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今回はエクセルの事務作業を効率化するためのアプローチ方法をまとめてみました。

Excelの処理時間の方程式

効率アップをするためには、処理時間がどのような方程式になっているか認識しておくべきです。
方程式としてまとめると、以下のようになります。

処理時間=①発生頻度×(②工程数×(③思考時間+④処理時間))×1+⑤不備発生率

処理時間を少なくなれば「効率アップ」です。ちなみに、①~⑤の項目の定義はそれぞれ以下の通りです。

  • ①発生頻度:②の工程が発生する処理が繰り返し発生する頻度です。
  • ②工程数:一連の処理の工程数です。たとえば、A4セルを選択→コピー→B4セルを選択→ペースト、なら4工程です。
  • ③思考時間:④の処理を行う前工程です。手を動かす手前の時間ということです。
  • ④処理時間:実際に手を動かす時間です。これは、セルなどの操作対象を選択するということも含まれます。
  • ⑤不備発生率:やり直しとなった工程数÷工程数です。これが高いとやり直しで手間どります。

お気づきの通り①~⑤はそれぞれ減れば減るほど処理時間が減ります。つまり、効率がアップするわけですね(*^-^*)

ちなみに、上記方程式は概念的にまとめたものです。実際は各工程によって処理時間は前後したりするなどが発生するはずですので予めご了承くださいね。

では、実際に①~⑤をそれぞれ減らすためにはどんな機能を活用すれば良いか解説していきます。

①発生頻度を減らす

これが一番処理時間の削減効果が高いです!
作業を仕組化することで発生頻度を減らしましょう。ここで活躍する機能を上げると関数マクロ(VBA)となります。

②工程数を減らす

続いては工程数、つまり手数を減らすことですね。
ここでは2方向のアプローチがあります。

半自動化させる(何かをトリガーにする仕掛けを用意しておく)

ここでは、①と重複しますが、関数マクロ(VBA)は入りますね。
その他代表的な機能であれば、条件付き書式グラフが入りますね。

手順をショートカットする

ショートカットキーを使うことで目的の作業までのクリック数を減らすなどがあります。
あとは、ピボットテーブルで集計や表の体裁を整えるなどの複数作業をワンタッチで行える機能を活用することも手ですね。

③思考時間を減らす

こちらは、基本的に経験しかないですね(笑)

強いていえば、ユーザーが迷うことがないよう入力規則の入力時メッセージコメント機能を用意しておくことも有効ですね。

④処理時間を減らす

処理時間を減らすには、ショートカットキーを使うなどで、なるべくマウスを使わない方向で処理すると良いですね。

ただし、手の位置によっては、マウスとキーボードを平行して使うようにした方が手数的には多くなっても平行作業になることで短時間にできる場合もありますのでケースバイケースで使い分けましょう。

マウスのおすすめな使い方は以下の記事をご参考になさってください(*^-^*)

⑤不備発生率を減らす

いかに手早く処理をしても、ちょくちょくミスしていたら、結局手戻りする分時間がかかってしまいます。余計な処理ミスが起きないよう、物理的な制御をしておくことが一番おすすめですね。一例として以下の通りです。

  • マクロ(Inputbox、ユーザーフォームなど)
  • 入力規則
  • コントロール
  • シート/ブックの保護

まとめ

今回の処理効率をアップさせることに限らず、問題や課題に対する改善アクションを起こしていくためには、要素を分解していくことが大事です。
そういったアプローチ自体も参考にして頂けると、より応用的な活用頂けると思います。

なお、上記の主題であったExcelの効率アップを行うためには①②の削減が一番効果的です。そこには、関数を活用することが有効ですので、拙著を読んで日々の業務に取り入れてもらえると効果的ですよ(*^-^*)

参考になれば幸いですm(__)m

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