Office365のExcelで「ブックの共有」を設定する方法

Aさん

最近会社のエクセルのバージョンがOffice365に変わりましたが、「ブックの共有」がかけられません。。
以前はリボンの「校閲」タブの中にあったはずなんですが・・・。

森田

実はOffice365のExcelは「ブックの共有」が標準機能から外されています。
でも安心してください！

「Excelのオプション」の設定を変えれば、以前同様に「ブックの共有」機能を使用することが可能です。
では、具体的な方法を解説していきましょう！

解説動画：【ブックの共有】Microsoft365（旧Office365）のExcelブックを共有設定する方法

この記事の内容は下記の動画でも解説しています。

Office365のExcelはデフォルトでは「ブックの共有」機能がない！

もともと、Excelは複数人で同じブックを編集するための機能として、リボン「校閲」タブに「ブックの共有」というコマンドがありました。

しかし、Office365のExcelには上図のとおり「ブックの共有」がなくなっていますね。

その理由は、Office365のExcelでは、複数人が同じブックを編集するための機能として、新たに「共有」という機能を追加したためです。

実際、Office365はオンラインで活用するサービスであり、複数人での共同編集はオンライン上の共同編集が前提となっています。

従来の「ブックの共有」はローカルストレージや社内の共有フォルダなどのネットワークドライブでの共同編集機能が前提であったことを考えると、Excelのコンセプトが時代の変化に応じて変わっていることがうかがえますね。

しかし、私の勤め先の会社もそうですが、社内の情報セキュリティのルール的に、クラウドサービス利用のハードルが高い企業もまだまだ多いのではないでしょうか。

そのような企業で働くうえでは、従来の「ブックの共有」機能の方が環境的に適しているケースも多いことでしょう。

そんな方は、ぜひ以下の手順に沿って「ブックの共有」設定を行ってみてくださいね。

Office365 Excelの「ブックの共有」設定手順

以下の2ステップで設定します。

こちらは、一度設定してしまえば、以降はリボン内に常時「ブックの共有」コマンドが表示された状態になりますよ！

では、設定していきましょう。

【STEP1】リボン「ファイル」タブから「Excelのオプション」ダイアログを起動

まず、リボンの「ファイル」タブをクリック（①）し、その中の「オプション」をクリック（②）します。

「Excelのオプション」ダイアログが起動すればOKです。

【STEP2】「リボンのユーザー設定」で「ブックの共有（レガシ）」を追加

「Excelのオプション」ダイアログの「リボンのユーザー設定」をクリック（③）します。

「リボンのユーザー設定」画面に移ったら、［コマンドの選択］は「リボンにないコマンド」を選択（④）し、表示されたコマンドの一覧から「ブックの共有（レガシ）」を選択（⑤）します。

続いて、このコマンドをリボンのどこに表示させるかを指定しますが、すでに存在しているグループは指定できず、新たなグループを作成しなければなりません。

今回は、リボンの「校閲」タブの中に「新しいグループ」をつくり、ここに「ブックの共有（レガシ）」を表示させることにしました。

この場合、画面右側の「校閲」タブを選択した状態で「新しいグループ」ボタンをクリック（⑥）し、「追加」ボタンをクリック（⑦）します。

そして、画面右側に「新しいグループ」と「ブックの共有（レガシ）」が追加されたことを確認したうえで「OK」ボタンをクリック（⑧）して完了です。

森田

「ブックの共有（レガシ）」に限らず、リボン上にないコマンドを追加したい場合や、追加で表示したい場所を増やしたい場合は、上記ステップで追加しましょう！

リボンに「ブックの共有（レガシ）」が表示されていればOK！

ワークシート上にもどり、追加したグループに「ブックの共有（レガシ）」が表示されているかを確認しましょう。

今回は上図のとおり、リボン「校閲」タブの中に「ブックの共有（レガシ）」が表示されているのでOKですね。

「ブックの共有（レガシ）」機能の使い方

この「ブックの共有（レガシ）」の使い方は従来の変わりません。

「ブックの共有（レガシ）」をクリック（①）すると、「ブックの共有」ダイアログが表示されます。

そして、ダイアログ中の「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します。」のチェックを入れ（②）、「OK」ボタンをクリック（③）します。

すると、ポップアップで「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか？」という注意メッセージが表示されますので、「OK」ボタンをクリック（④）して完了です。

ブック名の右隣に”共有”と表示されていればブックが共有化されている！

ブックの上部のブック名の右隣に”共有”と表示されていれば、ブックが共有化された状態だとわかります。

共有状態を解除したい場合は「ブックの共有の解除」をクリック

ちなみに、ブックの共有を解除したい場合は、リボン「校閲」タブの中の「ブックの共有の解除」をクリックすれば解除できますよ。

さいごに

いかがでしたでしょうか？

「ブックの共有」は、組織で同じブックを編集する場合がある方は、なじみのある機能ですね。

もし、Office365のExcelでもブックの共有機能を使いたい方は、万が一に備えて上記の設定方法を覚えておきましょう。

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

Excelのバージョンアップに伴い、「あれ、この機能がない・・・！」となった際は、焦らず調べれば、デフォルト設定から消えてしまった旧機能も今回のように使えることが多いので、がんばって調べていきましょう。

あとは、新機能で代替できたり、より簡単にできるようになっていることもあるので、新機能の勉強も並行できると言うことなしですね。（私も勉強せねば・・・）