関数の計算ミスのチェックに有効な機能4選

関数の計算ミスのチェックに有効な機能4選

皆さんExcelを使っていてワークシート内の多くのセルに関数が入っていると各関数が正しく、かつ抜け漏れなく組み込まれているか不安になりませんか?

私は、特に他者が作成したもので複数シートをまたいで関数がガチガチに組まれたExcelブックを使う場合は、けっこう神経を使います(^^;)

特に収支試算関係など、お金が絡む仕事は関数の狂いで計算結果が責任問題になりかねないですしね。

そんな中、最近読んだ「外資系投資銀行のエクセル仕事術」という本で、金融のプロ達が実際に関数のミスがないかチェックするために使用している機能を紹介していて参考になったので、私の普段活用しているものも含めて4つに絞ってシェアしていきたいと思います。

関数の計算ミスのチェックに有効な機能4選とは?

実際計算ミスを起こすのは関数の引数が誤っている場合がほとんどなので、引数のチェックが非常に重要です。
(そもそも関数自体が誤っているなら関数エラーになっているので一目瞭然)

その観点で絞ったのが、この4つの機能です。

  • F2
  • 参照元のトレース
  • 参照先のトレース
  • [Ctrl]+[「]

それぞれ使い方や使いどころを含めてより詳しくみていきましょう。

1. F2

関数チェック①

一番手軽に関数の引数をチェックする方法です。

チェックしたい関数(数式)が入っているセルを選択した上で[F2]キーを押します。

すると、その関数の引数が上図のように色付きで確認することができます。

引数のセルの色と、アクティブセル(関数の入っているセル)の数式の引数部分の色がいっしょになっているのでパッと見でわかりやすいですね。

ただし、注意点としては、以下2点が挙げられます。

  • 引数のセルが離れているとワークシート内を探し回らなければならない
  • 引数のセルが別シート・別ブックは引数のセルが確認できない

上記を踏まえると、同一シート内のみが引数になっている関数チェックに使用する機能といえますね。

ちなみに同一シートでも引数のセル同士が離れている場合は、次に紹介する参照元・参照先のトレースを使用すると良いですよ(*^^*)

2. 参照元のトレース

そもそも「参照元」と「参照先」はややこしいですが、「参照元」は選択中のセルに影響を与えているセルのことを指します。

つまり、「参照元のトレース」は選択中の関数の引数をチェックしたいときに使うもの、だと覚えてもらえば良いですね。
(実際に迷ったら「参照元のトレース」のメニュー部分にマウスカーソルを合わせてもらえば説明書き出ますので、それだけでも覚えてもらえばOK)

では、「参照元のトレース」の使用方法から説明します。

関数チェック②

以下の3ステップです。

  1. 該当セルをクリック
  2. 「数式」タブをクリック
  3. 「参照元のトレース」をクリック

ちなみにショートカットキーとなる[Alt]→[M]→[P]でもOKです。

関数チェック③

実際にこの機能を使うと上図のように、選択セルに向かって引数となるセルから矢印が引かれます。

視覚的にわかりやすいですね。

ただし、注意点としては、以下3点が挙げられます。

  • チェックしたいセルが複数ある場合、まとめてトレース矢印を出すことができない(ひとつひとつ上記手順が必要)
  • トレース矢印は削除しない限り残ったまま(トレース矢印の削除方法は当記事の下部に明記)
  • 引数(参照元)のセルが別シート・別ブックは矢印で引数のセルを確認するこができない

上記を踏まえると、F2と同様に、基本的には同一シート内のみが引数になっている関数チェックに使用すると良いですね。

3. 参照先のトレース

「参照先」は選択中のセルが影響を与えている他のセルのことを指します。

つまり、「参照先のトレース」は選択中のセルを引数として関数を組んでいる他のセルをチェックしたいときに使うもの、だと覚えてもらえば良いですね。
(実際に迷ったら「参照先のトレース」のメニュー部分にマウスカーソルを合わせてもらえば説明書き出ますので、それだけでも覚えてもらえばOK)

では、「参照先のトレース」の使用方法から説明します。

関数チェック④

以下の3ステップです。

  1. 該当セルをクリック
  2. 「数式」タブをクリック
  3. 「参照先のトレース」をクリック

ちなみにショートカットキーとなる[Alt]→[M]→[D]でもOKです。

関数チェック⑤

実際にこの機能を使うと上図のように、選択セルから参照先セル(選択セルを引数としているセル)に向かって矢印が引かれます。

参照先が別シート・ブックにある場合は上図のような表示となります。

注意点は「参照元のトレース」と同じですね。
トレース機能は2つ合わせて覚えてしまいましょう。

【参考】トレース矢印の削除

関数チェック⑥

  1. 該当セルをクリック
  2. 「数式」タブをクリック
  3. 「トレース矢印の削除」をクリック

ちなみにショートカットキーとなる[Alt]→[M]→[A]→[A]でもOKです。

このトレース矢印とは、「参照元のトレース」でも「参照先のトレース」のどちらの矢印もOKです。

「参照元のトレース」でも「参照先のトレース」と異なり、1.の手順で複数セルを選択すれば、複数のトレース矢印をまとめて削除できます。

4. [Ctrl]+[「]

このショートカットキーは、使う用途はF2キーと似ていますが、選択中のセルから引数となっているセルへジャンプして選択状態にします。

関数チェック⑦

使い方はシンプルです。

  1. 該当セルをクリック
  2. [Ctrl]+[「]

関数チェック⑧

引数となっているセルへジャンプして選択状態にしてくれます。

ちなみにこの機能は同一シートはもちろん、別シート・ブックでも問題なくジャンプします。

上記3機能は同一シートのみに特化しているため、別シート・ブックが引数となっている場合は、この機能を使ってチェックすると良いですね(*^^*)

ただし、注意点としては、引数が同一シートのセルと別シート・ブックのセルが混在となっている場合は、同一シート内のセルのみが選択されます。

そもそも、このような複雑な関数の構成としないようにしておくと良いですね。

まとめ

F2以外の機能を活用している方はあまり多くはありません。

目検だけでチェックは精度的にも厳しいですし、何より時間がかかるので全部チェックしきるのは至難の技ではありません。

外資系投資銀行のエクセル仕事術」でも提言されているように、そもそもワークシート上のルール(手入力のセルと関数のセルの文字色を変えるなど)をチームで定めて徹底すると、よりチェックの工数を減らして精度を上げることができると思います。

もっと勉強したい方は、ぜひ本書も見てみてください。

ご参考になれば幸いです(*^^*)