AさんAさん

フローチャートの作り方はだいぶわかりました!
しかし、たくさんの図形を使うのでけっこう大変ですね・・・。
何か良い方法はありませんかね?

森田森田

複数の図形を扱う際に便利なテクニックがあります!
これを知っているのと知らないのでは段違いに作業効率が変わりますよー!
今回は5つのテクニックを順番に解説していきますね。

はじめに

本題に入る前に、この記事がおすすめな人を挙げてみます。

  • エクセルでフローチャートをつくりたい人
  • エクセルの作業効率を上げたい人
  • エクセルに限らずOfficeアプリケーションで図形を扱う機会がある人

そもそも「フローチャートをどう作った方が良いか」の前提はこちらの記事にまとめています。
まだ読んでない方は、こちらを読んでから本記事を読むことをおすすめします。
【Excelフローチャート作成②】エクセルで見やすく清書するために重要な7つのポイント

フローチャート作成の作業効率をアップしてくれるテクニック5選

いきなり本題ですが、次の5つのテクニックです。

  1. 図形はコピー&ペーストで使い回す
  2. 図形の移動は[Alt]キーを押しながら行う
  3. 違う図形を作成する際は「図形の変更」を使用する
  4. 「オブジェクトの選択」で複数の図形を選択する
  5. 「配置」で複数の図形をまとめてそろえる

1~3は単独の図形、4・5は複数まとめて図形を操作する際のテクニックですね。

では、それぞれの詳細を見ていきましょう。

【テクニック1】図形はコピー&ペーストで使い回す

まず、こちらは大前提です。

図形ごとに塗りつぶしや線、効果などの書式やテキストデータを設定するのは面倒ですよね?

ひとつ基本となる図形の各種設定を終えたら、コピペして使い回すことが効果的です。

コピペする際は、ショートカットキーの[Ctrl]+C(コピー)→[Ctrl]+V(ペースト)でも良いですが、図形の場合はマウスのショートカットキーを使った方が早いですよ。

やり方は簡単です。

[Ctrl]キーを押しながら図形をドラッグ(マウスの左クリックを押したまま)し、好きな場所にドロップする(マウスの左クリックを離す)だけです。

左手で[Ctrl]キー、右手でマウス操作を行うとかなり効率的に作業できますよ!

【テクニック2】図形の移動は[Alt]キーを押しながら行う

フローチャートに限らず、図形を用いる際は、各種図形が縦・横にきちんと整列されていると見栄えが良く、内容も分かりやすくなります。

その整列は後でまとめてやっても良いですが、先の【テクニック1】にひと工夫加えるだけで簡単にできちゃいますよ!

そのひと工夫とは、[Alt]キーを押しながら図形を移動させることです。

そうすると、ワークシートのセルの区切り・枠線にピタッと吸い付きますので、整列が楽チンにできちゃいますよ。

私は、【テクニック1】と【テクニック2】を複合的に使うので、左手の小指で[Ctrl]キー、人差し指で[Alt]キーを同時に押しながら、図形の複製&配置ぞろえをしちゃいますね。

なお、こちらの記事の【POINT3】でも解説したとおり、あらかじめ図形の縦幅・横幅を偶数セルの幅に合わせておくと、整列のズレを発見しやすいのでおすすめです。

【テクニック3】違う図形を作成する際は「図形の変更」を使用する

こちらの記事の【POINT5】でも解説したとおり、フローチャートではさまざまな記号を用いて業務プロセスやプログラムなどの流れを示した方がより分かりやすいですね。

よって、基本の図形の書式は同じだけど、図形の形だけ変更したい場合に有効なテクニックになります。

基本的なやり方としては、【テクニック1】で大元の図形をコピペしたあとに、書式設定を残したまま図形の形だけを変える「図形の変更」を行えばOKです。

  1. 変更したい図形を選択
  2. 「描画ツール」タブをクリック
  3. 「図形の編集」→「図形の変更」

あとは任意で希望の図形を選択するだけです!

【テクニック4】「オブジェクトの選択」で複数の図形を選択する

こちらは、複数の図形の位置をまとめて変更する場合や、第三者の作成したフローチャートを整える際におすすめなのが、「オブジェクトの選択」という機能を活用することです。

この機能は、PowerPointのように複数の図形を自由に選択状態にできて、図形を操作するのに非常に便利なのですが、エクセルではなぜか階層深いところ(「ホーム」タブ→「検索と選択」→「オブジェクトの選択」)に配置されていて使い勝手がいまいちです。

そこで、常時リボンの上にあるクイックアクセスツールバーへ「オブジェクトの選択」を設置することをおすすめします。

クイックアクセスツールバーへ「オブジェクトの操作」を設置する方法

【STEP1】リボン「ファイル」タブの「オプション」をクリック

まずはリボンの「ファイル」タブをクリック(①)し、メニュー中にある「オプション」をクリック(②)しましょう。

【STEP2】クイックアクセスツールバーへ「オブジェクトの選択」メニューを追加

「Excelのオプション」ダイアログが表示されます。

メニュー中の「クイックアクセスツールバー」をクリック(③)し、[コマンドの選択]は「ホームタブ」を選択(④)します。

続いて、メニューの一覧から「オブジェクトの選択」を選択(⑤)し、「追加」ボタンをクリック(⑥)すると、右側のクイックアクセスツールバー側のメニューに「オブジェクトの選択」が追加されますよ。

ここまで確認した上で、最後に「OK」をクリック(⑦)で「Excelのオプション」ダイアログ画面を閉じると、設定完了です。

「オブジェクトの操作」機能の使い方

リボンの左上のクイックアクセスツールバーに「オブジェクトの操作」機能を示す矢印のマークが追加されました。

「オブジェクトの操作」のボタンをクリック(①)すると、マウスカーソルがPowerPointのようにオブジェクト操作状態に変わります。

あとは、操作したい図形がすべて選択範囲に入るように囲む(②)と、その範囲内のすべての図形が選択状態(③)になります。

この状態にすると、複数の図形の移動や削除、書式変更などの作業をいっぺんに行なうことができるので、非常に効率的ですね!

【テクニック5】「配置」で複数の図形をまとめてそろえる

【テクニック4】と併せて活用すると良いですが、「配置」機能も複数の図形の配置をまとめてそろえたい場合に有効です。

使い方は以下のとおり。

まずは、配置そろえや整列したい図形を選択(①)した状態で、「描画ツール」タブをクリック(②)します。

続いて、「配置」をクリック(③)し、あとは任意のメニューを選択(④)すれば、簡単に複数の図形の配置をそろえることや、整列させることができちゃいますよ!

ちなみに、こちらはPowerPointでも非常に有効なテクニックです。

さいごに

フローチャートは図形の集合体ですから、図形の操作を効率化するテクニックを複数駆使すると、びっくりするくらい生産性が上がりますよ!

まずは、使っていなかったテクニックを1つずつ順番に使ってみて、慣れてきたら増やしていくと良いですね。

練習にかける時間よりも、使いこなしてからの短縮できる時間の方が圧倒的に大きいはずなので、がんばって使いこなせるようになりましょう!

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

私も実務で短期間に複数のフローチャートをつくらなければならないことがあり、上記のテクニックを駆使してなんとかやり終えることができました(汗)
追い詰められると、より効率的な作業方法がないかを考える良いきっかけになるので、適度に現状のスキルのままでは立ちいかないケースに遭遇することも成長には必要なことかもしれませんね。

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