Excel作業を効率化する「置換」機能の使いどころ【スペース(空白)編】

関数以外でExcel作業を効率化してくれる機能のひとつとして、「置換」があげられます。

「置換」とは、対象の文字・数字を別の文字・数字へ置き換える機能のこと。

大変便利ですが、職場などで周囲を見渡しても、意外とこの機能を日常的に使いこなしている人は少ない印象を受けます。

かなりお手軽ですが、慣れるまでは使いどころが難しいのも要因かもしれませんね。

今回は、「置換」機能の使いどころの中でも頻度の高い「スペース(空白)」が含まれるデータの場合について解説していきます。

「置換」ですべてのデータを半角スペースへ変更する方法

前提条件

今回のサンプルにおいて、氏名の入った列があり、その中のデータは名字と名前の間に全角スペースと半角スペースが混在しています。

すべてのデータを半角スペースに統一するために置換機能を用います。

操作手順

置換機能の使いどころ【スペース】①

1. 対象範囲を選択

置換機能の使いどころ【スペース】②

続いて「検索と置換」ダイアログを表示させます。

2. [Ctrl]+H
3. 「検索する文字列」に全角スペースを入力

2.の部分はリボンでも「検索と置換」ダイアログを表示することは可能(当記事下部参照)ですが、当サイトではショートカットキーを推奨しています。

置換機能の使いどころ【スペース】③

4. 「置換後の文字列」に半角スペースを入力
5. 「すべて置換」をクリック

余計なスペースを消したい場合は4.の部分をブランクにするとスペースを消すことが可能です。

5.は「置換」をクリックする場合、対象範囲内のデータをひとつずつ置換していくことができます。
途中経過を見ながら慎重に進めたい場合に有用です。

置換機能の使いどころ【スペース】④

ここで完了メッセージが表示されます。

6. 「OK」をクリック

置換対象のデータがあまりにも多いと処理が反映されるまでの時間がかかる場合があります。(場合によってはExcelが固まることも・・・)

【補足その1】「検索と置換」ダイアログの「オプション」で詳細設定が可能!

置換機能の使いどころ【スペース】⑤

「検索と置換」ダイアログの「オプション」をクリックすると、「検索場所」「検索方向」「検索対象」を変更することが可能です。

私はシートが複数あるブック内を「検索」する場合は「検索場所」を「ブック」へ変更するくらいしか使用してないですね。

【補足その2】ショートカットキー以外で「検索と置換」ダイアログを表示する方法

置換機能の使いどころ【スペース】⑥

リボンから「検索と置換」ダイアログを表示することも可能です。

  1. 「ホーム」タブをクリック
  2. 「検索と選択」をクリック
  3. 「置換」をクリック

まとめ

データベースの体裁を整えたり、関数エラーを防止するためのデータ整形の際に「置換」機能は大変有用です。

今回ご紹介したスペース以外でも「置換」機能を使うと効率的な場面がまだまだありますので、今後別途ご紹介していきたいと思います(・∀・)

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