先日、こんな記事を拝見しました。
（2/7）記者の眼 – 「Excel方眼紙」の何が悪い？：ITpro
一見すると便利に見えるExcel方眼紙ですが、「やってはいけない悪弊」「絶対にやめてくれ」といった激しい批判もあります。2013年5月に「日経ウーマンオンライン」がこのテクニックを紹介したところ、ネット上で“炎上”ともいえる騒ぎになりました。
批判の理由は、「表計算ソフトのExcelを、文書作成やレイアウトの道具に使うのはおかしい」という単純なレベルのものではありません。Excel方眼紙は、「ITによる業務効率化や生産性向上に、大きな弊害をもたらす」というのです。
私自身、仕事上文書作成を行なう際、通称「Excel方眼紙」と呼ばれるテクニックを用いて作成することがありますので、バッドノウハウという批判を受けていることはちょっと意外でした。
この機会に、本当にバッドノウハウなのかゼロベースで考えてみました。
そもそも「Excel方眼紙」とは？
Excel方眼紙とは、Microsoft Excelに代表される、セル結合機能を有した表計算ソフトで、場合によっては縦横同幅程度の狭幅に設定したセルを方眼紙に見立て（狭義の「Excel方眼紙」）、セル結合機能と必要に応じ罫線機能を駆使し、ワードプロセッサ・DTPソフト代わりとして文書作成に用いる、日本独特のビジネス文書作成習慣を揶揄する言葉（広義の「Excel方眼紙」）である。
尚、Excel方眼紙を用いた文書作成に当たっては、必要が無い限り表計算ソフトの計算機能すら使用せず、傍らの電卓で計算した値を入力すると云った、表計算ソフトを冒涜する行為も珍しく無い。
▼日経PCオンラインでもテクニックのひとつとして「Excel方眼紙」を紹介されています。
Excelの技：すべてのセルを正方形にして方眼紙のように！《脱初心者Excelの便利技》
「Excel方眼紙」の批判されているポイント
- 後からレイアウトを直すのが大変（特に作成者と使用者が異なる場合）
- セルが結合されていたり、順不同のため並べ替え／検索／抽出といった基本的なデータ整理・分析にも支障をきたす
- 表計算ソフトの利点が活かすことができず、システムとの連携がとれなくなる
- プリンター環境違いによる改行改ページ印刷出力の乱れの可能性
- 別のワークシート⇔Excel方眼紙でコピー＆ペーストをそのまま行えない場合あり（セルの結合など）
まだまだ批判のポイントはあるかもしれませんが、主な批判のポイントは上記の内容です。
確かになるほどなあと思う節はあります。
逆に「Excel方眼紙」を用いた方が効率的だと思う場面
上記批判を踏まえて私の経験上「Excel方眼紙」を用いた方が良いと思う場面について考えてみました。
- オートシェイプ主体で作成するワークシート（フロー図など）
- データベースのデータを関数などで引用することを前提とした雛形
- 紙出しを行なうことが前提の雛形
ざっと考えてみたところ上記のような場面が思い浮かびました。
どちらかというと、概念的に下記記事内でいうところの「出力」に該当する部分であれば「Excel方眼紙」の真骨頂を発揮できるのではないかというのが私の持論です。
ExcelシートやVBAを作成・設計する前に意識したい3つの要素 | Excelを制する者は人生を制す ～No Excel No Life～
まとめ
実際、「おせっかい機能が多いWordよりも使いなれたExcelの方が使いやすい！」と私は思っていたので、考えを深める良いきっかけでした。
Excelの間口の広さは時として思考停止状態を起こす場合もありますので、「なぜExcelを使うのか？」「どう使うのか？」という部分はたまに考える機会を設けないとだめですね。
できれば、他のツールの長所・短所と比較した上で場面に応じて最適なものを使い分けをすることができるように意識していきたいものです。
