表から特定の商品のデータだけに絞り込みたいですが、Excelのどの機能を使えば良いですか?
その場合は「フィルター」を設定することで、表データから任意の条件に合致するレコードのみを表示することできますよ!
では、フィルターの使い方について解説していきますね。
解説動画:【テーブル以外】表の使い勝手を上げる初期設定2選+α
この記事の内容は下記の動画でも解説しています。
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表の中で任意の条件に合致するレコードのみ表示したい場合は「フィルター」が有効
表データから、特定の条件に合致するレコードを探すのを目検でやって苦労したことはありませんか?
「Ctrl」キーを押しながらクリックして地道に数えることもできますが、数え間違えや誤クリックなどが起きるとやり直しが必要ですし、データ量が多ければ多いほど工数がかかってしまいますね。
こんな場合、「フィルター」を設定することで、任意の条件を指定し、それに合致するレコードのみに絞り込むことが可能となります。
なお、フィルターの条件に合致しないレコードは非表示の状態になっているで、元のデータが損なわれることはありません。
特定の条件に合致するレコードだけ確認したい場合は、ぜひフィルターを設定していきましょう。
フィルターの設定手順
フィルターの設定手順は以下の通りです。
今回は「商品名」が「バナナ」を条件にフィルターを設定します。
- フィルターを設定したい見出し行を選択
- 「データ」タブをクリック
- 「フィルター」をクリック
- 条件にしたい列のフィルターボタン(▼)をクリック
- 任意の条件を設定
複数の列をそれぞれフィルター設定することも可能です。
フィルターは1つのシートで1箇所のみ設定可能です。
なお、上記制約についてテーブルは対象外となるため、1シートで複数のフィルターを扱いたい場合はテーブル機能を使いましょう。
フィルター条件の設定方法
上記手順5のフィルター条件の設定方法は大枠で3種類あります。
それぞれ順番に解説していきます。
【方法1】検索ボックス+チェックボックス
一番オーソドックスな方法です。
該当の条件のみチェックがONになった状態にしたら、「OK」をクリックします。
なお、検索ボックスは複数条件をまとめて指定する、あるいはスクロールが必要なほど選択肢のデータ数が多い場合に使うと良いですね。
検索ボックスで指定したキーワードに合致するデータのチェックがONになります。
チェックがONになった場合、以下のテキストフィルターの「指定の値と等しい」が設定されたという扱いになります。
【方法2】テキストフィルター/数値フィルター/日付フィルター
検索ボックス+チェックボックスよりも高度なフィルターの条件を設定ができる機能が以下の3種類です。
この3種類のフィルターは、列内のデータの種類に応じていずれかが表示される仕様です。
「指定の値と等しい」以外の条件でフィルターを設定したい場合に活用しましょう。
1列あたり最大で2種類の条件を複合することも可能です。
テキストフィルター
文字列データが含まれる列の場合は「テキストフィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。
- 指定の値に等しい
- 指定の値に等しくない
- 指定の値で始まる
- 次の値で始まらない
- 指定の値で終わる
- 次の値で終わらない
- 指定の値を含む
- 指定の値を含まない
数値フィルター
数値データの列の場合は「数値フィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。
- 指定の値に等しい
- 指定の値に等しくない
- 指定の値より大きい
- 指定の値以上
- 指定の値より小さい
- 指定の値以下
- 指定の範囲内
- トップテン
- 平均より上
- 平均より下
日付フィルター
日付データの列の場合は「日付フィルター」が表示されます。
このフィルターで指定できる条件は以下の通りです。
- 指定の値に等しい
- 指定の値より前
- 指定の値より後
- 指定の範囲内
- 明日
- 今日
- 昨日
- 来週
- 今週
- 先週
- 来月
- 今月
- 先月
- 来四半期
- 今四半期
- 前四半期
- 来年
- 今年
- 昨年
- 今年の初めから今日まで
- 期間内の全日付
【方法3】色フィルター
上記2種類は列内の各セルの「値」を対象にしたフィルターでしたが、「色」でもフィルターを設定することが可能です。
それが「色フィルター」です。
なお、セルの色(塗りつぶし)、フォントの色のどちらでも設定は可能ですが、1列あたり1種類の条件のみ設定可能です。
色フィルターは他のフィルター条件と同時に設定することも不可です。(色フィルターの条件のみで絞り込まれてしまう)
【注意】うまくフィルターが設定できない場合は
実務では、以下のようにフィルターがうまく設定できない場合があります。
- リボン「データ」タブの「フィルター」コマンドが活性化されない
- 意図しない行にフィルターが設定されてしまう
- フィルターの対象範囲に表の一部のレコードが含まれない
原因と対策は後日別記事でまとめる予定です。
【参考】フィルター条件をクリアするには
フィルター条件をクリアしたい場合は、すべての列か特定の列かで手順が変わります。
それぞれ以下の手順となります。
すべての列をクリア
- リボン「データ」タブをクリック
- 「クリア」をクリック
上記手順はフィルターが設定されたワークシートを表示している必要があります。
特定の列をクリア
- 該当の列のフィルターボタン(▼)をクリック
- 「“列名”からフィルターをクリア」をクリック
【参考】フィルター自体を解除するには
フィルター自体を解除したい場合は、以下の手順となります。
- リボン「データ」タブをクリック
- 「フィルター」をクリック
上記手順はフィルターが設定されたワークシートを表示している必要があります。
フィルターを解除すると、フィルター条件もクリアされます。
サンプルファイルで練習しよう!
可能であれば、以下のサンプルファイルをダウンロードして、実際に操作練習をしてみてください。
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ここまで準備ができたら、次の手順を実施してください。(今までの解説のまとめです)
- フィルターを設定したい見出し行を選択
- 「データ」タブをクリック
- 「フィルター」をクリック
- 条件にしたい列のフィルターボタン(▼)をクリック
※今回は「商品名」列 - 任意の条件を設定
※今回は「バナナ」のみチェックON
本記事の解説と同じ結果になればOKです!
さいごに
いかがでしたでしょうか?
フィルターは、表データを扱う上で利用頻度が高く、最低限身に着けるべき機能のひとつです。
つまり、表計算ソフトであるExcelにおいて、フィルターは必須スキルとも言えますね。
なお、フィルターを活用した各種テクニックは、私の拙著でも解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
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ご参考になれば幸いですm(_ _)m
フィルターは、ある程度感覚的に操作できてしまいます。
その分、思わぬところでつまずく場合があるため、本記事でしっかりと基本知識を学び直すと良いですね。