AさんAさん

IF関数の「あるある」事例のテクニックもだいぶ使えるようになってきました!
ほんとうにIF関数は奥が深いですねー。
まだIF関数のおすすめな使い方はあるのでしょうか??

森田森田

そうですねー、IF関数は応用範囲が広すぎる関数ですが、私がよく実務で使う実用的なテクニックをご紹介したいと思います。
ただし、他の方でこのような使い方をしている方はあまり見ないので、「こんな使い方してるの?」という意外なものも多いかもしれませんね(笑)

AさんAさん

おぉ!それは興味深いですね!
ぜひ教えてくださいっ!!

森田森田

わかりました(笑)
それでは、IF関数の意外な使い方5ケースについてご紹介していきますね!

はじめに

本題に入る前に、この記事がおすすめな人を挙げてみます。

  • 集計や分析を行なうなどの事務作業の機会が多い人
  • エクセルを扱う機会がある人
  • 事務職を目指している人

ちなみに、最低限「IF関数の基礎と最低限の応用」を把握している想定での記事となります。
※自信がない方はこちらの記事で学んでください。
【エクセル中級者向け】IF関数を使う中で実際に困った「あるある」事例5選

【CASE1】入力漏れを未然に防ぐためのアラートを出す

意外と表への入力が漏れてしまう人がいる。。

ビジネスでは、適宜データを入力していく表があるものです。

たとえば、今回の例では、人ごとのテスト結果を記録していく表があったとしますね。(実際はもっと列数が多い場合が一般的ですが、説明をわかりやすくするためシンプルな事例にしています)

会社のような組織で複数人が入力する場合、人によっては未入力が発生することがあって、データの完全性を維持できないことが、意外とあります。

このままですと、都度入力者と思われる人へ声を掛けたり、誰かが代わりに入力したりと、リカバリに割く工数が多くなってしまいますね。

そこで、IF関数を用いて入力漏れを未然に防ぐためにアラートを出すことが効果的なのです。

詳細の方法については、下記の記事をご覧ください。↓

【CASE2】定型文を自動生成する

定型文の手入力は間違えるリスクがある

たとえば、次のようなルールで定型文を日次で報告しなければならない部署があったとします。

  1. ワークシート上で売上・原価・利益・利益率を日次で実績更新
  2. 1の内容を踏まえて定型文の数値やコメントを手修正のうえ上司へメール報告

ワークシートと定型文の具体的なイメージはそれぞれ以下のとおりですね。

ワークシート

売上・原価・利益・利益率を管理するワークシートは以下のとおりで、実績部分のみを更新するとします。

実績を更新すると、右隣の「達成」にて目標達成していたかどうか、自動判定されます。

具体的には、実績が目標以上であれば”〇”、それ以外は”×”となります。

定型文

定型文のイメージは以下のとおりです。

件名の先頭の日付は報告日(=実績の該当日)に修正が必要、本文中の各指標の値は実績の値へ修正が必要とします。

もし、目標未達の指標があれば、実績の数値の右横に”(未達)”という文言を添え、総評のコメントとして、4つの指標中いくつ目標未達であったかのコメントを入力するとします。

なお、4つの指標がすべて目標達成の場合は、”本日は全項目目標達成しています。”というコメントになります。

これらのルールを守った上で、毎日定型文の内容を手修正するとなると、入力ミスを起こす可能性がありますし、何よりも面倒ですね。

そこで、IF関数を用いて定型文を自動生成することが効果的なのです。

詳細の方法については、下記の記事をご覧ください。↓

【CASE3】作業効率を高めるためのフラグ・コードをつくる

作業効率を高めるためのフラグ・コードとは?

データが多いと、集計したりデータ抽出したりするにも、手がかかりますね。

そんな場合は、次のようなイメージでコードやフラグをつくると、対象データを区別しやすくなり、後作業の集計などが楽チンになりますよ!

こういったコード・フラグですが、表データの内容をIF関数でうまく活用してあげると、特定のルールに則って自動的にコードやフラグをつくることができます。

ちなみに、このような直接の表データの付近に作業を行ないやすくするために追加するデータを「作業セル(または「作業列」)」と呼びます。

一見遠回りに見えますが、この作業セルがあることで、結果的に時短になりますよ!

そこで、私が実務で良く用いる、IF関数を中心とした作業セルの活用テクニックについては、下記の記事をご覧ください。↓

【CASE4】他の関数を条件付きにグレードアップさせる

データを細かく分析するには●●IF関数が必須!

ビジネスでは施策を行なう上での計画の立案や効果検証などのフェーズで分析作業はつきものです。

たとえば、あるデータ群から、データの傾向やデータ間の相関関係を読み解くなど、画面とにらめっこされている方も多いことでしょう。(私もそうです)

こういった分析作業をしっかり行なう際、さまざまな切り口で分析対象のデータ群を紐解いていく必要がありますね。

こでいう「切り口」は分析の「軸」と言え、たとえば以下のようなものが挙げられますね。

  • 時系列別
  • 部署別
  • 地域別
  • 顧客別
  • 商品別

こういった「切り口」を変えて、合計値・平均値・中央値・最大値・最小値・標準偏差など算出すると、多角的に分析することが可能になります。

なお、この際の「切り口」が、実際に合計値や平均値を出す上での「条件」となりますよ。

たとえば、次のような表があったとします。

そして、仮に「天気別に平均値を求める」としたら、「天気」を条件にしたAVERAGEIF関数で天気別の平均気温を算出できますね。

このように、「●●IF関数」という条件付きの計算は、分析作業では非常に重要です。

しかし、エクセルでは中央値・最頻値・最大値・最小値・標準偏差などを計算する関数には「●●IF関数」に該当するものがありません。

(最大値・最小値のみ、最新バージョンのExcel2016からMAXIFS関数、MINIFS関数がようやく登場しました)

他に用意されているものとして、データベース関数(DMAX関数やDSTDEV関数など)なら条件付きで計算できますが、きちんとデータベースとなる表組みをしておかないといけないため、●●IF関数と比較して使いにくいですね。

そのため、IF関数を用いた配列数式にするテクニックが非常に有効になります。

詳細の方法については、下記の記事をご覧ください。↓

【CASE5】セルのデータ種類を調べる

セルの値が見た目と違う場合がある。。

数式・関数で選択している範囲で、想定していない種類のデータになっている場合があります。

たとえば、1~5の各数値が入った5つのセルの合計を出すためのSUM関数があったとしますね。

これが、何らかの事情で”5”だけ数値ではなく文字列になっていたとしたら、次のような結果になります。

おかしいところにお気づきでしょうか?

文字列である”5”を除いた1~4の合計値が、SUM関数の計算結果になっていますね。

このように、パッと見の見た目が問題なくても、何らかの事情で、実は異なるデータであることは、ビジネスでは発生する可能性があります。

今回はシンプルなケースで、確認するセルの数が少ないため、SUM関数の結果がおかしくなった原因を突き止めるのは簡単でした。

しかし、一般的にはもっと大量のセルを使いますので、パッと見では問題なくとも、セル内のデータ種類がおかしい場合の原因特定は想像するだけでも骨が折れますね。。

その解決策のひとつとして、IF関数を応用して、自動的におかしいデータ種類かどうかを判定することは非常に有効ですよ!

詳細の方法については、下記の記事をご覧ください。↓

さいごに

IF関数は、慣れてしまえば基本的な使い方はすぐに習得できますが、意外と使いどころが難しいもの。

今回ご紹介した5つのテクニックは、中には純粋に難しいものもありますが、ほとんどは基本的な内容ではあるものの、使いどころを工夫しているものを中心としています

実務でガシガシとIF関数を使い、事務作業の精度と効率をアップしていただければ幸いですね。

他にも、IF関数を便利に使うための応用テクニックを私の書籍で紹介しているので、こちらもご参考にしていただければと思います。

▼IF関数を基本から応用まで体系的に学びたい方向け

▼IF関数の応用テクニックに加えて、その他VLOOKUP関数なども学びたい方向け

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

上記以外にも「こんな使い方あるよ!」というIF関数の意外な使い方があれば、コメントフォームでご連絡くださいね。
場合によっては、上記に加えて、より一層充実した記事にしていきたいと思っています。

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