テーブル以外の表を便利にできる基本機能2選

Aさん

本当はテーブルを使いたいですが、会社でずっと使っているブックの拡張子が「.xls」のものについては使えなくて困っています。。
そのブックの表を少しでもテーブルに近い感じで便利にしたいですが、何か良い方法はありますか？

森田

テーブルとまったく同じようにすることは難しいですが、Excelの基本機能を2つ活用することで使いやすい表にできますよ！
今回はその2つの機能について解説していきますね。

解説動画：【テーブル以外】表の使い勝手を上げる初期設定2選+α

この記事の内容は下記の動画でも解説しています。
概要欄やコメント欄の目次の時間部分をクリックすると該当の解説へジャンプできますよ！

普通の表は初期設定で使いやすくしよう

任意の表をテーブル（「テーブルとして書式設定」）にすれば、デフォルトで以下の状態となります。

これをテーブルなしで同じ状態にするなら、1つ目は地道にセルの書式設定をするとして、残りの2つがないと以下のように不便な状態のままです。

よって、テーブル以外の表でも2つ目と3つ目が満たされた状態になるように、これから解説する2つの機能で初期設定をしていきましょう。

【機能1】フィルター

1つ目の機能は「フィルター」です。

フィルターを設定することで、テーブルと同様に見出し行へフィルターボタン（▼）を設定することが可能となります。

なお、フィルターの設定手順は以下の通りです。

参考記事

フィルターの詳細を知りたい方は下記記事をご参照ください。

表データから任意のレコードを絞り込みできる「フィルター」まとめ（設定/条件/クリア/解除）

解説動画：【テーブル以外】表の使い勝手を上げる初期設定2選+αこの記事の内容は下記の動画でも解説しています。概要欄やコメント欄の目次の時間部分をクリックすると該･･･

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【機能2】ウィンドウ枠の固定

2つ目の機能は「ウィンドウ枠の固定」です。

「ウィンドウ枠の固定」を設定することで、テーブルと同様にスクロールしても見出し行を固定することが可能となります。

なお、「ウィンドウ枠の固定」の設定手順は以下の通りです。

参考記事

「ウィンドウ枠の固定」の詳細を知りたい方は下記記事をご参照ください。

大きい表の見出しを常時表示できる「ウィンドウ枠の固定」まとめ（設定/解除）

解説動画：【テーブル以外】表の使い勝手を上げる初期設定2選+αこの記事の内容は下記の動画でも解説しています。概要欄やコメント欄の目次の時間部分をクリックすると該･･･

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【参考】特に制約がなければ「テーブル」を使おう！

上記のテクニックはあくまでテーブルが使えない場合の代替策です。

テーブルであれば、上記設定の時短以外にも以下のようなメリットを兼ね備えているため、特に制約がなければテーブルを優先的に使いましょう。

なお、「制約」として考えられるテーブルが使えないケースは以下が考えられます。

• 「ブックの共有」を行う必要がある
• ブックの拡張子が「*.xls」だが、会社ルール等で変更不可
• 見出し行が2行以上ある表だが、会社ルール等で変更不可

こうしたケースに該当する場合は、本記事の初期設定を行いましょう。

参考記事

テーブルの詳細を知りたい方は下記記事をご参照ください。

テーブルとはどんな機能か？設定手順やメリット・デメリットまとめ

これから分析に使うデータを集めていく必要がありますが、どういう表でデータを蓄積していけば良いのでしょうか？[/char]データを蓄積していくなら、表を「テーブル･･･

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さいごに

いかがでしたでしょうか？

テーブルが使えないケースでは、表に対して「フィルター＋ウィンドウ枠の固定」は最初に設定しましょう。

その方が、入力や検索等の表の利便性が間違いなくアップするからです。

なお、フィルターを活用した各種テクニックは、私の拙著でも解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

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ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田

本記事の初期設定はExcel2003までは作表時のルーティンワークでしたね。
今ではテーブルという作表の時短に役立つ機能がありますが、未だに使用する機会はある機能なので、まだ使ったことがない方はこの機会に覚えてみてください。

なお、フィルターと「ウィンドウ枠の固定」はそれぞれ詳細の記事があり、そちらに練習用のサンプルファイルも用意しているので、ご興味があればご参照ください。
（各記事のリンクは各機能のパート内にあります）