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皆さんフローチャートつくってますか?
仕事柄フローチャートをExcel(エクセル)でつくっている方も多いはず。

私も業務のプロセスを視覚化するために作成することがしばしばあります。
これをすることで、関係者に共有しやすくなりますし、業務の問題点も発見しやすいので。

今回はそんなフローチャートをExcel(エクセル)で作成する前に準備しておいた方がよいことをまとめてみました。

フローチャートとは?

フローチャート (flowchart) は流れ図または流れ作業図のことで、各ステップを様々な形の箱で表し、それらの間を実線または矢印で繋いで流れを表すことで、アルゴリズムやプロセスを表現する。この図式的知識表現で、与えられた問題の段階的解法を示すことができる。データフロー図と対比すると、フローチャートでは一般にデータの流れを表すことはなく、操作を順に示すことでデータの流れを暗示する。フローチャートは様々な分野の工程の解析・設計・文書化・管理に用いられる[1]。作業の流れにそって作られていることから「フォローチャート」と呼ばれることもあるが、これは和製英語である。

フローチャート – Wikipedia

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↑このような図をフローチャートといいます。

フローチャートをExcel(エクセル)で作成する前にしておきたい5つの準備

  • 網羅しておきたい範囲を決める
  • 記号の意味を決めておく
  • 判断基準を決めておく
  • 1つ1つの粒度をそろえる
  • 紙に書き出す

以上の5つです。
順番に掘り下げていきます。

網羅しておきたい範囲を決める

フローチャートで書き表したい範囲を決めておきます。

例えば、関係者をどこまで含めるか、業務範囲をどこまで含めるか、などですね。

この部分によって、フローチャートの規模が決まりますので、フローチャートを使う用途に応じて考えてみましょう。

記号の意味を決めておく

フローチャートは記号ごとに意味を持たせることで、より視覚的に情報を正しく伝えやすくなります。

日本では日本工業規格(JIS)などで記号ごとの意味が決まっていますが、厳密に遵守する必要はありませんので、自分あるいは組織としてわかりやすいものをあらかじめ決めておけば良いと思います。
(下記記号の意味の参照リンク)


ちなみにExcel(エクセル)のオートシェイプの中に「フローチャート」というカテゴリがあって、マウスでカーソルを合わせると記号の意味も表示されますので、こちらを参考に決めるのもアリですね。

Excelフローチャート意味

Excel2010での操作:「挿入」タブ→図形

判断基準を決めておく

判断基準はフローチャート上で分岐するポイントになります。

基本的に業務プロセスでもプログラミングでも一本道のものは極希だと思いますので、この分岐点はなんなのかを意識しておくとフローチャートに抜け漏れが生じにくくなります。

1つ1つの粒度をそろえる

フローチャートを構成する1つ1つの図の粒度、つまり細かさ・粗さをそろえるように意識すると図として分かりやすくなります。

言い換えると最小単位をそろえるといった感覚でしょうか。

紙に書き出す

この点がもっとも大事だと思います。
フローチャートはいきなり完璧なものを作成するのは困難です。

いきなりExcel(エクセル)で作成するよりも、粗いながらも全体感を手早く書き出せる手書きでフローチャートのたたきを書き出しましょう。

コツは、前述の4点を考慮しながら、完璧なものを作成しようと構えず、リラックスしながら紙に書き出すことです。

ちなみに通常のフローチャートであればA4用紙、大きめのフローチャートであればA3用紙を使うのが良いと思います。

一旦書き出したら、フローチャートを見直して過不足を修正し、その上でExcel(エクセル)に清書するという流れです。

チームでフローチャートを書き起こす場合は、付箋を使って付箋1枚に対して1つの記号を書き出して順番や粒度をディスカッション形式で検討しながら作成するのも有効ですね(・∀・)

まとめ

フローチャートは事前準備をしておくと結果的に完成までの効率も良いですし、出来上りのクオリティも良いものとなります。

そうすると、より自分やチームの業務プロセスの設計や把握、改善に役立つ可能性が高くなります。

業務設計や現状把握、問題解決でお困りな方の参考になれば幸いです(・∀・)

次回はこの準備したものをExcel(エクセル)で作成する際のポイントについて解説していきたいと思います。

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