【データの入力規則】入力データの表記ゆれを防止できる「ドロップダウンリスト」の設定方法

Aさん

表に入力したデータを後で集計しようと思ったら、アルファベットの全角↔半角等の表記ゆれが出てしまいます。。
後から修正するのが大変なので、表記ゆれが出ないように対策できないですかね？

森田

そんな場合、「データの入力規則」という機能でドロップダウンリストを設定すると良いですよ！
では、詳細を解説していきますね。

セルを選択入力させたい場合は「ドロップダウンリスト」が有効

後からデータ集計/分析をするにあたり、表のデータは完全一致したものである必要があります。

なぜなら、「りんご」と「林檎」等、人間目線では同じ意味だと読み取れても、Excelは別データだと認識してしまうためです。
このように表記がゆれてしまうことを「表記ゆれ」と呼ぶ。

こうした表記ゆれがあると、後工程で集計結果が狂う、入力用の表にセットした数式がエラーになる等の影響が出てしまいます。

こんな場合、「データの入力規則」という機能を使い、ドロップダウンリストを設定することで表記ゆれを防止することがベターです。

ドロップダウンリストとは、セルの値を選択入力できる機能のことです。

具体的には、セル選択時に表示される「▼」ボタンをクリックすると表示されるリストを指します。

一例として、「商品コード」列に対してドロップダウンリストを設定したイメージが以下です。

このリストの選択肢から選んだものが、そのセルの値になります。

また、選択肢と同じ値を手入力することも可能ですが、選択肢以外の値を入力してしまった場合、原則的に以下のエラーメッセージが表示され、選択肢以外の値は制御されます。
設定を変えれば選択肢以外の値の入力も可能。

この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。

これにより、通常の手入力よりも入力データの表記ゆれを防止でき、かつ入力の手間も減らせます。

なお、ドロップダウンリストの設定セルを選択し、「Alt」+「↓」のショートカットキーを使えば、キーボード操作のみで選択入力が可能です。

ドロップダウンリストを設定したい場合は、以下の手順となります。

手順⑤は別表の「マスタ」を参照することをおすすめします。

マスタとは、管理対象のデータが一意（重複していない）にまとまった表のことです。

今回で言えば、商品情報をまとめた「商品マスタ」が該当します。

こうしたマスタを参照するようにしておくと、後から選択肢の内容を変更したい場合、参照中の表データを更新するだけでメンテナンスが済み、管理工数を削減できます。

ちゃんとしたマスタを用意するまでもない場合は、最低限ドロップダウンリストの選択肢を別表にまとめて参照すると良いでしょう。

「元の値」は、前述の通りマスタを参照することがセオリーですが、他のユーザーに変更させたくない場合は、定数（固定値）を設定することも可能です。

「元の値」の入力ルールは、数式のルールと異なるため、ご注意ください。

具体的な入力ルールは次の通りです。

ドロップダウンリストは「データの入力規則」の「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」にしましたが、「リスト」以外にも設定可能な種類が用意されています。

「リスト」以外はドロップダウンリストではなく、通常通りセルへ手入力しますが、設定した条件を満たさない場合は、エラーメッセージが表示される点は共通です（「すべての値」以外）。

「リスト」以外の入力値の種類を順番に解説していきましょう。

入力値の種類が「すべての値」は、文字通りすべての値の入力を許容します。

「データの入力規則」を設定する前の状態ですね。

こちらは、「データの入力規則」の「設定」タブで設定した内容のみを初期化したい場合に選択します。