AさんAさん

フローチャートのラフを書き出せました!
あとは、エクセルで清書するのみです。
何か注意事項はありますか??

森田森田

いよいよエクセルで清書されるんですね!
その際、これからお伝えする7つのポイントを押さえていると、見やすいフローチャートを作成することができますよ!
それでは、順番に詳細を解説していきますね。

はじめに

本題に入る前に、この記事がおすすめな人を挙げてみます。

  • エクセルで見やすいフローチャートの作り方を知りたい人
  • 業務の全体像を視覚的に把握したい人
  • オペレーションの設計や業務改善を行なう機会がある人

ちなみに、フローチャートを作成する前の準備事項をまとめた記事を事前に読んでおくと、さらに理解が深まりますよ。
【Excelフローチャート作成①】エクセルで作り始める前に!フローチャートの設計に重要な6つのポイント

そもそも見やすいフローチャートとは?

エクセルでフローチャートを清書する前に意識しておいてほしいのが、そもそもどんなフローチャートが見やすいか、ということ。

まず、どちらのフローチャートが見やすいでしょうか?

率直にどちらが見やすいか、また見やすい(見にくい)と思った理由を考えながら、2つのフローチャートを見比べてみてください。

フローチャートA(以降A)

フローチャートB(以降B)

AとBのどちらが見やすいか?

いかがでしょうか?

おそらく、1,000人中999人はBの方が見やすい(Aが見にくい)と思ったはずです。

Aが見にくい理由

まず、Aが見にくいと思った理由から明らかにしていった方がわかりやすいですね。

見にくい点をAに書き込んだものが以下の内容です。

  1. 図形のサイズが揃っていない
  2. 図形の位置が揃っていない
  3. 図形の意味があいまい
  4. 線がずれている
  5. 「処理3」の位置に規則性がない(フローが終わるかもあいまい)

意外とフローチャートを書き慣れていない方は、意図せずとも、見にくいフローチャートを作成してしまっているものです。

Bが見やすい理由

簡単にいうと、Aの見にくいと思っていた部分は、すべて問題ないですね。

  1. 図形のサイズが揃っていない → 揃っている
  2. 図形の位置が揃っていない → 揃っている
  3. 図形の意味があいまい → 凡例で明確に説明
  4. 線がずれている → ずれていない
  5. 「処理3」の位置に規則性がない(フローが終わるかもあいまい) → 規則性あり(終了までも明確)

見やすいフローチャートの2大要素

つまり、上記をまとめると、見やすいフローチャートは次の2つの要素を満たしていると言えます。

  1. 図形や線の配置に規則性がある
  2. フローチャートのルールが明確

1は体裁の部分ですね。

細かい部分ではありますが、体裁部分をきちんとしていないと、肝心の中身がわかりにくくなってしまう要素となります。

つまりは、ノイズになってしまうということですね。

そして、2はフローチャートをどう読み解けば良いか、という中身の部分です。

こちらも第三者が見てわかるように明確なルールを明文化し、そのルールに則った内容にすればOKですね。

この2大要素を満たすために、本題の7つのポイントを押さえてフローチャートを作成していきましょう!

フローチャート作成の7つのポイント

では、実際にフローチャートをエクセルで書き起こす際の7つのポイントは以下のとおりです。

  1. セル幅を方眼紙のように調整する
  2. 表示モードを「ページレイアウト」にして作業する
  3. 図形の幅・図形同士の間隔は偶数セルにする
  4. 線はコネクタ接続する
  5. 記号(図形の種類)の意味は欄外にまとめておく
  6. 重要なところは色や線を変えて強調する
  7. 用途に応じてスイムレーンや時系列、作業コードなどのプラスアルファを加える

それでは、順番に解説していきますね!

動画解説もしてみました!

この7ポイントを動画でも解説してみましたので、動画の方が良い方はこちらをご視聴くださいね!

【POINT1】セル幅を方眼紙のように調整する

冒頭のフローチャートA・Bで見たように、セルの幅や位置を揃えておかないと見にくいですね。

そういった事態を避けるためには、セル幅を縮めてセルのマス目に沿って図形を配置すると揃えることが楽チンになります。

そのために、セルの縦横(行列)の幅を縮めて、方眼紙状にしてしまいましょう。

おすすめは20ピクセル程度。

この部分は特に決まりはないので、ご自身で作業しやすい幅にしてくださいね。

ちなみに調整する際は、上記のように列と行の交点をクリックするとワークシート全体を選択できるので、その状態で列と行それぞれの幅を一括で調整すると楽です。

SNSなどでExcel方眼紙が騒がれますが、今回のケースでは、図を作成することが主目的なのでまったく問題ないですよ(笑)

【POINT2】表示モードを「ページレイアウト」にして作業する

こちらは、フローチャートを最終的に印刷する可能性がある場合のみ対象となります。

エクセルは画面表示と印刷した際のテキストの幅にずれが生じるのが最大の欠点です。

よって、画面上では問題なくとも、いざ印刷してみると、図形の中のテキストが途中で文字切れを起こしていたなど、私もよく経験しています(笑)

その対策として、あらかじめブックの表示を「ページレイアウト」にしていると、限りなく印刷ページに近い状態で作業できますよ。

なお、「ページレイアウト」はワークシート下部のステータスバーの右側から表示モードを切り替えることが可能です。(以下参照)

これで、「印刷したら文字が切れた!」ということになりにくいです。

ただし、「ページレイアウト」も100%完璧ではないので、印刷する前に「印刷プレビュー」で確認は必須ですよ。

【POINT3】図形の幅・図形同士の間隔は偶数セルにする

こちらは、簡単に伝えると以下のイメージとなります。

フローチャートに組み込む図形は、縦横ともに必ず2の倍数のセル数にしましょう。

こうすることで、図形同士をつなぐ線はセルとセルの間を通ることになるため、線が曲がっていないかのチェックが簡単になります。

また、図形と図形の間のセル数も同じく2の倍数のセル数にしておきましょう。

こうすることで、フローチャート内で担当者や時系列、処理状況などに応じて、図形と図形の間に罫線を引きたい場合も、調整が楽チンになりますね。

【POINT4】線はコネクタ接続する

図形同士をつなぐ線をコネクタ接続しておくと、図形の移動をしても線がつながったままになるので手間が少なくなります。

また、コネクタ接続した線が水平・垂直にならない場合は、図形の位置がずれていることになるので、体裁を整えるための目安になります。

ちなみに、コネクタ接続されているかどうかは、図形と線のつなぎ目の色で判断してくださいね。

つなぎ目の色が「緑」ならコネクタ接続されています。(画像はExcel2016です。Excel2010は「赤」なので、エクセルのバージョンによって色が異なります)

そして、つなぎ目の色が「白」ならコネクタ接続されていません。

この状態で図形を移動させると、当然ながら線の位置や長さはそのままとなります。

【POINT5】記号(図形の種類)の意味は欄外にまとめておく

記号(図形の種類)を複数使う場合は、フローチャートの欄外に「凡例」などで明示しておくと、第三者にとってわかりやすいですね。

ちなみに、あまりにも記号の種類が増えてしまうと、読み方が煩雑になってしまうため、3~5種類程度に留めておくことをおすすめしておきます。

一般的に良く使われる種類の記号を表にまとめてみましたので、こちらをご参照ください。

なお、少なくとも最初の3種類を覚えれば個人的には十分だと思います。(私は実務ではこれくらいしか使っていません)

記号名 記号 図形メニューの該当場所
(リボン「挿入」タブ→「図形」)
意味
開始/終了 プロセスの最初と最後の手順に使用します。
処理 プロセス内の一般的な手順を表します。
ほとんどすべてのプロセスで最もよく使用される図形です。
判断 判断の結果が次の手順を示すようなポイントを示します。
複数の結果となる可能性もありますが、通常は、YES/NOの2つのみです。
書類 作業の結果として文書が作成される手順を表します。
データ 外部から情報を取得するか、情報を外部に渡すことを示します。
また、資料を表す図形としても使われ、入力/出力図形と呼ばれることもあります。
データベース 主に上記と同じ使い方をしますが、データベースとファイルを分けて図示したい場合に使います。
※ファイルは上記、データベースはこちらの図形を使用
サブプロセス 別の場所 (同じドキュメントの別のページなど) にサブプロセスとして定義される一連の手順に使用します。
図面が長すぎて複雑な場合に便利です。
ページ上参照 前後の手順がフローチャート上の他の場所にあることを示します。
この図形は、流れの追跡が困難になるような長いコネクタを使用する代わりとして、大きなフローチャートで特に役立ちます。
外部ページ参照 前後の手順がフローチャート外の場所にあることを示します。
この図形は、複数のフローチャートを行き来する場合に役立ちます。

もし、職場で使う記号が他に決まっている、あるいは記号の意味合いが異なるといった場合は、もちろん職場ルールを優先しましょう。

【POINT6】重要なところは色や線を変えて強調する

一般的にフローチャートをつくる際は、新たに作業プロセスを構築するか、既存の作業プロセスの見直しを行なう場合が多いかと思います。

そういったフローチャートの作成目的を達成する上で、読み手に対して、特に伝えたい部分は強調すべきです。

たとえば、次のような部分ですね。

  • 特に重要な手順
  • 見直しが必要な手順
  • 検討が必要な手順

該当の図形は、大きさや色を変えるなど、視覚的に強調すると読み手により伝わりやすくなりますよ!

たとえば、以下のようなイメージですね。

もちろん、あまり色を使いすぎると、逆にどこに重点を置いているかがわかりにくくなってしまうため、強調する表現は1~2種類程度に留めておきましょうね。

【POINT7】用途に応じてスイムレーンや時系列、作業コードなどのプラスアルファを加える

フローチャートの用途に応じてプラスアルファの要素を加えると、より図の持つ情報が整理されます。

個人的におすすめな3つのプラス要素をご紹介しておきます。

スイムレーン 横軸で部門や人をまたぐフローチャートを表すのに最適です。
私はシステム部分を明示する際にも活用しています。
時系列 縦軸で時系列を表して納期や作業タイミングを明示することに活用できます。
作業コード 各図形に規則性を持たせてコードを割り当て、別表などで処理効率や発生頻度などの管理に活用できます。

この3要素を加えたフローチャートは、以下のようなイメージですね。

いかがでしょうか?

手順を行なう担当者や担当部署が複数いる場合や、手順の時系列が分かれていると、より具体的な業務内容を図示できますね。

こちらも特に明確なルールはありませんので、上記要素の縦横の入れ替えや、上記以外の要素を工夫して加えるなども、もちろんOKです。

あくまでも、読み手がフローチャートから業務内容を正しく理解できるか、という目線でより良いフローチャートを作りこみましょう!

さいごに

今回解説してきた7つのポイントをフローチャート上にまとめると、以下のようなイメージになりますね。

これで、冒頭で解説した、見やすいフローチャートに必要な2大要素(1.図形や線の配置に規則性がある/2.フローチャートのルールが明確)を満たすことができることがわかりましたね。

フローチャートは、いざ作成するとなると、意外と自由度も高いため、なかなか上手に書き起こすことができる方は少ないです。

今回解説した7つのポイントをベースとして身につけることを先決とし、実務で試行錯誤を繰り返してください。

そして、慣れてきたら少しずつカスタマイズしていき、より見やすくて実用的なフローチャートの作成を心がけていきましょうね。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

本記事は当ブログの開設当初に書いた記事ですが、長らく当ブログのページの中でアクセスが1~2位にあるエース記事です。
しかし、4年近く更新せずに放ったらかしだったので、ようやくメンテナンスできました(笑)
公開時点から私が成長した部分を上乗せして大幅にリニューアルしたので、だいぶわかりやすくなったはず。
皆さんのお役に立てると嬉しいですね。

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