BさんBさん

仕事でガントチャートを使いたいのですが、自分で見よう見まねでつくっても何か違います・・・。
使いやすいガントチャートをつくってくれませんかね??

森田森田

わかりました!
では、私が作成したガントチャートのテンプレートをご紹介しましょう!
今回のガントチャートは条件付き書式版です。

おすすめな人

今回の有料テンプレートは、以下のような方におすすめです。

  • 仕事でプロジェクトに携わる機会がある人
  • 個人のタスク管理をしっかり行いたい人
  • 自分でしっかりとしたガントチャートを作成する時間を捻出できない人

自分でガントチャートをつくりたい人、WBSとガントチャートについてしっかり理解したい人は、まずはこちらの記事をご参照くださいね。
【条件付き書式編】エクセルでガントチャートをつくる方法

エクセルベースのWBS・ガントチャートで起こりがちな5つの問題点

プロジェクトマネジメントの知識や経験がない方が、エクセルベースでWBSやガントチャートを作成すると、考慮漏れによって、次のような問題が発生する可能性があります。

  1. 最低限管理すべき要素が漏れている
  2. WBSでタスクを細分化できていない
  3. ガントチャート部分を手作業で更新してしまっている
  4. 完了したタスクの消し込みがされていない
  5. 予実管理ができない

では、順番に詳細を見ていきましょう。

【問題点1】最低限管理すべき要素が漏れている

ガントチャートは以下の要素を盛り込んでおく必要がありますが、こういった要素が漏れてしまうケースがあります。

縦軸は、少なくとも次の4つは必須ですね。

  • 作業内容(タスク) ※WBS(Work Breakdown Structure)で階層化が必要
  • 担当
  • 開始日
  • 終了日

その他、必要に応じて「作業間の関連」などの追加要素を入れると良いですよ。

私は、各タスクの「ステータス」や、「開始日」「終了日」を「予定」と「実績」でそれぞれ設けることが多いですね。

なお、一番のキーポイントはWBSで作業内容を実行するイメージが担当者間で共通認識となるレベルまで階層化・分解することが重要です。

こういった要素が漏れてしまうと、責任の所在が不明確になってしまいますし、どの期間にそのタスクを行うのかも不明になってしまうため、用意したタスクを消化できないリスクが高くなってしまいます。

【問題点2】WBSでタスクを細分化できていない

ガントチャートの大きなポイントとして、タスクが担当者レベルで実行しやすい粒度に細分化されているかが重要です。

一般的には、タスクを大・中・小の3階層程度に細分化します。

たとえば、「ダイエットする」というプロジェクトを例としてWBSを考えてみたのが、次の内容です。

3階層目の内容は、より具体的なタスクになっていることがわかりますね。

このように、実際のタスク群を進捗管理できる粒度まで細分化してあげると良いですよ。

このように、しっかりタスクが細分化されていないと、担当者がタスクの完了イメージに過不足や誤りが起き、方向性がブレたアウトプットをしてしまう、納期に対して遅延してしまうなどのリスクが高くなってしまいます。

【問題点3】ガントチャート部分を手作業で更新してしまっている

こちらは、ガントチャート部分(横棒の部分)についての問題点です。

たとえば、図形をセル上に置く、セル内で記号や塗りつぶしを行うなど、完全手作業で更新してしまっているケースですね。

この場合、手作業がゆえに、更新漏れや誤りなどのヒューマンエラーが発生するリスクが増えますね。

最悪、このヒューマンエラーが原因で余計な二度手間やプロジェクト全体の遅延が発生するリスクもあります。

【問題点4】完了したタスクの消し込みがされていない

こちらは、各タスクがどんな状況か、管理するためには個別にステータス管理ができなくてはなりません。

しっかり、完了したタスクは消し込みしていかないと、プロジェクトの進行状況が問題ないかどうかを判断できません。

最悪、ひとつのタスクの遅延や処理漏れによって、プロジェクト全体の納期割れのリスクにつながってしまいます。

【問題点5】予実管理ができない

予実管理とは、予定と実績を管理することですね。

よくあるのは、予定と実績がごちゃ混ぜになってしまい、当初の予定に対して順調なのかどうかがわかりにくくなってしまうことです。

その場合、プロジェクトに責任を持つ人が利害関係者に進行状況を正確に伝えることができない恐れがあります。

そうなると、利害関係者が、プロジェクトは期日までに完了するか心配し、最悪の場合、進捗状況を確認するための打合せやレポートの頻度が増えてしまうこともあります。(私は実際にあります・・・。)

本来タスクを実行するはずの時間を上記の対応に回すことになる、という本末転倒な結果になることもありますよ。

エクセル本著者によるシンプルなガントチャートで問題を解決しよう!

上記の問題点を解決するためには、それぞれ真逆の状態にガントチャートを作成すれば良いわけですね。

つまりは、以下の5つの条件を満たしたガントチャートが最低限必要だと言えます。

この5条件を満たしたガントチャートをエクセル本著者である私、森田が作成しました!

忙しい中、自分で四苦八苦して不慣れなガントチャートをつくるくらいなら、私のガントチャートを使った方が、本来の優先すべきプロジェクトマネジメント自体を円滑に進めることができますよ!

ちなみに、業種問わず活用できるよう、このガントチャートはシンプルなつくりにしています。

詳細の機能の以下のとおりです。

機能

前提:最低限の管理要素を網羅

冒頭で述べた管理要素も含め、以下を管理できます。

  • タスク
  • 担当者(メイン・サブ)
  • 開始日
  • 終了日
  • 日数 ※終了日-開始日の数式が入っています。
  • ステータス ※ドロップダウンリストで”未着手”・”仕掛中”・”完了”を選択可能

これにて【問題点1】は解決です。

【機能その1】WBSの階層に合わせたタスクの自動塗りつぶし(条件付き書式)

タスクはWBSとして3階層に分けて管理することが可能です。

分け方は、D~F列にIDを割り振る列を変えるだけですね。

大項目・中項目のタスクは、その行全体が自動的に階層に応じた色へ塗りつぶしされます。

  • D列:大項目(濃いオレンジ)
  • E列:中項目(薄いオレンジ)
  • F列:小項目(塗りつぶしなし)

これにて【問題点2】は解決です。

【機能その2】ガントチャート部分の自動更新(条件付き書式)

各タスクのK・L列の日付を入力すると、自動的にガントチャートが生成されます。

ガントチャート部分は条件付き書式で自動的にセルの塗りつぶしの処理がされます。

ちなみに塗りつぶしの種類は以下のとおりですよ。

種類 意味
タスク開始日~終了日 ※開始日・終了日・土日祝除く
タスク開始日・終了日(開始と終了が同一日)

これにて【問題点3】は解決です。

【機能その3】完了したタスクの自動塗りつぶし(条件付き書式)

各タスクのN列のステータスを”完了”にすると、消し込みとして、そのタスクの行全体が自動的に薄い赤に塗りつぶしされます。

これで、視覚的に残タスクがわかりやすくなりますね。

これにて【問題点4】は解決です。

【機能その4】タスクごとに予定・実績の行を用意

上記のとおり、1タスクあたり2行で構成しています。

「開始日」「終了日」を予実の両方を管理することができます。

なお、実績に該当する行はフォントの色を「赤」にしているため、混乱しにくいように配慮しています。

これにて【問題点5】は解決です。

【機能その5】土日祝の列を自動塗りつぶし(条件付き書式)

こちらはおまけ機能です。

土日祝に該当する日の列全体を自動的にグレーに塗りつぶします。

これで、実質プロジェクトメンバーが休みの日を視覚化できるので、実質的な残期間がわかりやすくなりますよ。

不要な方は、条件付き書式からこの部分を削除してくださいね。

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

使い方

まず、「祝日」シートに事前準備として、プロジェクト期間中の祝日を入力しましょう。

その後、「ガントチャート」シートのD~L列に必要な情報を入力の上、各タスクの進捗に合わせて適宜N列のステータスを更新すればOKです。

注意としては、デフォルトで用意していた行列で不足の場合は、ガントチャート内の任意の行(列)をコピーの上、その中でコピーした行(列)を挿入してください。

※行は1タスクで2行なので2行ごとコピー・挿入してください。

条件付き書式を崩さないためには上記の対応をしないと、一部機能が漏れた行列が発生する可能性がありますので、ご注意くださいね。

ガントチャートを自分好みに機能追加したい方は

私はツール開発サービスも行っているため、機能追加を希望の場合はこのサービスをご活用くださいね。

たとえば、ガントチャートに追加する機能の一例として、以下が挙げられます。

  • 当日の列に自動塗りつぶし機能
  • 担当者ごとの日別業務量の集計機能
  • 大項目・中項目のタスク内の進捗率(タスク消化率)計算機能
困っている会社員

こういった機能がほしい!

という方はお申し込みくださいね。

さいごに

プロジェクトマネジメントは、当初の予定通りに順調に進むものは、基本的にありません。

だからこそ、ガントチャートを用いてタスクを実行レベルに細分化した上で、そのタスクの進捗管理をしっかり行わないと、プロジェクト全体の進行状況に合わせて軌道修正を行なうことが難しくなってしまいます。

そうならないためにも、ガントチャートをガッツリ活用して、プロジェクトが成功するようにマネジメントしていきましょう!

プロジェクトを成功に導きたい方は、このガントチャートをぜひ活用してみてくださいね。

お好きなサイトからご購入ください。お値段はいっしょです。

森田森田

ガントチャートは、少なくとも1日1回以上はプロジェクトメンバーで集まり、進捗状況を共有がてら、ガントチャートをこまめに更新すると良いですね。
そうでないと、せっかく頑張ってつくったガントチャートが形骸化し、プロジェクト自体も失敗する可能性が高くなってしまいます。
どうせなら、しっかりとプロジェクトを進行するためにも、ガントチャートの運用自体も考慮しておくと良いですよ!

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