Excel（エクセル）の基礎とはどこまで？初心者が覚えるべき基本の知識・操作

Aさん

仕事でExcelを使うことになったのですが、初心者は何から覚えれば良いのでしょうか？
Excelの「基礎」と言っても範囲が広く、どこまで覚えれば良いのか分かりません・・・。

森田

まずは、Excelを使う上で必要な「前提知識」と「基本操作」を押さえましょう！
さらに、頻出する主要な操作に「ショートカットキー」を活用できることまでが、ビジネスにおけるベーススキルと言えます。
この記事では、Excel初心者が最初に覚えるべき知識・操作の全体像を整理していきますね。

Excel（エクセル）とは、現場がデータを利活用・整理・管理するための汎用ツール

Excel（エクセル）は、Microsoft社が開発・提供する表計算ソフト（スプレッドシート）です。

表計算ソフトとは、縦と横のマス目に数値や文字を入力し、表の作成や数値の計算、グラフ作成等を簡単に行えるアプリケーションソフトウェアであり、Excelは最もシェアが大きい表計算ソフトです。

ただし、実務におけるExcelの役割は、単なる表計算ソフトではなく、「現場がデータを利活用・整理・管理するための汎用ツール」だと言えます。

具体的には、Excelは次のような業務で活用できます。

1. データ利活用：データを集計/分析した結果を共有し、意思決定や業務改善に活かす
2. 図解・構造化：画像や図形等のオブジェクトを使い、情報を整理・可視化する
3. データ管理：各種ファイルを一覧化・容量削減する

 Excelのメイン業務はデータ利活用。

このように、Excelは幅広い用途に使え、かつ多くの企業のPCに標準的に導入されているため、使いこなせば現場の業務を遂行する上で強力な武器になります。

Excelの基礎の全体像

Excelを仕事で活用していくためには、土台となる「Excelの基礎」を身につけることが大切です。

当サイトでは、Excelの基礎を大きく次の3つに整理しています。

1. Excel前提知識
2. Excel基本操作
3. Excelショートカットキー

それぞれの概要を順番に説明します。

使う前に覚えたいExcel前提知識

Excelを使う前に、まずはExcelの特徴や使いどころ、専用システム・生成AIとの使い分けを理解し、種類・バージョン、ファイル形式、画面構成・基本用語、基本ルール、データの扱い方といった「前提知識」を押さえましょう。

大枠から詳細へ、以下の順番で理解していくのがおすすめです。

各前提知識の詳細は、それぞれリンク先の記事をご参照ください。
 現在、詳細記事を順次準備中。

• Excelの強み・弱みと使いどころ：Excelの得意・不得意、専用システムとの使い分け
• 生成AI時代に必要なExcelスキル：Excelと生成AIの役割や使い分け、Excelスキルの全体像
• Excelの種類・バージョン：Microsoft 365（サブスクリプション）、Excel2024等（買い切り型）、Excel for the web（無料）の違い
• Excelのファイル形式・拡張子：xlsx・xlsm・xls・csv等の違い
• Excelの画面構成・基本用語：ブック・ワークシート・行・列・セル等
• Excelを安全に使うための基本ルール：ひな形の複製や上書き保存等
• Excelで扱うデータの基本：数値・文字列・日付・数式・表示形式等の違い

まず身につけたいExcel基本操作

Excelを実務で問題なく使えるようになるため、まずは主要な操作対象ごとの「基本操作」から覚えていきましょう。

• ブック操作・設定：ブックの新規作成・保存、リボン・クイックアクセスツールバーの設定等
• シート操作・設定：シートの挿入・移動・削除、ビューの設定等
• 表操作・設定：行/列の挿入・削除、フィルター、並び替え等
• セル操作・設定：セルの入力・書式設定、コピー・貼り付け等
• オブジェクト操作・設定：画像・図形の挿入・編集等

なお、すべての操作を最初から完璧に覚える必要はありません。

まずは日常的に使用する基本操作から身につけ、都度必要になった操作を少しずつ覚えていきましょう。

Excel基本操作の詳細は、以下の記事で体系的に整理しています。
 現在、詳細記事を順次準備中。

操作を効率化するExcelショートカットキー

Excelの基本操作に慣れてきたら、頻出する操作は「ショートカットキー」で実行しましょう。

ショートカットキーとは、キーボードのキーを単独または組み合わせて各種操作をすばやく実行する方法を指し、各ソフトで定められていますが、Excelにも多くのショートカットキーが用意されています。

なお、当サイトでは、キーとマウスを組み合わせた操作も広義のショートカットとし、合わせて整理しています。

まずは、コピーの「Ctrl + C」や貼り付けの「Ctrl + V」等、実務で頻度の高い操作からショートカットキーを活用しましょう。

手の移動や操作手順が減り、チリツモで大きな時短につながります。

Excelショートカットキーの詳細は、以下の記事で体系的に整理しています。
 現在、詳細記事を順次準備中。

さいごに

いかがでしたでしょうか？

Excelは、現場がデータを利活用・整理・管理するための汎用ツールです。

実務でExcelを十二分に活用できるようになるためにも、不慣れな方は以下3ステップで基礎固めしてから、実務に必要なExcelノウハウを段階的に身につけていきましょう！

1. Excelを使う上で必要な前提知識を身につける
2. ブック・シート・表・セル・オブジェクトの基本操作を身につける
3. 頻出する操作はショートカットキーを活用する

なお、Excelの基礎を身につけた後、データ利活用に役立つExcelノウハウを学びたい方は、拙著で体系的に解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

Excelは触りながら経験則的に覚えることが多いソフトであり、私自身もとにかく触りなが少しずつ概念や操作方法を覚えていきました。
しかし、これは非常に時間がかかりますし、目の前の業務もあると精神的な負荷も大きいです。
よって、本記事の前提知識・基本操作・ショートカットキーを体系的に学び、最短距離で基礎を固めることを心の底からおすすめします！