Aさん 前回の話で元データの表のポイントについて理解できました！
このポイントに沿ってデータをまとめていきますね。
その他、何か注意点などありますか？
森田 今後、さらに作業効率を高めていくなら、元データを「どう運用するか」というルールも大事になります。
今回、特に気を付けてほしい運用ルールを2つにまとめて解説していきますね。
解説動画：【前提知識#4】Excel作業の自動化に必要な運用ルール2選
この記事の内容は下記の動画でも解説しています。
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はじめに
この記事は元データ（テーブル）の概要を理解していることが前提です。
元データ（テーブル）の概要の詳細は以下の記事をご参照ください。
はじめに 本題に入る前に、この記事がおすすめな方を挙げてみます。 表を作成する際に悩むことがある方 データ集計 …
はじめに 本題に入る前に、この記事がおすすめな方を挙げてみます。 Excelでデータの集計/分析作業を行うこと …
【ルール1】データを蓄積する方法を定める
Excelの作業効率を高めるには、最終的に自動化が可能な運用ルールを定めておくことが大事です。
まず1つ目のルールは、同じ種類の元データ（テーブル）をどのように蓄積していくかです。
代表的なものは次の4種類ですね。
上記①~③は人がExcelの表へ直接入力してデータを蓄積し、④は別システムで蓄積したデータを定期的に出力する、といった運用となります。
この4種類は以下の条件を踏まえ、最適なものを選ぶと良いでしょう。
- データの入力先はExcelか別システムか
- （Excelへ入力の場合）同時に複数人で入力する必要があるか
- （Excelへ入力の場合）報告サイクルやデータ量等の関係によりデータを区切って管理した方が良いか
条件1を踏まえ、データの入力先によって、まずは①~③か、④かに分岐します。
①~③の場合、条件2・3を踏まえてさらに分岐すると良いです。
条件2・3に該当しないなら、複数データを集約せずに済む①にしましょう。
条件2に該当するなら、③がおすすめです。
理由は、②の場合はブックを共有化する必要があり、共有時にテーブル機能は使えないためです。
条件3のみに該当するなら、②でも③でも問題ありません。
なお、今回②~④は月別で分けていますが、他にも部署別で分ける等、目的に応じた切り口で分けると良いです。
そして、②~④の場合は最終的に1つの表へまとめる必要があるため、同じ形式の表にしておきましょう。
（④は別システム上で出力形式は統一されているはずですが）
ちなみに、③・④の場合の置き場所はローカルフォルダーか社内の共有フォルダーが前提です。
Teams等のオンライン上を置き場所にした場合、一時的な管理や同時編集には向いていますが、現時点では自動化の対象に設定するにはハードルが高い印象です。
【ルール2】データの名前に規則性を持たせる
2つ目のルールでは、どんな名前を付けるべきかです。
自動化対象のデータで何気に大事なのが「名前」です。
最終的に自動化するには、各種データの名前の付け方に規則性を持たせる必要があります。
一例として、Excelで扱う主要なデータ対象の4種類に対し月別で名前を付けたものが以下です。
このように、制御対象の各データの名前に規則性があると、対象データを判別しやすくなります。
これはExcelに限らず、RPA等の自動化ツールを活用する上でも共通する考え方なので、徹底してください。
なお、各データは、それぞれ名前に対して以下のような制約があります。
テーブル名
この名前の構文が正しくありません。
名前が次の規則を満たしていることをご確認ください：
-先頭が英文字、ひらがな、カタカナ、漢字、またはアンダースコア(_)である
-空白または無効な文字が含まれていない。
-ブック内の既存の名前と競合していない。
シート名
入力されたシートまたはグラフの名前が正しくありません。次の点を確認して修正してください。
- 入力文字が31文字以内であること。
- 次の使用できない文字が含まれていないこと：コロン(:)、円記号(\)、スラッシュ(/)、疑問符(?)、アスタリスク(*)、左角かっこ([)、右角かっこ(])
- 名前が空白でないこと
ファイル名、フォルダー名
ファイル名には次の文字は使えません：
\ / : * ? “ < > |
その他、各データの名付けに使わない方が無難なものとして、環境依存文字があります。
環境依存文字とは、文字を変換時、次のように「環境依存」と表示される文字のことです。
この文字を使った場合、対象のデータ名を取得する際に文字化けしてしまい、自動化できないケースがありますので、ご注意ください。
上記の制約も踏まえ、各データに対し、規則性のある名前を付けてください。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
2つの運用ルールは基本ではありますが、意識できているか否かで、後で自動化しようと思った時の難易度が変わります。
もし、現時点で意識できていなかった場合は、この機会にデータの運用ルールをぜひ見直してみてくださいね。
なお、元データの収集/整形に関する知識やテクニックは、私の拙著で体系的に解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 私自身、VBAで複数ブックを集約する際、なぜかエラーになってしまい、原因を突き止めたら、「₌」という環境依存文字を使われていたということがありました。。
このような不要なエラー解消作業に時間や労力を割かなくて済むように、本記事のルールをまずは知り、そして守っていくことをおすすめします。
