Aさん 特に後から使うわけでなく、気になったベースで「合計」や「個数」などを集計したい際、数式をいちいち組むのが面倒です。
もっとインスタントに行う方法はありますか？
森田 その場合は、ステータスバーの「オートカルク」という機能を活用すると良いですよ！
では、オートカルクの使い方について解説していきますね。
その場限りの集計を行う場合は「オートカルク」が有効
定期的に必要な数字ではないものの、「このデータの合計は？」、「何レコードある？」などと気になって集計する、あるいは上司や同僚から瞬間的に質問されることはありませんか？
これをいちいち数式を組んで集計するのは若干面倒ですし、ちまちまと電卓で計算していくことはナンセンスです。
こんな場合、ステータスバーの「オートカルク」機能を使うことで、圧倒的なほどスピーディーに集計することが可能となります。
しかも、集計対象のデータとなるセル範囲を選択するのみと、操作が非常に簡単です。
よって、その場限りの集計を行う場合はオートカルクを使用していきましょう。
オートカルクの使用手順
オートカルクの使用手順は以下の通りです。
今回はG2~G51セルの範囲を対象に集計します。
- 起点のセルを選択
- 「Ctrl」+「Shift」+「↓」
今回の手順②は、下方向へ範囲選択するため「↓」キーを使っていましたが、別方向になる場合は起点セル→終点セルの方向に該当する矢印キーに変えてください。
手順①②はマウスのドラッグ操作でも良いです。（ただし、上記手順の方が速いです）
オートカルクは2セル以上を選択した場合にステータスバーへ集計結果が表示されます。
【参考】Excel2016以降のバージョンなら集計結果のコピーが可能
ちなみに、Excelのバージョンが2016以降、もしくはMicrosoft365に限り、ステータスバー上の集計結果をコピー可能です。
セル上などに集計結果を記録したい場合は活用すると良いでしょう。
他バージョンの場合でセル上へ集計結果を残したいなら、一時的な集計でも数式を使いましょう。
該当のバージョンの詳細を知りたい場合は公式情報もご参照ください。
オートカルクの集計の種類を変更する方法
オートカルクでの集計は、デフォルトの設定が「平均」、「データの個数」、「合計」の3種類です。
もし、この種類を変更したい場合は、以下の手順となります。
- ステータスバー上で右クリック
- 任意の集計のチェックをON/OFF切り替え
なお、集計の種類でON/OFFを設定できるものは以下の6種類です。
- 平均
- データの個数
- 数値の個数
- 最小値
- 最大値
- 合計
上記でONに設定しても、範囲選択したデータ内に数値のセルが含まれない場合、「データの個数」以外は集計結果がステータスバーに表示されませんのでご注意ください。
【注意】オートカルクでの集計は可視セルのみが対象
オートカルクでの集計結果と、数式の集計結果が異なるケースがあります。
その原因は、オートカルクの集計の仕様として、「可視セル」のみが集計対象のためです。
可視セルとは、非表示になっていないセルのことです。（=表示中のセル）
この仕様を理解の上でオートカルクを活用しましょう。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
ステータスバーのオートカルクは、最も手軽な集計方法であり、Excelで最低限身に着けるべき機能のひとつです。
その場限りの集計で十分なら、ぜひオートカルクでスピーディーに対処しましょう。
なお、オートカルク以外も含めたExcelでのデータ集計の各種テクニックについて、拙著では体系的に解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
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ご参考になれば幸いですm(_ _)m
森田 オートカルクはExcel2007以降に登場し、より手軽に集計できるようになりましたね。
ただし、定期的に集計が必要なケースや、複数のセル範囲を同時に集計したい場合など、数式の方が明らかに便利です。
ケースに応じてオートカルクと数式などの各種機能を使い分けることをおすすめします。
