Aさん 表のレコード数をカウントしたいのですが、いちいち範囲選択してステータスバーで確認するのは面倒です・・・。
自動で集計する方法はありますか？
森田 その場合は、関数の「COUNTA」を活用すると良いですよ！
では、COUNTAの使い方について解説していきますね。
解説動画：【数式/関数#8】集計表の作成に役立つワークシート関数4選
この記事の内容は下記の動画でも解説しています。
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はじめに
この記事は関数の概要とSUMの使い方を把握していることが前提です。
関数の概要とSUMの使い方については以下の記事をご参照ください。
はじめに この記事は数式の概要を把握していることが前提です。 参考記事 数式の概要の詳細は以下の記事をご参照ください。 関数とは 関数とは、数式の構成要素の1つであり、固有の計算/処理の機能がセットされた数式のことです。 …
はじめに この記事は関数の概要を把握していることが前提です。 参考記事 関数の概要については以下の記事をご参照 …
自動で表のレコード数をカウントする場合は「COUNTA」が有効
金額などの「合計」以外にも、元データとなる表が全部で何レコードあるか、「個数」をカウントしたいケースも実務では多いものです。
こんな場合、いちいち対象データを選択し、ステータスバーで個数をカウントしていませんか？
この方法はお手軽ですが、いちいち手作業が発生しますし、その集計結果をセル上に残す際はわざわざ転記しないといけません。
こんな場合、関数の「COUNTA」を使うことで、自動で対象データの個数を集計することが可能となります。
ちなみに、COUNTAは「カウントエー」と呼びます。
データの個数の集計結果をセル上に残す必要がある場合はCOUNTAを使用していきましょう。
COUNTAの構文
COUNTAの構文は以下の通りです。
=COUNTA(値1,[値2],…)
範囲内の、空白でないセルの個数を返します。
引数「値n」に指定できるデータ型は「数値」とありますが、カウントしたいセル範囲を指定しましょう。
指定したセルの値は文字列でもOKです。
[値2]以降は省略可能です。集計したいセル範囲が複数ある場合に指定しましょう。
COUNTAの使用結果イメージ
COUNTAで個数を集計したイメージは以下の通りです。
今回は「商品名」列の全データの個数をカウントしました。
COUNTAの数式の挿入手順
上記の結果を得るための手順は以下の通りです。
- 関数を挿入するセルを選択
- 「=cou」と入力
- サジェストから「COUNTA」を選択し、「Tab」キーで確定
- 集計したいセル範囲を選択
- 「Enter」キーで確定
手順①④で集計する範囲は空白セルのない入力必須の列（主キーの列など）を対象にすること。
手順②の際にIMEを半角英数モードにすること。
手順④は矢印キーでもマウスでもOK。
【注意】COUNTAでカウントされる「空白」もある
COUNTAは空白セルがカウント対象外ですが、例外としてカウントしてしまうタイプの空白もあります。
次の5つのケースをそれぞれCOUNTAで集計してみた結果は以下の通りです。
- 空白
- 数式上の空白（「=””」など）
- シングルクォーテーション有（’）
- スペース有
- 改行有
まとめると、セル上に何も値が入っていないタイプケース1（セル上に値が何もない空白）のみがカウント対象外となります。
それ以外の「パッと見の空白セル」はカウントしてしまいますので、ご注意ください。
サンプルファイルで練習しよう！
可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。
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ブックを開いたら、次の手順を実施してください。（今までの解説のまとめです）
- 関数を挿入するセルを選択
※今回はD22セル - 「=cou」と入力
- サジェストから「COUNTA」を選択し、「Tab」キーで確定
- 集計したいセル範囲を選択
※今回は「D2:D21」 - 「Enter」キーで確定
本記事の解説と同じ結果になればOKです！
さいごに
いかがでしたでしょうか？
COUNTAは複数のデータの個数を一瞬でカウントでき、実務でも使用頻度は高いです。
SUMと同様、集計を自動化/仕組み化する上でマストな関数のため、必ず覚えることをおすすめします。
なお、COUNTA以外にもExcelでのデータ集計の各種テクニックについて、拙著でも解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
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ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 COUNT系の関数は種類が豊富ですが、個人的にはこのCOUNTAと別記事で解説するCOUNTIFSの2種類を覚えれば十分と考えます。
また、他の関数と組み合わせるケースも多いので、まだ使えない方は、ぜひこの機会に覚えていきましょう！
