を■にすればいいじゃない?

など、その勘が当たれば良いですが、私の経験上うまくいかないことも多いです(笑)

よって、工数削減(=生産性向上)のための、おすすめの5ステップを紹介します。

工数削減に効果的な5ステップ

さっそくですが、こちらの5ステップとなります。

このステップはPDCAサイクルになっていますので、あとは1~5のステップをぐるぐると回していくと自ずと工数削減・生産性向上が図れますよ!

イメージ的には以下のとおりです。

それでは、各ステップの詳細を説明していきましょう。

【STEP1】現状を把握する

まずは、何事も現状がどうなっているかを把握することから始まります。

では、現状把握をどうするか?

私のおすすめは、すべての業務を棚卸することです。

具体的には、業務中に発生しているすべてのタスクを一覧化するということです。

そして、月や週などの期間を決めて、それぞれのタスクごとに発生頻度やかかった工数も記録します。

意外と思わぬタスクに時間を使っている場合がありますからね。

【STEP2】改善できそうなポイントにあたりをつける

STEP1で特定期間の全タスクが洗い出されている状態のため、ここから改善できそうな箇所にあたりをつけましょう。

まずは、単純に工数が多い順に改善できそうかどうかあたりをつけると良いですね。

【STEP3】「ECRSの原則」で改善する方法を決める

ここからが本番です。

具体的にどのように改善していくかについては、「ECRS(イクルス)の原則」というフレームワークがおすすめです。

「ECRSの原則」とは?

「ECRSの原則」の内容をJMACの解説記事から引用します。

ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものである。ECRSは、Eliminate(排除)、Combine(結合と分離)、Rearrange(入替えと代替)、Simplify(簡素化)の英語の頭文字を選択したものである。業務の改善においてECRSを適用すると、改善の効果が大きく、過剰や過小な改善も避けられ、さらに不要なトラブルも最小になることが知られている。

E→C→R→Sの順番で考えよう!

この「ECRSの原則」は左から右へ順番に検討していくと良いですね。

具体的には以下のとおりです。

STEP2であたりをつけたタスクをすべて「ECRSの原則」のいずれに該当して、具体的にどのような改善策を打つのか、すべてまとめておきましょう。

また、その際に改善効果も事前に見積もっておくことは必須です。(STEP5で必要)

もし、あらかじめ「月や週などで●時間の削減が必要」などの目標値が決まっている場合は、その改善効果のトータル時間が目標時間に達しているかも確認しておきましょう。

足りなければ、もっと改善できないか、全タスクを対象に「ECRSの原則」で検討すると良いですね。

【STEP4】STEP3で決めた内容を実行する

こちらは単純に、STEP3で決めたとおりに実行しましょう。

なお、実行する際は、きちんとどのタスクに何時間かかっているかも記録しておくと良いです。(STEP5に必要)

【STEP5】STEP4の結果、想定どおりか効果検証する

STEP4で決まった期間で実行できたら、最後に効果検証を行いましょう。

具体的には、STEP4で各タスクにかかった工数が、STEP3で見積もっていた改善効果と比べてどうだったか、比較します。

最初にトータル、次に各タスクの詳細を確認し、見積もりと大幅な乖離がある部分は、次回に向けてまた改善策を講じる必要がありますね。

あとは、当初に説明していたとおり、STEP1~STEP5をグルグルとPDCAサイクルを回していくのみです!

エクセル本著者による「工数削減ツール」で業務改善しよう!

上記の5ステップを実践していくことが重要なことはご理解いただけたと思います。

あとは、この5ステップを着実に実践していけばOKです。

ただし、なかなか具体的にすべてのステップを盛り込んだツールをつくるのは難しいという人もいるのではないでしょうか?

そんな方のために、この5ステップをすべて盛り込んだツールを、エクセル本著者である私、森田が作成しました!

値段は980円(税込)です。

ランチ代相当額で、あなたの工数削減に一役買ってくれますよ。

また、同様の機能を要するシートをつくるのに、あなたが時給3,000円なら20分程度で作成したことと同じです。

正直、現実的に忙しい中、自分で四苦八苦して20分程度でこのツールをつくることは難しいでしょう・・・。

それなら、私のツールを購入してすぐさま実務で使った方が、あなたのタスクの業務改善の実行スピードが格段に上がりますよ!

工数削減したいなら、ぜひ検討してみてください!

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

機能

詳細の機能の以下のとおりです。

シート構成

上記のとおりシートの内でブロックを分けています。

それぞれの詳細は以下のとおりです。

計測期間

こちらは、「①実績(As-Is)」を測定した期間を入力する欄となります。

A4セルが開始日、A6セルが終了日です。

業務一覧

こちらがタスクを入力する欄となります。

各見出しは以下のとおりです。

見出し名 入力形式 データの内容
No. 入力済 レコードのナンバー
タスクID 手入力 タスクごとの一意のコード
カテゴリ1 手入力 タスクのカテゴリ(大項目などで使うと良い)
カテゴリ2 手入力 タスクのカテゴリ(中項目などで使うと良い)
タスク 手入力 タスクの名称(わかりやすい名称が望しい)

タスクの種類がわかるようにカテゴリを設けておくと、カテゴリ単位で大枠の傾向を把握することが容易ですし、タスクの粒度をそろえることにも役立ちますよ。

また、タスクIDは識別できれば何でも良いですが、実績を集計する際に使うツールと一致していると、後々転記する際に楽チンですね。

①実績(As-Is)

こちらは、各タスクの実績を入力する欄となります。

各見出しは以下のとおりです。

見出し名 入力形式 データの内容
①発生回数 手入力 各タスクの期間内の発生回数
①工数/回 数式 各タスクの1回あたりの工数([h]:mm)
①総工数 手入力 各タスクの期間内の工数合計([h]:mm)
①構成比 数式 全タスクの総工数に占める各タスクの総工数の比率

先述のSTEP2は構成比を目安にすると、何のタスクを優先的に改善するか考えやすいですよ。

業務仕分け

こちらは、各タスクをどのように改善するか、その内容を入力する欄となります。

各見出しは以下のとおりです。

見出し名 入力形式 データの内容
仕分けフラグ プルダウン ECRSのいずれかを選択、対象外の場合は”-”を選択
詳細 手入力 具体的な改善内容

先述のSTEP3のとおり、E→C→R→Sの順番に改善できないかを考えましょう。

②削減見込み

こちらは、「業務仕分け」で入力した改善施策の削減効果を入力する欄となります。

各見出しは以下のとおりです。

見出し名 入力形式 データの内容
②発生回数 手入力 各タスクの削減回数
②工数/回 手入力 各タスクの1回あたりの工数に対する削減時間([h]:mm)
②総工数 数式 各タスクの期間内の総工数に対する削減時間([h]:mm)
②構成比 数式 全タスクの総削減時間に占める各タスクの総削減時間の比率

こちらは、削減効果を正の数値で入れることになるので、注意しましょう。

なお、EかCなら「②発生回数」、RかSなら「②工数/回」のみ入力となります。

③To-Be(①-②)

こちらは、「①実績(As-Is)」の値から「②削減見込み」の値の減算(引き算)した結果が表示される欄です。

各見出しは以下のとおりです。

見出し名 入力形式 データの内容
③発生回数 数式 各タスクの削減後の発生回数
③工数/回 数式 各タスクの削減後の1回あたりの工数([h]:mm)
③総工数 数式 各タスクの削減後の期間内の工数合計([h]:mm)
③構成比 数式 削減後の全タスクの総工数に占める各タスクの総工数の比率

期間合計

こちらは、「①実績(As-Is)」・「②削減見込み」・「③To-Be(①-②)」の各見出しの値を集計した値が表示される欄です。

唯一見出しが異なる点としては「削減率」です。

こちらは、「①実績(As-Is)」を100%として、何%の工数を削減できたかを比率で表したものですね。

「総工数」の実数での削減時間と併せて確認しておくと良いです。

【機能その1】工数・構成比・削減効果の自動集計機能(数式)

上記のシート構成の説明にも含まれていましたが、最小の入力工数となるように数式を活用しています。

また、「期間合計」で測定期間全体の結果も把握できます。

【機能その2】業務仕分けフラグ機能(入力規則)

「ECRSの原則」を活用できるようプルダウンを用意しています。

【機能その3】偶数行の自動塗りつぶし(条件付き書式)

データの区別がつきやすいよう、偶数行は自動的に塗りつぶしになります。

【機能その4】未入力部分を自動塗りつぶし(条件付き書式)

手入力する想定のセルは、未入力状態だと黄色に塗りつぶしとなるよう条件付き書式を組んでいます。

「タスクID」か「カテゴリ1」のいずれかを入力したレコードのみ未入力と判定される仕様です。

【機能その5】カテゴリの重複部分を自動でフォントカラー変更(条件付き書式)

「カテゴリ1」「カテゴリ2」は同じ値が入る可能性があるため、重複した場合は上から1番目のもの以外は薄いグレーのフォントカラーになるよう条件付き書式を組んでいます。

使い方

基本的な流れは先述の5ステップを踏まえて、工数削減ツールを使用していきます。

【前提】

工数削減ツールは測定期間ごとにブックを分ける

PDCAサイクルを回すためにも、測定期間ごとにブック名の頭に測定期間を入れておきましょう。

実績測定しておく

一番はじめのとっかかりとして、1か月や1週間などの期間を定め、全タスクの実施記録を残しておきましょう。

この記録の仕方はお手製のExcelワークシートでも、スマホアプリやWebサービスのデータをエクスポートするでも何でも良いです。

少なくとも、期間中の各タスクの発生回数とかかったトータルの時間は必須です。

おすすめは、1日の仕事の開始から仕事の終わりまでに発生することは仕事以外の休憩などもタスクとみなして計測することです。

そうすると、実際に生産的なことに使える本当の時間が把握できますよ。

【STEP1】現状を把握する

実績測定した内容をツールへ入力していきます。

上記のとおり「対象月」・「測定期間」・「業務一覧」・「①実績(As-Is)」のブロックを埋めていきましょう。

【STEP2】改善できそうなポイントにあたりをつける

「構成比」(I列)の比率が高いタスクが何かを把握しましょう。

大きい順ではなく、「5%以上」などのしきい値を設けて、それに該当するものはすべて改善対象とするのも良いですね。

ちなみに、ピボットテーブルで集計できる仕様にしていますので、集計結果を見て判断するというのもアリですよ。

【STEP3】「ECRSの原則」で改善する方法を決める

STEP2であたりをつけたタスクに対し、「業務仕分け」の「仕分けフラグ」(J列)でE→C→R→Sの順に検討し、決めた改善方法を「詳細」(K列)へ入力します。

結果は「③To-Be(①-②)」や「期間合計」の表示内容を確認しましょう。

ここで、削減目標があれば、その目標値に達成するまでSTEP2→STEP3を繰り返します。

なお、最初の測定期間のブック(以降、「ブック1」とします)への入力は以上です。

【STEP4】STEP3で決めた内容を実行する

STEP4はこのツールは使用しません。

事前準備と同じようにタスクの実施記録を残しましょう。

なお、測定期間の単位(●日、●週など)は揃えておくと比較しやすいですよ。

【STEP5】STEP4の結果、想定どおりか効果検証する

ここから新しい測定期間のブック(以降、「ブック2」とします)となります。

ブック2にとってのSTEP1まで終えたら、ブック1の「③To-Be(①-②)」とブック2の「①実績(As-Is)」を比較します。

これが効果検証になります。

改善を図った各タスクがブック1の値よりもブック2の値が小さければOK、そうでなければ再度STEP2・STEP3で改善を図る、ということを繰り返します。

ここでいう値は実数(総工数)を指しますので、ご注意ください。

なお、仮にタスク単位で改善効果があまりなくても、そのタスクの改善に固執するより、他のタスクを改善した方が効果的な場合もあるため、タスク全体を俯瞰して改善を図っていくと良いですね。

このように、この5ステップをとおしてPDCAサイクルをグルグルと回していくイメージです。

工数削減ツールを自分好みに機能追加したい方は

私はツール開発サービスも行っているため、機能追加を希望の場合はこのサービスをご活用くださいね。

たとえば、追加する機能の一例として、以下が挙げられます。

  • 任意の実績をまとめた表を工数削減ツールの実績へ自動貼り付けする機能
  • タスクIDの自動生成機能
  • カテゴリ別の集計機能
困っている会社員

こういった機能がほしい!

という方はお申し込みくださいね。

さいごに

工数を削減する方法に、ウルトラCや裏ワザ的なものはありません。

一見地道ですが、現状を把握して、改善の方法を模索し、実行して、検証して・・・、という試考錯誤の繰り返しが一番の近道です。

ぜひ、このツールを使って、あなたの業務の工数削減にご活用してみてくださいね!

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

森田森田

時間は本当に貴重なので、工数削減してやるべきことに集中できる状況をつくり出したいものですね。
がんばりましょう♪

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