Excel（エクセル）の図解・構造化とは？仕事で役立つ情報整理の全体像

Aさん

仕事で情報や思考を整理したいと思った時に、よく使うExcelを活用できたらと思いますが、問題ないですか？

森田

ケースによっては、情報や思考の整理にExcelも役立ちますよ！
情報を図解や構造化する手法は複数あるため、目的に応じてツールや手法を使い分けできるとベストですね。
この記事では、図解・構造化の全体像を整理していきますね。

図解・構造化の全体像

そもそも図解・構造化とは、オブジェクト（図形等）や表を使い、情報や思考を整理・可視化することを指します。

当サイトでは、さらに図解と構造整理の2つに分けて定義します。

• 図解：情報をビジネスで代表的なアウトプットに整理すること
• 構造整理：情報や思考をフレームワークで整理すること

どちらも情報の流れや要素間の関係性等を視覚的に把握しやすくなります。

主に、図解はアウトプットとして関係者へ納品・報告する場合や、関係者と協働する際のツールとして活用する場合に有効です。

一方の構造整理は、自身の思考の整理や、スライド・ドキュメント資料の補強材料として役立ちます。

図解・構造整理をExcelで行うケース

図解や構造整理を行う手段は、Excelだけではありません。

同じOfficeアプリケーションの中では、PowerPointやWordでも行うことができます。

そのため、目的に応じて図解・構造整理を行うOfficeアプリケーションを使い分けましょう。

• Excel：数値・日付/時刻等の計算を行いたい場合、Excelのセルを方眼紙的に活用したい場合、Excelブック内で図解・構造整理の結果を掲載したい場合
• PowerPoint：数値・日付/時刻等の計算が不要、かつ図解・構造整理の結果をメインにスライドへ掲載したい場合
• Word：数値・日付/時刻等の計算が不要、かつ文章の補足として図解・構造整理の結果を掲載したい場合

なお、図解・構造整理の手法自体は、基本的にはOfficeアプリケーションで共通し、表以外のオブジェクトの操作方法も同じ要領となります。

よって、自身が業務でよく使うOfficeアプリケーションで必要な図解・構造化の手法を都度段階的に学んでいけば問題ありません。

図解の代表的な手法

図解の代表的な手法を順番に確認していきましょう。

フローチャート

フローチャートとは、処理の流れや分岐を可視化した図を指します。
 実務では、業務フローや業務プロセス、ワークフロー、○○フロー等と呼ばれる場合あり。

仕事の工程（プロセス）をブロック、条件分岐をひし形で表し、それらを線や矢印等でつないで整理します。

フローチャートは、特定業務のAs-Is（現状）の整理や共有、To-Be（理想像）の検討等を行う際に役立ちます。

Excelでフローチャートを作成すると、セルを方眼紙的に扱うことで、要素間の間隔を均等配置できて作成しやすいです。

反面、印刷や画面共有する際、フローチャートが大きすぎると可読性の低下や、印刷設定の工数増加等につながってしまうため、ご留意ください。

その他、フローチャートに関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  フローチャートの記事一覧

ガントチャート・スケジュール

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理を行うための表を指します。

縦軸に階層的に分解したタスク（WBS）や担当者、実施期間の予実、進捗状況、タスク間の依存関係等、横軸に日時や週等の時系列を配置します。

ガントチャートはスケジュールの代表例となり、スケジュールは最低限いつ・誰が・何を行うかを整理したものと捉えてください。
 実務では、工程表やカレンダー、予定表、タスク管理表、ToDo管理表等と呼ばれる場合あり。

ガントチャートは、プロジェクトの進捗状況を可視化し、ボトルネックの早期特定に役立ちます。

Excelでガントチャートを作成すると、期間や進捗状況、作業工数等の計算や、ガントチャート部分を自動化でき、管理工数や更新漏れリスクを最小化できます。

その他、ガントチャート・スケジュールに関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  ガントチャート・スケジュールの記事一覧

組織図

組織図とは、組織内の部署や役職、担当者等の階層・関係性を可視化した図を指します。
 実務では、体制図や機構図等と呼ばれる場合あり。

部署や役職、担当者等をブロックで表し、それらを線でつないで整理します。

組織図は、特定組織の階層関係や役割、指揮命令系統等を可視化する際に役立ちます。

Excelで組織図を作成すると、セルを方眼紙的に扱うことで、要素間の間隔を均等配置できて作成しやすいです。

反面、印刷や画面共有する際、組織図が大きすぎると可読性の低下や、印刷設定の工数増加等につながってしまうため、ご留意ください。

その他、組織図に関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  組織図の記事一覧

構造整理の代表的な手法

構造整理の代表的な手法を順番に確認していきましょう。

ロジックツリー

ロジックツリーとは、論理展開を樹形図で可視化した図を指します。
 関連する手法には、ピラミッドストラクチャーやなぜなぜ分析、KPIツリー、マインドマップ等あり。

1つのテーマ（事象・問題・課題等）を起点とし、関連する要素を段階的に分解したものをブロック等で表し、それらを線でつないで整理します。

ロジックツリーは、事象の要素分解や、根本原因の特定、課題の解決策の明確化、KGIを構成するKPIの整理等、幅広く役立ちます。

ロジックツリーは各要素を書き出しながら、階層や位置関係の修正や入れ替えが頻繁に起こるため、Officeアプリケーション共通のSmartArtを使って簡易的に作成することがおすすめです。

その他、ロジックツリーに関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  ロジックツリーの記事一覧

ベン図

ベン図とは、複数の集合や要素の関係性を、重なり合う円で可視化した図を指します。
 類似する図には、集合図、論理図、オイラー図等あり。

1つの集合を1つの円で表し、円の重なる部分を共通点、重ならない部分を相違点として整理します。

ベン図は、複数事象の共通点・相違点の可視化、Fit&Gap分析等に役立ちます。

ベン図もロジックツリー同様に、Officeアプリケーション共通のSmartArtを使って簡易的に作成することがおすすめです。

その他、ベン図に関するノウハウは、以下カテゴリーページへ順次更新しているため、必要に応じてご参照ください。
  ベン図の記事一覧

さいごに

いかがでしたでしょうか？

情報や思考を整理する際、目的に応じてツールや手法を使い分けることが大事です。

そのために、ケース別にツール（Officeアプリケーション）の使い分けの基準を理解し、段階的に図解・構造整理の手法を実務に取り入れてみてください。

関係者との協働や、自身の思考の整理が捗ると、成果につながりやすくなりますよ！

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

図解・構造整理の手法を増やすには、ビジネスにおいて広く普及しているアウトプットやフレームワークの型を学習していく必要があります。
これらは、先人の膨大な経験を形式知化した、いわば「先人の知恵」の結晶だからです。
関係者と協働する上で共通理解を築きやすくなりますし、適切な手法を選択できれば情報整理の考慮漏れ等も防止できます。

これから学んでいきたい方は、図解関連以外にも、業務改善やBPR、プロジェクトマネジメント、ビジネスフレームワーク系の書籍やネット記事、動画等で学習することをおすすめします。