Excel（エクセル）で行うデータ収集とは？具体的な作業内容と主要機能

Aさん

Excelでデータを集める作業にけっこう手間がかかっています。
作業内容に応じて、どんなExcel機能を使えば良いのでしょうか？

森田

Excelで行うデータ収集は、新たにデータを蓄積する方法と、既にあるデータを集める方法があります。
この記事では、Excelで行うデータ収集の作業内容別に役立つ主要機能を解説していきますね。

はじめに

この記事はExcelのデータ利活用プロセスの全体像を把握していることが前提です。

Excelのデータ利活用プロセスの全体像は以下の記事をご参照ください。

Excel（エクセル）で行うデータ利活用とは？仕事で役立つ業務プロセスの全体像【動画あり】

Excel（エクセル）でデータを利活用したい方は、データ収集・整形・集計・分析・共有の5つの業務プロセスを理解することが大切です。この記事では、Excel本著者がExcelで行うデータ利活用の全体像や各プロセスの概要を図解・動画付きで解説します。

Excelを制する者は人生を制す

データ収集とは、集計/分析の元データを集めること

データ収集とは、集計/分析の元データを集めるプロセスです。

Excelで行うデータ利活用の5つのプロセスの1つ目に位置します。

集計/分析を行う時点で必要なデータが不足していると、後から追加分のデータの収集や整形のやり直し等の手戻りが発生します。

よって、集計/分析の目的を踏まえて必要なデータをあらかじめ整理し、収集することが非常に重要です。

データ収集を大別すると、以下2種類の作業に分類できます。

• 作表：新規作成した表へデータを入力/蓄積する
• インポート：既存の表データを集める

それぞれの詳細を解説します。

作表｜新規作成した表へデータを入力/蓄積する

作表の作業イメージと役立つExcel機能を順番に確認していきましょう。

作表の作業イメージ

作表とは、集計/分析に必要な既存データがない場合に、元データとなる表を新規作成し、データ（レコード）を入力/蓄積する作業です。

作表では、データを蓄積しやすく、後工程で各種集計/分析機能をフル活用できるよう、データベース形式にすることが重要です。

その上で、ヒューマンエラーを最小化するために、手入力を減らし、誤入力や入力漏れを防ぐ仕組みを用意することも大切なポイントです。

作表に役立つExcel機能

作表の目的別に役立つ主要なExcel機能は以下の通りです。

• 表をデータベース形式に変換する：テーブルとして書式設定
• 手入力を減らす：マクロ（VBA）
• 誤入力を防ぐ：データの入力規則、シートの保護、マクロ（VBA）
• 入力漏れを防ぐ：条件付き書式、マクロ（VBA）

なお、データ整形の作業としているデータ転記・計算列追加は、手入力を減らす効果があるため、作表にも有効です。

作表でのデータ転記・計算列追加には、即時に再計算される数式・関数の活用が適しています。

データ転記・計算列追加に役立つ関数は、以下のExcel関数一覧をご参照ください。
  Excel関数一覧

その他、作表に関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  作表の記事一覧

インポート｜既存の表データを集める

インポートの作業イメージと役立つExcel機能を順番に確認していきましょう。

インポートの作業イメージ

インポートとは、集計/分析に必要な既存データをブック内に取り込む作業です。

インポートでは、取得対象のデータの格納場所・ファイル種類等に応じてExcel機能を用いて自動化することがポイントです。

自動化しないと、コピペ等の手作業を繰り返すことになり、作業時間の増加やヒューマンエラーのリスクが高まります。

インポートに役立つExcel機能

インポートに役立つExcel機能は以下の通りです。

• パワークエリ
• マクロ（VBA）

習得の難易度を踏まえると、マウス操作中心でインポートを自動化できるパワークエリを優先的に活用することをおすすめします。

インポートの対象データ別に役立つ主要なパワークエリのコマンドは以下の通りです。

• ブック内のテーブル/範囲：テーブルまたは範囲から
• 別ファイルのテキスト/CSV：テキストまたはCSVから
• 別ブックのテーブル/シート：Excelブックから
• フォルダー内の複数ファイル：フォルダーから

マクロ（VBA）は、パワークエリも含んだより広範囲の処理の自動化や、より細かな制御が必要な場合に活用すると良いでしょう。

その他、インポートに関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  インポートの記事一覧

さいごに

いかがでしたでしょうか？

Excelで行うデータ収集は、集計/分析に必要なデータを漏れなく収集し、手戻りを発生させないことが非常に重要です。

そのために、作業内容に適したExcel機能をフル活用し、データ収集の効率・精度向上を図りましょう！

なお、データ収集に役立つExcelノウハウは、拙著でも体系的に解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

データ収集において、現場でよく見かける落とし穴は、「とりあえず」ありもののデータで集計/分析を始めてしまい、手戻りで大きな工数増加や納期遅延、さらには肝心の分析がやっつけ作業になってしまうことです。

よって、本記事で主張しているように、そもそもの集計/分析の「目的」を明確にし、逆算して収集すべきデータを事前に整理することが非常に重要です。
その上で、データ収集に役立つExcel機能を活用すると、後工程の時間的なゆとりができ、成果も出やすくなりますよ！