フローチャート画面

前回はフローチャートを実際にExcel(エクセル)で作成する前段階の準備に関して触れました。

Excel(エクセル)で見やすいフローチャートをつくる前にしておきたい5つの準備 | Excelを制する者は人生を制す ~No Excel No Life~

今回は、実際にExcel(エクセル)でフローチャートを作成する際に行うと良いことをまとめてみました。

Excel(エクセル)上でのフローチャート作成における7つの作法

  • セル幅を方眼紙のように調整する
  • 図形の幅は偶数がおすすめ
  • 線はコネクタ接続する
  • 表示モードを「ページレイアウト」にして作業する
  • 記入例は欄外にまとめておく
  • 重要なところは色や線を変えて強調する
  • 用途に応じてスイムレーンや時系列、作業コードなどのプラスアルファを加える

以上7つです。
順番に掘り下げていきます。

セル幅を方眼紙のように調整する

図形の調整を後々行いやすいようにセル幅を縦・横で方眼紙のようにしておくと作業がはかどります。

おすすめは20ピクセル程度。この部分は決まりはないので、ご自身で作業しやすい幅に微調整をしてみてください(・∀・)

セル幅調整

ちなみに調整する際は、上の図のように列と行の交点をクリックするとワークシート全体を選択できるので、その状態で列と行それぞれの幅を一括で調整すると楽です。

図形の幅を偶数にする

図形同士をまっすぐ線をつなげたり、フローチャート上に罫線を引いたりすることを想定すると、幅を偶数にしておくと何かと融通が利きます。

線はコネクタ接続する

コネクタで図形同士を接続すると、図形の移動をしても線がつながったままになるので手間が少なくなります。
また、コネクタ接続した線が水平・垂直にならない場合は、図形の位置がずれていることになるので、体裁を整えるための目安になります。

表示モードを「ページレイアウト」にして作業する

Excel(エクセル)は画面表示と印刷した際のテキストの幅にずれが生じますが、予め表示モードを「ページレイアウト」にしていると、限りなく印刷ページに近い状態で作業でき、「印刷したら文字が切れた!」ということになりにくいです。

ただし、100%保障されるわけではないので、印刷する前にページプレビューで確認は必須です。

記入例・記号の意味は欄外にまとめておく

記号の意味を予め明示しておくと、作成者以外にも図の意味合いを正しく伝えることが可能になります。

重要なところは大きさや色、線を変えて強調する

フローチャートも図の一種なので、視覚的に分かりやすいように重要なところ、注意事項などは図の大きさや色、または線の色や形を変えて強調するとよりわかりやすい図となります。

2~6番目のポイントを図にまとめたものが下の図となります。ご参考まで(^O^)

フローチャート作法

用途に応じてスイムレーンや時系列、作業コードなどのプラスアルファを加える

フローチャートの用途に応じてプラスアルファの要素を加えると、より図の持つ情報が整理されます。

個人的におすすめな3つの要素をご紹介しておきます。

  • スイムレーン:横軸で部門や人をまたぐフローチャートを表すのに最適です。
  • 時系列:縦軸で時系列を表して納期までに行わなければならない作業を表すことも可能です。
  • 作業コード:各図形に規則性を持たせてコードを割り当て、別表などで処理効率や発生頻度などの管理に活用できます。

こちらも特に決まりはないので、縦・横を入れ替えたり、その他の要素を工夫して加えて自分なりのフローチャートを作成してみてください。
参考までに図でもイメージをご紹介しておきます(^O^)

フローチャートプラスアルファ

まとめ

スポーツと同じく、Excel(エクセル)もある型を何度も反復するのが上達の近道です。

特にフローチャートは、自由度も高いため、ある程度基本とする型を身につけることを先決とし、少しずつカスタマイズしていくのがおすすめです。

まさに「守・破・離」ですね。Excel(エクセル)でフローチャートをどうつくればいいか迷っていた方のご参考になれば幸いです(・∀・)

次回は、フローチャートをExcel(エクセル)で手早く作成するためのテクニックについて解説していきたいと思います。

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