年・月単位で自分の残業時間を能動的にコントロールしたい方向けのExcelテンプレート「残業時間管理ツール」

Bさん

いつも月末付近や年度末付近になると残業時間の上限に達していないか不安になるんですよね・・・。
何か良い方法ないですかね？？

森田

意外とあるあるなんですよね。私も経験あります（笑）

対策としては、36協定（労働基準法36条）などの上限や着地目標に対する残り時間を残期間で割戻し、日々どのくらいのペースで退勤すれば良いかを逆算することですね。

そのための一つの方法論として、私が作成した「残業時間管理ツール」がおすすめです！

こんなお悩みはありませんか？

• 月末・年度末になって残業時間の上限を超過しないか不安になってしまう。。
• 月末・年度末付近の営業日は本来やらなければならないことよりも、時間内に退勤することを優先してしまう。。
• 自分で日々の退勤時間を計画的にコントロールしたい！

こんなあなたに、この残業時間管理ツールはおすすめです。

そもそも、なぜ残業時間の上限に振り回されてしまうのか？

それはずばり、自分が残りどのくらい残業ができるかを把握していないからです。

把握していれば、自分の業務量をコントロールしたり、退勤時刻のペースを決めたり、いかようにでもコントロールできます。

お金もそうですよね？

予算の範囲内で日々のお買い物や支払いができる目処があるからこそ、安心してお金を使うことができます。

時間も同じです。

残りの予算（時間数）を把握するからこそ、安心して時間を使うことができるのです。

残業時間の上限に振り回されないために「逆算」しよう！

残りの時間数を把握が大事なことはわかったところで、次にすべきは残期間でどんなペースで過ごせば良いかを逆算することです。

たとえば、次のケースで考えてみましょう。

残りの就業日数で使うことができる残業時間は、25時間（上記1-2）ですね。

この時間を上記３の日数で除算すれば、1日平均2.5時間以内で退勤できれば、月の残業時間の着地目標を遵守できるわけです。

このように、逆算することで残りの期間で具体的にどの程度の時間を使えるかが明確になりますね。

この部分の逆算を自動化し、可視化するためのツールが、この残業時間管理ツールです。

本ツールで得られるメリット

• 自分の残業時間を記録し、日別・月別に集計できる
• 自分の月内の残業時間から、月末時点でどの程度の時間数で着地するかのシミュレートができる
• 自分の月間・年間の残業時間の着地目標を守るために、残期間をどんなペースで退勤すれば良いかがわかる
• 自分の月間・年間の残業時間の推移を可視化できる
• 牛丼1杯代程度で上記メリットを得られる
  ※同一機能を保有するツールを作成するのに、時給3,000円の方なら6分以上かかるなら絶対的にお得です。

本ツール作成者

当ブログの管理人でエクセル本著者である私、森田が作成しました。

私は本業でもバックオフィスの運用設計や業務改善に精通しており、エクセルの使用歴も10年超。

そんな私が作成したツールの詳細は以下のとおりです。

前提条件

本ツールは以下の想定で作成しています。

シート構成

本ツールのシート構成は以下のとおりです。

「年間サマリ」シート

各月の残業実績を集計するためのシートです。

このシートは、「各月の残業推移エリア」と「残期間の可能残業時間算出エリア」に分かれています。

各月の残業推移エリア

こちらのエリアは文字通り各月の残業実績が集計されます。

数値＋グラフで月の推移を確認することができます。

なお、それぞれの見出しは以下のとおりです。

残期間の可能残業時間算出エリア

こちらのエリアでは、残期間（年間）で何時間の残業が可能か算出されます。

それぞれの見出しは以下のとおりです。

「M月」シート

各月の個別の勤務実績を管理するためのシートです。

なお、「M」は”Month”の略です。

つまり、各月の個別のシートが4～3月の12ヶ月分あります。

これらの各シートは「入力エリア」と「集計エリア」に分かれています。

入力エリア

入力エリアは勤務実績を入力します。

なお、手入力が必要な項目は黄色に塗りつぶしのセルが対象です。（入力すると青字になります）

それぞれの見出しは以下のとおりです。

集計エリア

こちらのエリアでは、残期間（月間）で何時間の残業が可能か算出されます。

それぞれの見出しは以下のとおりです。

「祝日」シート

年度内の祝日を設定するためのシートです。

このシートに入力した日付に応じて「M月」シートの非就業日がセットされます。

ツール機能

詳細の機能の以下の6種類です。

【機能その1】日付・就業日設定機能（数式＋条件付き書式）

この機能は、「年間サマリ」シートのB1セルへ対象の事業年度となる西暦4ケタの数値を入力するだけで、「年間サマリ」シートおよび4～3月の各「M月」シートの日付が自動的に更新してくれます。

また、「M月」シートのそれぞれの日付が就業日か非就業日（土日祝）かも自動的に判別され、非就業の行はグレーへ塗りつぶしまでしてくれますよ！

なお、祝日については、あらかじめ「祝日」シートへ設定しておく必要があります。

【機能その2】実働時間の実績計算機能（数式）

この機能は、「M月」シートの各日付の出勤時刻・退勤時刻・無給休憩時間を入力すると、所定労働時間・時間外労働時間を自動的に計算してくれます。

また、年次有給休暇も取得フラグを立てていくことで月間の年次有給休暇取得日数を集計することが可能です。

なお、「年間サマリ」シートでは、各「M月」シートの残業・年次有給休暇取得日数の実績値が自動的に集計されます。

【機能その3】未来日の残業時間予測機能（数式）

この機能は、「M月」シートの入力エリアの入力前のレコードについては、実働時間の「予定」へ見込時間が自動的に反映してくれます。

なお、この時間は月内の就業日の平均値です。

【機能その4】残期間の可能残業時間自動計算機能（数式）

この機能は、「年間サマリ」シートでは年間の残りの月で何時間残業ができるか、「M月」シートでは月間の残りの日で何時間残業ができるかを自動的に計算してくれます。

【機能その5】残業時間の日・月のトレンドの見える化機能（グラフ）

この機能は、「年間サマリ」シートでは月の残業時間の推移を、「M月」シートでは日の残業時間の推移を、グラフを用いることで「見える化」します。

また、「M月」シートでは、予定部分もグラフへ表示されるため、より月末時点での着地見込みが視覚的に把握しやすくなります。

【機能その6】36協定超過有無の判定機能（数式）

この機能は、「年間サマリ」シートで集計した各月の残業時間をもとに、36協定の月の限度時間である45時間を超えた場合に”1”のフラグ立てをしてくれます。

また、年間の45時間を超過した月数および年間の残業時間の合計も集計します。

料金

牛丼1杯分相当額の324円（税込）です。

しかし、2019/3/31までの期間限定で108円（税込）で提供します！

この機会にぜひお試しください！

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

使い方

【STEP1】事前準備をする

まずは、「年間サマリ」シートのB1セルへ対象の事業年度となる西暦4ケタの数値を入力（①）します。

また、E19セル（残業時間の年間着地目標）をデフォルト値以外にしたい場合は変更（②）しましょう。

次に、「祝日」シートへ対象の事業年度の中で発生する祝日をすべて入力（③）します。

最後に、「M月」シートのC48セル（残業時間の月間着地目標）とC49セル（定時退勤時刻）のデフォルト値以外にしたい場合は変更（④）し、これにて事前準備が完了です。

【STEP2】日々の勤務実績を入力する

ここから日々の勤務実績を入力します。

該当月の「M月」シートの入力エリアの各項目を入力（⑤）します。

基本的には毎出勤日に都度入力していくイメージになりますね。

【参考】定期的に月末・年度末時点の着地見込み時間を確認しよう！

STEP2の入力を終えたら、定期的に現時点の月末・年度末時点の着地見込み時間を確認しましょう！

もし、ペース的に限度時間を超過してしまいそうな場合は、前もって対策を打つ必要があります。

• 今月に完了することがマストでないタスクを翌月に回す
• 他者へタスクを依頼する
• 限度時間を超過する見込みであることを上位者へ相談し、判断を仰ぐ

など、早めに対応することで月末・年度末のバタバタがなくなり、精神的なゆとりを持って仕事に取り組むことができますよ！

購入後のアフターサポートについて

購入後、上記記載の機能が使えないなどの不備が発生の際は、ご連絡いただければもちろん無料で不備解消を対応します。

その場合は、お手数ですが以下のコンタクトフォームからご連絡をお願いします。

ご連絡時、コンタクトフォームのメッセージ本文へ以下3点を記入してください。

なお、「不備」とはレイアウト崩れや、関数や条件付き書式の設定誤りなどの不完全な状態を指します。

購入後にテンプレートへ購入者さまが手を加えた結果生じた不具合や、新たに機能を追加してほしい、といった追加要望の対応はできかねますので、ご承知おき願います。

さいごに

残業時間の上限に振り回されると、月末や年度末の仕事の優先順位がおかしくなるため、しっかり能動的にコントロールすることが重要ですね。

「残業時間管理ツール」がその一助になれれば幸いですm(_ _)m

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

森田

このツールのほぼ原型を私も本業で使っています。

何気に会社員は残業時間を気にしながら仕事しないといけない煩わしさもありますが、ツールがあるとその煩わしさを軽減できるため、本当におすすめですね！